Dynamics NAV2015: veelgi kasutajasõbralikum

Autor: Leho Hermann; BCS Itera müügijuht

Nii nagu Microsoft on lubanud juba eelmistel aastatel jätkatakse Dynamics NAVi (edaspidi NAV) arendamist eesmärgiga teha selle lahenduse juurutamine võimalikult kiireks, kasutamine maksimaalselt lihtsaks kõigile kasutajatele üle ettevõtte ning samas toetada ka kõiki peamiseid äriprotsesse, mida üks keskmise suurusega ettevõte vajab.

Suures osas võib seekordse versiooniuuenduse jagada 3 erinevasse valdkonda – juurutamine, kasutamise lihtsus ning funktsionaalsus. Igasse neist on lisandunud uusi võimalusi. Kusjuures oluline on ära märkida, et kõik need võimalused on kättesaadavad nii neile klientidele, kes hoiavad oma serverlahendus enda majas (inglisekeelne mõiste on-premiseI) kui ka neile, kes kasutavad kogu lahendust teenusena e pilves (cloud).

Heidame pilgu mõningatele uuendustele, mis võiksid pakkuda huvi potentsiaalsetele NAVi kasutajatele ning lisandväärtust ka olemasolevatele, kes mõtlevad uue versiooni peale minekust.

Versioonivahetus võib tähendada nii lihtsama- kui ka keerukama iseloomuga projekti. Kõik sõltub sellest, kui palju on standardsesse lahendusse sisse viidud kliendipõhiseid kohandusi e arendusi.

See on pidev dilemma – ühelt poolt kliendipõhised arendused võivad suurendada versioonivahetuse tööde mahtu, kuid teiselt poolt on just spetsiaalsed arendused need, mis võivad toetada kliendi konkurentsieelist (ehk teen oma äriprotsesse teistmoodi, kui teised sama valdkonna ettevõtted ning olen seeläbi efektiivsem).

Et paremini toetada klientide eristumist teineteisest läbi arenduste ongi Microsoft teinud järgmise sammu, et versioonivahetused oleksid lihtsamad ja kiiremad. Tehniliselt tähendab see seda, et NAV ise võtab osa tööd, mida enne tegid programmeerijad, enda peale läbi automatiseeritud protsessi. Teatud töölõikudes võib see ajalises mahus efekti anda kuni poole võrra. Hetkeseisuga toimib see tööriist alates NAV2013-st versioonist.

See on NAV2015 selline omadus, mida igapäevaselt kasutajad oma ekraanil ei näe, kuid lahenduse üldise haldamise ja omamiskulu seisukohalt on see väga kasulik uuendus.

Lisaks versioonivahetustele saab Rapid Start tööriista kasutada NAV klient ka oma igapäevatöös. Julgustame seda teemat lähemalt uurima ja pakutud võimalusi ära kasutama. Näiteks üks tihedamini kasutatav nö. igapäevaoperatsioon on mugav ja kiire mass-andmesisestus. Kui Teil on müügiettevõte, kellel aeg-ajalt muutuvad sisseostetava sortimendi omahinnad, aga kaupu on nii palju, et ühekaupa kaubakaartidel neid muuta on väga ajamahukas, siis tulebki appi Rapid Starti andmeimpordi tööriist. Kasutajal peab olema ülevaade, millised väljad NAVis nt. kaubakaardil kasutusel on ning millised nendest on vajalikud hindade muutmiseks. Selle teadmise põhjal genereeritakse NAVi abiga andmeimpordiks Exceli fail, kuhu saab korraga muudetud hinnainfo talletada ja tagasi NAVisse importida. Taolise tegevuse puhul on ajavõit tohutu.

Mobiilne NAVi klient on laienenud nüüd ka tahvelarvutitesse. Eelnevatest versioonidest on teada (oleme kajastanud seda ka viimastest Äri-IT numbrites), et lisaks tavapärasele nö. arvuti-kliendile on NAV juurde saanud:

• Sharepointi klient ehk näiteks ettevõtte siseportaalis on võimalik lihtsalt ja standardsete tööriistadega kuvada NAVi andmeid (aruanded, kliendinimistud jne) ja samas ka sisestada NAVisse andmeid (tellimused, kliendiinfo jne).
• Webi-klient ehk sama funktsionaalsus, mida kasutatakse programmis on kättesaadav ka üle webi-browseri ning ei olda enam sõltuvad oma arvutisse installeeritud programmist.

Tahvelarvuti klient tähendab seda, et mobiilsed töötajad, kes seni kasutasid NAVi andmeid üle mõne teise rakenduse (nt. kolmanda osapoole müügimehe lahendus) või ei olnud neil üldse distantsilt ligipääsu saavad selle nüüd tahvelarvutis.

