Majandustarkvara hõlbustab  rahavoogude juhtimist

Üks töölõikudest, kus majandustarkvara igapäevatööd märgatavalt lihtsustab, on rahavoogude prognoosimine. Siin on hea töövahend rahavoo planeerimine ERP lahenduses, mis annab kiire ülevaate kohustustest, vabadest rahalistest vahenditest ning tulevastest laekumistest.

Üks võimalikke rahavoogude arvutamise funktsionaalsusi arvestab ja loob aruanded järgneva info põhjal:

• olemasolevad raha- ja pangakontode saldod,
• debitoorsed võlgnevused (kliendile väljastatud arvetelt),
• kreditoorsed võlgnevused (hankijatelt saabunud ning raamatupidamises kirjendatud arvetelt),
• potentsiaalsed laekumised ERP süsteemi sisestatud, kuid seni kirjendamata müügitellimustelt (Service Management rakendusala kasutamise puhul ka avatud hooldustellimustelt),
• potentsiaalsed kohustused ERP süsteemi sisestatud, kuid seni kirjendamata ostutellimustelt,
• planeeritud rahavood, mida kasumiaruandes ei kajastata, nt investeeringud põhivarasse, laenude laekumised/tagastused jne.

Rahavoogude prognoosid

Tavapärase finantsarvestuse käigus programmis tehtud raamatupidamiskannete, täiendavalt sisestatud laekumiste ja maksete prognooside ning igapäevaselt muutuvate rahasaldode põhjal on võimalik eelseisva rahavoo arvutust käivitada täpselt nii sageli kui tarvis. Samuti lisanduvad võimalused luua stsenaariume positiivne/realistlik/pessimistlik, mis võtavad arvesse ostu- ja müügimahte, laekumiste kiirust ning sellest tekkivat positiivset või negatiivset rahavoogu perioodide kaupa.

Ettevõtte finantsplaneerimise vajadusest lähtuvalt saab prognoosida tulusid ja kulusid lühemas või pikemas ajahorisondis.  Seejuures on lühiajalised prognoosid detailsed ning pikemaajalised hinnangud sisestatakse ERP süsteemi antud kindla perioodi kohta eeldatava keskmise laekumisena (nädalas, kuus jne). Regulaarseid laekumisi kirjeldataksegi vaid summa ja selle laekumise intervalli seadistamisega. Samal viisil on võimalik kirjeldada ka püsikulude eest tasumise algoritmid.

Lühiajalised ning detailsemad  laekumiste prognoosid moodustuvad ERP süsteemis juba konteeritud müügiarvetest ning klientide müügitellimustest, mida pole veel müügiarveks konteeritud.

Kliendi maksekäitumise arvestamine

Rahavoogude prognoosimisel on oluline alginfo arve maksetähtaeg. Samas leidub ikka ja jälle mõni klient, kes hilineb maksetega alati, mistõttu ei saa rahavoo prognoosi alusena vaid sellele toetuda. Majandustarkvaras on realistlikuma prognoosi saavutamiseks võimalik lisaks „kliendi maksetingimusele“ kasutada ka „kliendi rahavoo maksetingimust“. See võimaldab  programmile kirjeldada kliendi tegelikku maksekäitumist ja keskmise maksega hilinemise päevad rahavoogude prognoosis arvesse võtta. Seejärel arvutab programm prognoositava laekumise vastavalt kliendi rahavoo maksetingimusele. Keskmise maksete hilinemise saab andmebaasi päringutega kergesti välja arvutada ja vajadusel perioodiliselt kliendikaardile kantud infot uuendada.

Tootmise ja ostude eest tasumise prognoos

Üks olulisim äriprotsess tootmis- ja kaubandusettevõtetes on kaupade/materjalide ostmine. Soetades ja/või tootes kaupu liiga vähe, kaotab ettevõte võimalikus müügitulus. Kui tal on aga liiga suured varud ja/või ta tasub ostude eest liiga vara, võib tagajärjeks olla käibekapitali puudus.

Majandustarkvaras tehakse suurem osa rahavoogude prognoosimisele eelnevast tööst parimal juhul ära juba ERP lahenduse (sh tootmismooduli) juurutusprotsessis, sest korralik majandustarkvara lahendus peab andma vastused järgnevatele küsimustele:

• Mida, millal ja kui palju toota?
• Missugused materjalid, mis kogustes ning mis ajahetkedel peavad tootmiseks valmis olema?
• Kellele ja millal (missuguse sagedusega) tuleb esitada ostutellimused?

Sõltuvalt süsteemis leiduvate andmete hulgast ja täpsusastmest, on võimalik valida lühi- ja pikaajalisteks ostude eest tasumise prognoosideks eri sisendandmed. Nn täppisprognoosi on võimalik saada siis, kui ERP süsteemis on ettevõttes toodetavad kaubad komponentide lõikes kirjeldatud ning valmistoodetele teatud perioodiks sisestatud müügitellimused ja/või tootmisprognoosid. Viimaste põhjal saab programmis arvutada komponentide ostuvajaduse vastavalt materjalide tellimissagedusele, tarneaegadele, tellimuse miinimum- ja maksimumkogustele ning muudele plaanimisparameetritele.

Seadistades igale materjalile süsteemis „lemmikhankija“ ning määrates hankija kohta tema „rahavoo maksetingimuse“ (nt lepinguline maksetingimuse päevade arv miinus välismaksekorralduse teostamise päevade arv), saab majandustarkvaras prognoositud ostude põhjal ennustada ka eeldatavaid raha väljaminekuid. Kõik see aitab  efektiivselt käibekapitali juhtida.

MIS ON MIS

Tootmis- ja kaubandusettevõtete rahavoo planeerimine majandustarkvara lahenduses

Ettevõte,  kes on majandustarkvaras ära kasutanud oma tarneahela kirjeldamise võimalused – tootmis- ja tarnetsüklid, tellimused ning prognoosid uues versioonis –, saab kergesti jälgida rahavoogude seisu ja selle muutumise põhjuseid. Kiire info lubab kasutada käibekapitali senisest efektiivsemalt. Samuti saab prognoosida finantsvahendite investeerimisest tulenevaid muutusi tegelikkusele lähedastes tingimustes otse andmete tekkepaigas ilma suurte lisategevuste või ajakuluta.