Nopeasti kehittyvä kioskiliiketoiminta vaatii parhaan ohjelmistoratkaisun

Viron suurimpiin kuuluva vähittäiskauppaketju R-Kiosk Estonia AS otti lokakuussa 2013 käyttöön Microsoft Dynamics NAVin ajanmukaistaakseen tietojärjestelmiään, parantaakseen varastojen hallintaansa ja lisätäkseen liiketoimintatietojen saatavuutta. Uuden talousohjelmiston käyttöönotto sujui nopeasti, ja live-tilaan siirryttiin vain yhdessä päivässä.

SONY DSC

Sitä ennen R-Kiosk Estonia käytti useita ohjelmistoja, joita hallinnoi ja kehitti eräs liettualainen yritys. Valitettavasti järjestelmä oli pirstaloitunut useisiin alijärjestelmiin, ja sen kehittämisen jatkamisesta olisi tullut liian kallista. Näin alettiin etsimään virolaista kumppania, jonka avulla voitaisiin ottaa käyttöön uusi järjestelmä.

”Liiketoimintamme kehittyy erittäin nopeasti. Myös tietotekniikka muuttuu päivä päivältä, joten päätimme yhdistää näiden kahden kehittäminen ja kasvattaa tehokkaammin liiketoimintaamme”, kertoo R-Kiosk Estonia AS:n rahoituspäällikkö Katrin Karu.

R-Kiosk Estonia perusteli toiveensa norjalaiselle omistajalleen ja sai luvan aloittaa valitsemansa atk-yrityksen kanssa design-vaiheen. Päätös siirtyä uuteen järjestelmään tehtiin norjalaisten mittakaavassa erittäin nopeasti: vain kuudessa kuukaudessa. Go Live tapahtui yhdessä päivässä. ”Kaikki onnistui erittäin hyvin, vaikkei prosessi ollut kummallekaan asianosaiselle helppo”, hymyilee Karu. ”Esimerkiksi, jos uusi järjestelmä ei olisi alkanut toimia siirryttyään live-tilaan, olisimme joutuneet palaamaan parissa tunnissa vanhaan järjestelmään, mikä olisi pysäyttänyt joksikin aikaa tilauksiin ja tavaraan liittyvät menettelymme. Kioskien myyjät olivat valmistautuneet siihen, että työssä voi tulla esteitä, mutta kaikki tärkeät asiat sujuivat häiriöittä, mitä olimmekin odottaneet. Pieniä asioita tapahtui silti, esimerkiksi ensimmäisten tuntien aikana kassat vaativat perunasalaattia ostavalta asiakkaalta henkilötodistusta.”

R-Kiosk halusi varmasti siirtyä uuteen ohjelmaan hyvissä ajoin ennen tammikuun 1. päivää, jotta uutena vuotena kaikki olisivat jo tottuneet ohjelmistoon, ja vuoden 2014 yhteenvedot olisivat verrattavissa myöhempiin.

Vaikka design-vaihe oli äärettömän perusteellinen, syntyi silti joitakin pieniä ristiriitoja: ilmeni, että atk-kumppani ei ajattele kuin kirjanpitäjä, eikä kirjanpitäjä ajattele kuin atk-asiantuntija. ”Työn kuluessa tulee myös aina esille uusia ajatuksia ja toiveita”, selvittää Karu. ”Eihän kukaan pysty harkitsemaan kaikkia aspekteja, ja tietenkin jokainen lisätoimenpide maksaa. Meidän tapauksessamme lisäprosesseja vaikeutti seikka, että joudumme konsernin osana hyväksyttämään jokaisen kustannuksen pääkonttorilla. Emme voi kertoa heille, että tilattu ohjelmisto kallistui 50 prosenttia.”

Onnistuimme kuitenkin ratkaisemaan keskenämme kaikki ongelmat. Lokakuussa yhdessä päivässä NAViin siirtyivät R-Kioskin kirjanpito, varastojen- ja taloushallinta, ja järjestelmään integroitiin myös kassajärjestelmät.

