Microsoft Outlook integratsioon NAV’ga  

Üha enam majandustarkvaralahendusi integreeritakse erinevate kontoritarkvaradega, et võimaldada paindlikku andmekasutust üle terve organisatsiooni. Eesmärgiks on vältida topeltsisestusi ja luua ettevõtete töötajatele sünergia erinevate rakenduste kasutamisel.

Majandustarkvara Dynamics NAV (NAV) sünkroniseerimine Outlook’ga annab kasutajatele võimaluse hoida andmeid NAV-s ja Outlookis ajakohased. Kui ühel pool andmeid muuta, saab kasutaja uuendada vastavaid andmeid ka teisel pool. Sünkroniseerimine käivitatakse Outlookis ja seda on võimalik teha käsitsi või automaatselt eeldefineeritud ajavahemiku tagant. Andmete sünkroniseerimine on võimalik seadistada mõlema suunaliseks või ainult ühes suunas.

Selleks, et tagada parim kontaktide haldus, peab võimalikult palju infovahetust olema talletatud avalikuks kasutuseks. See võimaldab igal müügiisikul jätkata tööga samast kohast kus teine müügiisik suhtluse lõpetas, mistõttu ei lähe väärtuslik informatsioon kaotsi.

Samuti võimaldab see planeerida koosolekuid või kohtumisi Outlook’s ja sünkroniseerides need NAV’ga saab avada sama informatsiooni ka NAV’s. See säästab aega ja väldib andmete topelt sisestamist.

Tänu sünkroniseerimise võimalustele ei pea müügiisik oma kohtumiste, kontaktide või ülesannete haldamiseks logima NAV’i, vaid ta saab teha suure osa tööst Outlook’s. Seega ei pea kasutaja olema tingimata arvuti taga, vaid saab vajalikud tegevused teha ära näiteks nutitelefoni kasutades, sünkroniseerides kalendrit või kontakte.

Sünkroniseeritavate andmete filtreerimine

Andmeid, mida Outlook ja NAV vahel vahetatakse on võimalik erinevate filtritega piirata, mis tagab ainult oluliste andmete vahetuse ja vähendab andmemahtu. Filtreid saab määrata üldisel tasemel ja ka kasutajapõhiselt. Näiteks:

Üldine filter – sünkroniseeritakse kõik tegevused, mille liigiks on Koosolek ja mis ei ole tühistatud.

Kasutajapõhine – kasutajale määratakse täiendav filter Müügiisiku tähis, mistõttu saab ta sünkroniseerida ainult isiklikke tegevusi.

Sünkroniseerimise tasemed

Seadistustes määratakse sünkroniseerimise olemid. Nende abil defineeritakse andmed, mida sünkroniseerida. Olemitel võib olla kaks taset, esimesel tasemel määratakse ära väljad, mida sünkroniseeritakse. Teisel tasemel määratakse ära seotud andmed, mida peaks sünkroniseerima koos esimese taseme andmetega. Näiteks luuakse kalendri kohtumine, kuhu kutsutakse mitu osalejat. Kalendri kohtumise info on 1 tase ja osalejate info 2 tase. Kalendrikohtumise info sünkroniseerimisel uuendatakse ka osalejate andmed.

Peamised funktsionaalsused

Kontaktide sünkroniseerimine

Võimaldab sünkroniseerida näiteks kontaktisikuid, müügiisikuid. Selleks tuleb NAV’s luua ühekordselt seadistus, kus määratakse ära väljad, mida sünkroniseeritakse.  Iga NAV tabeli väljale määratakse ära vastav Outlook väli.

Taskide (ülesannete) sünkroniseerimine

Võimaldab sünkroniseerida müügiisikutele loodud tegevusi, mille liigiks ei ole koosolek. Määratakse väljad, mida sünkroniseeritakse ja Outlook seadistus. Tulemusena luuakse NAV’s sisestatud tegevus peale sünkroniseerimist ka Outlooki Task’de alla. Võimalik ka vastupidi, Outlook task’de alla loodud kohtumine luuakse sünkroniseerimise käigus ka NAV-i.

Kalendrikohtumiste (Appointment) sünkroniseerimine

Võimaldab sünkroniseerida müügiisikutele loodud tegevusi, mille liigiks on koosolek. Tulemusena luuakse NAV’i sisestatud müügiisiku tegevus, mille liigiks on „koosolek“ peale sünkroniseerimist ka Outlook kalendrisse. Võimalik ka vastupidi, Outlook kalendrisse loodud kohtumine luuakse sünkroniseerimise käigus ka NAV’i.