Tahvlisse on loodud spetsiaalselt nendele kasutajatele mõeldud kasutajaliides, mida on väiksema ekraani pealt mugav kasutada. Kõik andmed ja graafikud samamoodi kättesaadavad nagu tavakliendigagi.

Näeme selle uuendusega tekkivat kasu mitmel moel:

• majandustarkvara kasutajate ringi on võimalik suurendada nende töötajate näol, kes eelnevalt pole seda olnud nt. tänu oma mobiilsusele. Näiteks teenindusmeeskond, kes on pidevalt sõidus ja klientide objektidel saab oma töökäsud kätte otse NAVist ning samasse saab sisestada ka tööde tulemused ning lähetada kliendile tehtud töö akti. Seeläbi kiireneb andmete liikumine eri osakondade vahel ja väheneb vigade tekkimise võimalus tänu käsitöö ärajäämisele. Või näiteks kujundada juhtkonnale rollikeskus ettevõtte peamiste võtmenäitajatega. Seeläbi kindlustame neile võimaluse olla ettevõttes toimuvaga pidevalt kursis ilma et oleks vaja omada eriteadmisi NAVi kasutamisest

• erinevate rakenduse haldamise vajadus kaob ära. Seni asendasid mobiilseid töökohti enamasti spetsiaalselt kliendi jaoks programmeeritud rakendused, mis töötasid väga erinevatel tehnoloogilistel platvormidel. Nüüd kaob vajadus nende järgi ära, kuna kõike on võimalik teha NAVis. Pole vaja teha eraldi arendust nt. teenindusinseneri mobiilseks rakenduseks, vaid piisab, kui NAVi sees kujundada talle oma rollikeskus oma tegevuste, dokumentide ja aruannetega ning NAV on suuteline ise seda kenasti tahvelarvuti kasutajaliideses kuvama.

Kellel on huvi antud uuendust proovida ja katsetada, siis saab ise oma tahvelarvutisse äppi-poest Dynamics NAV äppi installida. Toetatud on kõik enimlevinud tootjad – iOS, Android, Windows.

Office365 täiendused ja Power BI täiendused annavad NAV kasutajatele võimaluse ise koostada erinevaid analüüse ja aruandeid kaasamata selleks partnerit. Samas on oluline ära märkida, et taoliste analüüside koostamine jääb enamasti kliendipoolse peakasutaja ülesandeks, kes omab detailsemaid teadmisi NAVi andmestruktuurist e kust milliseid andmeid kätte saab. Ja kõike seda saab teha pilves e ise mitte servereid ja muud tavapärast infrastruktuuri omamata.

Power BI tooteperekond sisaldab endas erinevaid tööriistu, mis eelkõige teevad kasutaja jaoks lihtsamaks suuremate ja keerukamate päringute tegemise (Power Query) ning siis saadud andmete visualiseerimise (PowerView ja PowerMaps). Kui peakasutaja on analüüsid valmis teinud, siis olenevalt Office365 paketist on need võimalik teha ka teistele kasutajatele kättesaadavaks läbi ettevõtte portaali (Sharepoint). Ehk lisaks kiiretele ad-hoc analüüsivõimalustele ühe kasutaja piires on võimalik luua ülevaatlikke juhtimislaudu ka kõigile ettevõtte töötajatele või eri taseme juhtidele. Just paljude andmete analüüsimisel muutub oluliseks visualiseerimine e et aruande kasutaja saaks kiiresti soovitud info kätte ja ei peaks hakkama näpuga järge ajama üle kõikide ridade ja veergude ning neid omavahel võrdlema.

Dokumentide kujundamine on nüüd võimalik ka NAVi kasutajal endal. Peamine eesmärk selle funktsionaalsuses on võimaldada kujundada isiksustatud väljunddokumente (arved, meeldetuletused, kaaskirjad jne) kasutades selleks kõigil igapäevaselt kasutuses olevat Microsoft Word 2013. Dokumentide kujundamine on sarnane tavalise teksti kujundamisele (värvide lisamine, fontide ja nende suurust muutmine jms), mida kõik kasutajad oskavad.

Küll peab olema natuke rohkem teadmisi, kui on soov dokumendile välja tuua lisaks erinevaid andmeid NAVist. Kuid ka see on tehtud võimalikult lihtsaks e kasutajale antakse nimekiri NAVis olevatest andmeväljadest ning kasutaja ülesanne on nende seast valida õiged ja need dokumendi kujundusele ära paigutada.

Arve ei pea olema pelgalt arveinfo edastamise kanal, vaid sinna võib juurde panna ka reklaami (nt. jalusesse info mingi uue toote/teenuse kohta) või teavitada kliente/partnereid (nt. telefoninumbrite muutusest) või jõulude ajal lisada oma ettevõtte-poolsed jõulusoovid arve saajatele. Ehk igaühel endal on võimalik muuta oma arve väljanägemine atraktiivseks, kuidas samas kasutada seda ära ka ühe sõnumite edastamise kanalina.

