Eesmärgistamisoskus on edu nurgakivi

Autor: Veiko Valkiainen, BCS Itera endine personalijuht

Kui mul oleks ainult viis minutit aega sulle rääkida, mis on tähtis, et elus rahulolu tunda ja enda jaoks olulisi asju korda saata, siis ma rõhutaksin eesmärgistamisoskuse omandamist.

Eduks vajad kahte asja: 1) otsustavat selgust, mida (töö)elult soovid ja 2) vankumatut järjekindlust teha kõik, et see saavutada.

Käesolevas artiklis leiad mõtteid, mis aitavad sul seada ja saavutada eesmärke ning toetavad sind nende elluviimisel. Need on eesmärgistamise printsiibid, mille järgi on varem edu saavutatud – ja kui need on töötanud teiste peal, siis need töötavad ka sinu peal.

Eesmärgistamise raamistik

Meil kõigil on oma roll tänase ameti näol. Mis on sinu roll ettevõttes? Millist väärtust sinu töö tööandja ja klientide jaoks loob? Eduka eesmärgistamise eelduseks on, et sul on selge pilt:

1. ettevõtte peaeesmärkidest ja oma tegevusvaldkonna otsesest/ kaudsest seosest nendega;
2. sinu otsese juhi eesmärkidest ja nende kaudu juhi ootustest sulle;
3. kes on sinu peamised (sise)kliendid ja nende eesmärkidest ning selle kaudu nende ootustest sulle;
4. iseenda isiklikust arenguperspektiivist.

Sinu kliendid, vahetu juht ja ettevõte ning nende ootused sulle moodustavad peamise raamistiku, milles oma eesmärke seadma hakata. Mida selgem tunnetus sul eelnevast on, seda suurem on tõenäosus, et oskad endale kvaliteetseid eesmärke seada.

Sisuliselt pead endalt küsima: miks sind on tööle palgatud? Millist väärtust sinult oodatakse? Kui sul on taga ka tiim, siis milleks on sinu tiim ellu kutsutud? Millist väärtust sina oma meeskonnaga lood?

Kui vaadelda ettevõtet kui väärtusahelat, mille eesmärk on pakkuda väärtust nii klientidele, töötajatele kui ka omanikele, siis esimese sammuna tuleks läbi viia oma üksuse nö “miks-me-eksisteerime” analüüs:

1. a) kaardista (sise)kliendid ehk “ahelas järgmised” – kellele sinu üksus väärtust loob, kelle tegevuse kvaliteet või efektiivsus sinust ja sinu tiimi tulemuslikkusest sõltub;
2. b) kaardista, mis on “ahelas järgmistele” kõige tähtsam saavutada – mis on sinu klientide peamised eesmärgid;
3. c) kaardista (sise)klientide ootused ja oma üksuse panus – millist väärtust “ahelas järgmised” teilt ootavad, millist väärtust sina ja sinu tiim nii klientidele kui tervele ettevõttele loote.

Loo endale selge arusaam, mismoodi oled seotud kogu ettevõtte lõpptulemuse ja oma otsese juhi tulemuslikkusega. Küsi endalt:

1. a) mis on ettevõtte peamised eesmärgid?
2. b) mis on sinu juhi kõige olulisemad eesmärgid ning kuidas tema ettevõtte peaeesmärkide suhtes paikneb?
3. c) kuidas sina koos oma tiimiga toetad nii ettevõtte tasemel eesmärke kui ka oma otsese juhi tulemuslikkust?

Eelnevast koorub välja, milliste ootuste vastu sa eesmärke seadma hakkad. Mis on nö põhilised koordinaadid, mille suhtes sa oma eesmärke ja tegevust planeerima pead.

Soovitud tulemuse kirjeldamine

Kui sul on teada, mida sinu kõige olulisemad kliendid sinult ootavad ning kuidas see omakorda ettevõtte peaeesmärke aitab saavutada, siis saad hakata kirjeldama seda väärtust, mida suudad neile omaltpoolt pakkuda. Mida selgemini me eesmärke määratleda oskame, seda edukamad oleme. Kui sa suudad oma ideed tõlkida selgelt ja konkreetselt eesmärkide keelde, siis kasvab ka tõenäosus, et sa suudad need ideed täide viia.

Eesmärkide määratlemisel tuleb lähtuda oodatavast tulemusest, soovitud seisundist või tulevikumõjust. Eesmärk peab üsna detailselt kirjeldama tulemusi, mida on tarvis saavutada. Tavapärane viga mida tehakse on see, et hakatakse eesmärke kirjeldama tegevuste kaudu. Eesmärk ei ole tegevus, mille peab ära tegema. Oluline on, millist lõpptulemust sa tegevusega soovid saavutada.

Eesmärgistamise mõistes on korrektne lähtuda oma klientide eesmärkidest. Kõik, kelle heaks sina töötad, kes sinu töö kvaliteedist oma töös sõltuvad, peavad tundma toetust ja abi sinu eesmärkides. Sellepärast tuleb eesmärkide seadmisel lähtuda soovitud lõpptulemusest (sise)kliendi vaatevinklist, isegi kui sina oled vaid üks mõjur lõpptulemuse kujunemisel. Samuti tuleks kõigil töötajatel, olenemata nende positsioonist ettevõttes, lähtuda eesmärkide seadmisel lõppkliendi rahulolust.

