Lepingute haldus Dynamics NAV-s võimaldab suurt kokkuhoidu ajas

Autor: Harti Piiskop, BCS Itera ERP konsultant

Miks on mõned kliendid soovinud lepingute haldust pidada NAV-s? Eelkõige on olnud soov vältida andmete dubleerimist erinevates programmides.

Tavaliselt hoitakse lepingud paberkandjatel või serveri kaustasüsteemides digitaalsel kujul. Lepingute nimekirja ehk registrit peetakse aga eraldi Excelis või näiteks SharePointi rakenduses. Kuid konkreetse lepingu leidmine ja selle kohta info saamine võib olla aeganõudev. Selle asemel, võiks olla lepingu tingimused nähtavad just siis, kui neid vaja läheb. Näiteks müügiarve koostamise hetkel.

BCS Itera kogemustest lähtuvalt on kõige tüüpilisemad tingimused lepingute registri funktsionaalsusele järgmised:

• Kiiresti leitav põhiinfo.
• Kehtivuse ja tähtaegade jälgimine.
• Ülevaade tähtsamatest lepingutingimustest.
• Digitaalsel kujul lihtsasti kättesaadav.
• Õiguste piiramine.
• Võimalus siduda teiste NAV lahenduse funktsionaalsustega.
• Statistiline ülevaade ettevõtte lepingutest.

Faili import ja avamine. Lepingu originaalfail lisatakse lepingule läbi „drop-box“ akna, mille abil selle ka hiljem kiiresti avada saab. Nii püsivad failid kindlas kohas ning on asjaosalistele lihtsalt ja üheselt ligipääsetavad.

Ülevaade põhiandmetest

Lepinguhalduse põhiandmed on peamiselt:

• Lepingu nr.-d – sisemine unikaalne nr. ja väline nr.
• Lepingu liik ja alamliik – erinevad lepingu tüübid.
• Info lepingu osapoolte kohta – kontaktandmed.
• Kehtivusaeg – lõpp- ja alguskuupäev.
• Vastutaja – lepinguga enim seotud isik.
• Lepingu objekt – asjad, teenused, tingimused jne.
• Lepingu summa ja erinevad maksetähtajad – kaasnevad kohustused/nõuded.
• Muud olulised tingimused – eritingimused, märkused jne.

Õigused

Tavaliselt on tarvis piirata seda, kes ja milliste lepingute infot näeb. Soovid piirangutele võivad olla väga erinevad, alates tervest lepingust kuni sisu ja failideni. Olenedes, kes ja kuidas peaks saama lepingu infot vaadata või kasutada.

Seotavus teiste funktsionaalsustega

• Lepingutes sisalduvat infot on tavaliselt tarvis näha või kasutada igapäevatöös. Näiteks arve koostamisel on vajadus näha lepingu kehtivust, mõningaid põhitingimusi ja eritingimusi. Vahest on ka tarvis, et osa sellest infost jõuaks ka näiteks saatelehele või tellimusele.

• Lepingute olukorra kiireks ülevaateks on näiteks tarvis näha loetelu järgmise 30 päeva jooksul lõppevatest lepingutest, samas kui näiteks uue lepingu lisandumisel on tarvis teadet teatud isikute e-postile.
• Projektide puhul on vajalik ülevaade projektiplaani ja selle ülesannetega seotud erinevatest lepingutest, lepingu summadest ja maksetähtaegadest ning lepingu täituvusest.
• Lepinguid võib lisaks eelnevale siduda veel võlakohustuste või laenunõuetega ning nendest tekkivaid positiivseid või negatiivseid summasid saab rakendada arvete genereerimisel või tuleviku rahavoogude prognoosimisel.

Kokkuvõtlikult loob see ühtne defineeritud keskkond süsteemse halduse terve ettevõtte lepingutest hoides kogu informatsiooni, kaasa arvatud lepingufaili ennast, ühes kohas.