Üldised kasutusmugavuse uuendused käivad kaasas iga uue versiooniga. Erinevad uuringud on välja selgitanud, et majandustarkvara juurutusprojektide ja ka igapäevase kasutamise edukus sõltub suurel määral sellest, kui lihtne ja intuitiivne on see keskkonda nö. keskmise reakasutaja jaoks – kui palju tal kulub aega selle äraõppimiseks, kui kiiresti ta saab sealt info kätte jne. Lõppkokkuvõttes on ettevõtte seisukohalt oluline, et kõik vajalik info saaks töötajate poolt süsteemi sisestatud ning erineva taseme juhid saaksid otsustamiseks vajaliku info aruannete näol kätte.

NAVi puhul on järjepidevalt pööratud tähelepanu sellele, et tavakasutajal oleks kõik vajalik korraga ekraanil, et see oleks arusaadav ning seisakute ning vigade tekkimise võimalus oleks minimaalne.

Oleme pidevalt rõhutanud, kui palju efekti annab see, kui olulised võtmenäidikud on NAVis avaekraanile välja toodud – kasutajal on oluline info pidevalt silme ees, ta ei pea selle otsimiseks aega kulutama ning hälvetele reageerimine on kiire. NAV2015-s on seda osa kasutajaliidesest veelgi edasi arendatud – lisaks peamiste mõõdikute väljatoomisele on võimalik neile lisada ka värve sõltuvalt sellest, kas see näidik on kriitilises vahemikus (nö. punases) või on sellega kõik korras (nö. rohelises).

Mõõdikud ei pea enam kokku lugema ainult dokumentide arvu, vaid võivad summeerida ka väärtusi dokumentide peal – nt. kui palju on ületähtaja maksmata arvete summa või millise osa meie käibest moodustavad Top10 kliendid. Ehk teatud osa kõige olulisemast aruandlusest on toodud kasutajale avalehele ning ta saab kiiresti reageerida võimalikele hälvetele ning seeläbi nt. ära hoida planeerimata kulu tekkimise. Samamoodi aitavad vigasid vältida või siis paremat ülevaadet andmetest saada kohustuslike väljade indikaator e kasutajatel on kohe silme ees, millised väljad peab kindlasti ära täitma.

Või lihtne uuendus, kus arve info on välja toodud juba arvevormi peale. Kasutajal on pidevalt silme ees ülevaade, et kas arve üldsumma on õiges suurusjärgus või on kuskil tehtud viga vms.

Automatiseerimise poole pealt on lisandunud võimalus panna kindlaid aruandeid kindlal ajal NAV ise kasutajatele saatma. Ehk näiteks, kui me teame, et laojuht soovib iga päeva lõpus saada ülevaadet laoseisudest, siis saab NAVi seadistada, et see igal õhtul kindlal kellaajal saadaks talle selle aruande PDF kujul. Nii ei lähe laojuhul meelest ise seda aruannet võtta, vaid piisab, kui ta oma postkasti pilgu viskab.

Kuna järjest rohkem müüki hakkab tulevikus toimuma läbi interneti-kanalite, siis on ka majandustarkvara puhul pööratud tähelepanu info kogumisele erinevatest sotsiaalmeediavõrgustikest. Selleks on Microsoft lisanud NAVile juurde omaduse, mis korjab üle kogu interneti kokku infot just soovitud toodete kohta. Selle läbi on võimalik jälgida, et kui me mingi teenuse või tootega turule tuleme, siis kus ja mida sellest räägitakse, kas need postitused on positiivse või negatiivse tagasisidega jms.

Kogu see info on sisendiks turundus- või tootearendusmeeskonnale, kes saavad kiiresti reageerida ning kas siis anda vastavates kanalites otse kasutajatele tagasisidet või parendada oma tootearendust.

Kokkuvõttes on tore tõdeda, et Microsoft on taaskord pidanud oma lubadust tuua turule uus versioon iga aasta järel. Paraku ei kirjeldanud me käesolevas kirjatükis ära kõiki uuendusi, proovisime peatuda nendel, mida kasutaks suurem kasutajaskond. Näeme, et kasutajakogemus muutub iga versiooniga järjest paremaks läbi kasutajasõbralikuma keskkonda ning tehniliste uuenduste. Kui Teil on huvi lugeda ja vaadata lähemalt, mida kõik eelpool loetletud ja hetkel mainimata jäänud uuendused täpsemalt tähendavad, siis külastage BCS Itera kodulehte http://www.itera.ee