Eesmärgid vormista järgmiselt: X-st Y-ni Z aja jooksul. X on algseis, Y oodatud lõpptulemus ja Z aeg, mille jooksul eesmärk saavutatakse. Eesmärk peab olema väga selgelt ja konkreetselt lahti kirjutatud. See peab olema kirjas sellisel moel, et kui teised seda loevad, siis neil on kohe selge pilt, millega tegemist on ja nad on võimelised ütlema, kas sa oled selle saavutanud või mitte. Mõnikord ei ole võimalik kirjeldada eesmärki arvuliste näitajatena – see on aktsepteeritav. Siis tuleb lihtsalt keskenduda sellele, et oodatud tulemus või seisund saaks piisava detailsusega kirja pandud, s.t. ükskõik, kes teine seda lugema peaks, saaks ta aru, kuhu soovitakse välja jõuda.

Eesmärkide kvaliteedikriteeriumid – SMART reeglid:

1. S PECIFIC – konkreetne, piisavalt selgelt piiritletud

2. M EASURABLE – mõõdetav

3. A CCEPTABLE – asjaosalistega kokkulepitud

4. R EALISTIC – realistlik, pingutuse korral jõukohane ja usutav

5. T IME BOUND – tähtajaline
Üheks kõnekaks kontrollkriteeriumiks pingutavate eesmärkide eristamisel lihtsalt tegevustest on see, kuivõrd see eesmärk sunnib sind ennast arenema ja muutuma. Tegevuse puhul reeglina ei käi kaasas suuri muutusi või arenguid, samas tõelisi eesmärke iseloomustab just see, et nende saavutamiseks pead sa oma oskuste, teadmiste või hoiakute osas muutusi ellu kutsuma.Eesmärgid peavad olema sinu jaoks ühelt poolt usutavad ning teisalt ka saavutatavad. Su eesmärgid ei tohi olla nii suured, et nad muutuksid sinu jaoks ebarealistlikeks. Sa pead seadma eesmärgid, mille osas sul endal on kindlus, et need on suure pingutuse juures saavutatavad. Rusikareegel ütleb, et pingutav eesmärk on tunnetuslikult „paras eesmärk“, millele tuleb lisada ca 10%.

Eesmärkide sõelumine ja prioritiseerimine

Kui sa oled eesmärgid sellisel moel kirja pannud, siis küsi endalt: milline neist eesmärkidest on kõige suurema mõjuga? Mida ma peaksin esmajärjekorras ette võtma ja ära tegema? Sa oled võimeline saavutama paljusid eesmärke suhteliselt heade tulemustega, kuid suurepäraste tulemuste saavutamiseks peab keskenduma vähestele, kuid väga olulistele eesmärkidele. Reeglina ei tohiks korraga ühel perioodil olla rohkem fookuses kui 3-5 peamist eesmärki. Kuidas selgitada välja oma paljude oluliste sihtide seast 3-5 kõige tähtsamat eesmärki?

Esimese sõelana prioritiseeri oma eesmärkide list selle järgi, kuivõrd tugev mõju on ühel või teisel eesmärgil sinu klientide, üksuse ja kogu ettevõtte eesmärkidele. Kui tugev on silmside nii klientide, oma juhi eesmärkide kui ka laiemalt kogu ettevõtte peaeesmärkidega? Kas sinu eesmärgid annavad panuse ühiste (tiimi/ ettevõtte) eesmärkide saavutamiseks? Järgi lisaks objektiivsetele kriteeriumidele ka oma sisetunnet.

Kui see on tehtud, siis näita seda listi oma juhile, tiimikaaslastele, juhi juhile ja olulisematele (sise)klientidele – vaata, mida nemad arvavad. Selle tagasiside põhjal saad kindlasti oma listi veel korrigeerida.

Eesmärkide struktuur – igaühe mõjuulatus ja ühine vastutus

Milliseid eesmärke ja kellele seada? Loogika on lihtne. Spetsialistid vastutavad eelkõige enda isikliku tulemuslikkuse eest. Samuti on neil kanda osaline vastutus tiimi tulemuslikkuse eest. Kuid rõhk on ikkagi personaalsetel eesmärkidel. Spetsialistide juhtide puhul räägime aga juba põhiliselt tiimi eesmärkidest ning mõnedest personaalsetest eesmärkidest (kui juht täidab ka spetsialisti ülesandeid). Juhtide juhid vastutavad eelkõige kõikide oma alluvate tiimide tulemuslikkuse eest. Samuti moodustavad osa nende tulemusplaanist ka ettevõtte üldtulemused. Tippjuhid vastutavad nii oma valdkonna/ funktsiooni kui ka kogu ettevõtte edukuse eest. Päeva lõpus aga vastutavad kõik töötajad, olenemata nende positsioonist ettevõttes, kogu organisatsiooni käekäigu eest. Kui paat läheb põhja, siis läheb kogu meeskond temaga. Kui aga võidetakse suurelt, siis võidab kogu meeskond.

Eesmärkide seadmisel tuleb järgida ka ajalist perspektiivi. Mida kõrgemale juhtimistasemele liigutakse seda rohkem lisandub pikema perspektiiviga eesmärke. Reeglina on spetsialistide tööpõld pigem operatiivse iseloomuga ja juhtide teemad pigem pikema vinnaga. See peab kajastuma ka neile seatud ootustes.

Juhtide puhul tuleks samuti jälgida, et eesmärkide struktuur kataks erinevaid tegevusvaldkondi: nii finantsnäitajaid kui ka personali poolt, nii protsesside operatiivset efektiivsust kui ka pikaajalist jätkusuutlikkust. Oluline on järgida tasakaalustatud vaadet.