Uusi ohjelmisto katsoo tulevaisuuteen

Myyjille ensimmäinen suurehko muutos oli, että heidän tuli opetella uusien kassakoneiden käyttö. Lisäksi muuttuivat tavaroiden tilaaminen ja poistaminen, jotka paperityön ja rastien sijaan alkoivat hoitua automaattisesti, yhdellä napin painalluksella. Osto-osastolla, varastolla ja kirjanpidolla on nyt paljon helpompi saada katsaus siitä, milloin on tietyn tuotteen myynnin ruuhka-aika ja miten voidaan jakaa työvoimaa tehokkaimmin. Sekaannusta oli alussa kuitenkin paljon: yleensä helpdeskiin soitetaan noin 200 kertaa viikossa, mutta uuden ohjelmiston ensimmäisenä päivänä soittoja tuli liki 800.

”Uudistus oli varmasti helpompi kirjanpitäjille ja muille toimihenkilöille, joilla tietokone on päivittäinen työväline. Myyjien kassajärjestelmä muuttui kuitenkin erittäin paljon ja alkoi toimia ihan toisin. Työntekijämme olivat kuitenkin erittäin ahkeria ja ymmärsivät, että nämä kehitelmät helpottavat jatkossa heidän työtään ja tuottavat lisäarvoa”, kertoo Karu.

Hän myöntää, että R-Kiosk Estonia on erittäin tyytyväinen uuteen Dynamics NAV ‑ohjelmistoon ja sen yhteensopivuuteen käytössä olleen QlikView’n kanssa. ”Nykyiset mahdollisuutemme ovat pikemmin tulevaisuuteen katsovia kuin menneisyyttä kuvailevia. Ne sallivat johdon ja aluepäällikköjen katsoa numeroissa eteenpäin ja nähdä heti, mitä kioskeissa reaaliajassa tapahtuu. Näin voidaan nopeasti reagoida ongelmiin.”

Nyt on paljon helpompaa laatia kioskeissa inventaarioita, koska tulokset selviävät samantien. Aiemmin inventaariotulosten selviäminen saattoi viedä jopa kaksi viikkoa, koska varastojen laskenta riippui asiakirjojen liikkumisesta eikä tapahtunut reaaliajassa. Myöskään myyntien ja tilausten tekeminen ei vaadi liikaa aikaa eikä tilausten sitomista varastosaldoon, sillä järjestelmä on luonut mahdollisuuden monipuoliseen analyysiin reaaliajassa.

”Toivon, että hyvä yhteistyömme BCS Iteran kanssa jatkuu, sillä meillä on vielä paljon tehtävää. Tiimillemme oli erittäin raskasta osallistua työnsä ohella uuden ohjelmiston kehittämiseen ja käyttöönottoon, mutta R-Kioskin työntekijät ovat kuin nopean toiminnan joukko: kaikki halusivat toimia nopeasti ja jättää pikkuasiat myöhemmin viritettäviksi”, sanoo Karu. ”Käytäntö on osoittanut, että jos asiat jäävät venymään, niin ei voikaan noudattaa aikatauluja.”

Mikä R-Kiosk Estonia AS on?

Yli 100 myyntipistettä hallitseva R-Kiosk Estonia AS on Viron suurimpia vähittäiskauppaketjuja. Se on toiminut maassa lähes 20 vuoden ajan, ja kehittää liiketoimintaansa juuri paikallisten markkinoiden ja ihmisten tarpeet huomioon ottaen. Alkuperäinen R-Kioskin konsepti on peräisin Suomesta, mutta vuodesta 2012 Viron kioskibisnes on kuulunut Reitangruppen-nimiselle norjalaiselle perheyritykselle. Yhtymä harjoittaa liiketoimintaa seitsemässä maassa, työntekijöitä on yhteensä 32 000 ja kyseessä on Norjan viidenneksi suurin yritys. R-Kiosk Estonia AS:n konseptin taustalla on liki 400 jäsenestä koostuva asiakaspalvelu-, myynti-, markkinointi-, rahoitus- ja kehitystiimi, jonka tehtävänä on rakentaa Viron parasta tuotevalikoimaa ja asiakaspalvelua tarjoava pikkukauppa- ja kahvilaketju.