Kuluarvestus aitab välja selgitada toote ja teenuse kasumlikkuse

Autorid: Evelin Õis, BCS Itera Pre-Sales ERP konsultant

Kuluarvestuse (Cost Accounting) võtmeküsimuseks on välja selgitada, missugune on toodete-teenuste kasumlikkus ehk rakendades Pareto printsiipi: missugused on need 20% toodetest ja teenustest, mis annavad 80% kasumist.

Kulud võib kõige laiemalt liigitada nii:

• muutuv- ja püsikuludeks – kulud, mille suurus sõltub või ei sõltu toodetud või müüdud toodete mahust;
• otsesteks ja kaudseteks kuludeks – kulud, mille tekkimist saab või ei saa otseselt seostada toodetud või müüdud kauba või teenuse ühikuga.

Ettevõtetel on raske õiglaselt jaotada just püsi- ja kaudseid kulusid toodetele ja teenustele. Seadused siin piiranguid ei sea, sest erinevalt raamatupidamisarvestusest on kuluarvestuse ülesehitus ja korraldamine iga ettevõtte siseasi – kulude jaotamise põhimõtted määratakse kindlaks vastavalt kogemustele ja kokkulepetele. Siinkohal ulatab abikäe majandustarkvara Microsoft Dynamics NAV-i (NAV) kuluarvestuse rakendusala, mis on saadaval alates NAV-i versioonist 2013.

Kuluarvestuse ülesehitus NAV-is

Pearaamatu ja kuluarvestuse põhiandmete vahelised seosed on järgmised:

Kululiikide loendit saab vastendada pearaamatu kontoplaaniga. Ühele kululiigile võib vastata üks või mitu pearaamatu kontot. Nende seoste määramisega saab kasutaja ise otsustada, missugused kulud kuluarvestusse jaotamiseks üle kanda või milliseid kajastada kuluarvestuses sagedamini ja/või detailsemalt kui raamatupidamisarvestuses.

Igale kululiigile saab kasutaja andmete filtreerimiseks-analüüsimiseks lisada kulude klassifikaatori tunnuse:

• püsivkulu
• muutuvkulu
• astmeliselt muutuv kulu

Kulukeskuste loendit ja kuluobjektide loendit saab vastendada kasutaja määratud kahe analüütilise tunnusega (nt osakond, tootegrupp vms), ent kasutaja saab kulukeskusi ja -objekte ka juurde luua. Raamatupidamises kajastatakse kulusid tavaliselt vaid n-ö esimese taseme täpsusega, kuid kuluarvestuse funktsioonikogum võimaldab siin süvitsi minna, kui kasutaja loob täiendavad (alamtaseme) kulukeskused ja -objektid ning jaotab kulud nende uute üksuste jaoks ümber.

Kulueelarved

Kuluarvestuse rakendusalas saab luua kulude eelarveid ja neid kolmel viisil kopeerida: kulueelarvest kulueelarvesse, pearaamatu eelarvest kuluarvestuse eelarvesse ning kuluarvestuse eelarvest pearaamatu eelarvesse. Ühtlasi saab kasutada koefitsiente, et eelarvenumbreid suurendada või vähendada. Nii võib näiteks:

• kopeerida jaanuarikuu eelarvenumbreid 11 korda, et saada valmis kuu täpsusega eelarve veebruarist detsembrini;
• kopeerida andmed 2014. aasta eelarvest 2015. aasta omasse, suurendades kõiki summasid 20%;
• kopeerida ühe kulukeskuse eelarvesummad teise kulukeskuse omadeks;
• kopeerida summad ühest eelarvest (nt OPTIMISTLIK) teise (nt KONSERVATIIVNE), korrigeerides kululiike mitmete koefitsientidega.

Kuna pearaamatu rakendusalas koostatud ja pearaamatu kontodel põhinevad ning kuluarvestuse eelarved asuvad eri andmetabelites, annab see töökorralduses suurema paindlikkuse – töötajatele saab anda täpsed kasutajaõigused vastavalt sellele, kes on ettevõttes volitatud töötama finants- ja kes kuluarvestuse eelarvetega.

Kulude jaotamine

Kulude jaotamiseks peavad NAV-is olema seadistatud kindlad reeglid. Iga jaotusreegel kannab tulu- ja kulusummasid ühtedelt kululiikidelt, -keskustelt ja -objektidelt teistele.

Kuluarvestusse saab kandeid luua neljal viisil:

Kulujaotusreeglite määramiseks pakub NAV palju võimalusi. Kulujaotusbaas võib olla staatiline või dünaamiline.

• Staatilises jaotusbaasis määratakse osakaaludeks kindlad väärtused (nt rendipinna ruutmeetrid) või eelnevalt kehtestatud suhtarvud (5:2:4).
• Dünaamiline jaotusbaas põhineb ajas muutuvatel summadel, näiteks ostetud või müüdud kaupade kogustel või ostu-müügisummadel.

Kulude jaotamiseks saab kirjeldada mitu taset (kuni 99). Näiteks jaotatakse esmalt üldhalduskulud ostu- ja müügiosakonna vahel (kulukeskused OST ja MÜÜK), ning seejärel ostu- ja müügikulud tootegruppidele (kuluobjektid).

„Milleks meile kuluarvestusmoodul? Me saame kogu analüütilise arvestuse ka pearaamatust kätte!“

Teenindusettevõtetes võib see isegi paika pidada. NAV-is saab üles ehitada väga täpse analüütiliste tunnuste süsteemi. Oletame näiteks, et ettevõttes on kasutusel järgmised analüütilised tunnused, millega andmeid pearaamatus kirjendatakse:

• OSAKOND – iga tulu või kulu kajastatakse osakonna tunnusega ja jaotamisviisid on suhteliselt lihtsad või staatilised (ruutmeetrite ja inimeste arv jne);
• ISIK – tulusid ja kulusid (sh palgakulusid) kajastatakse isikute lõikes, et analüüsida näiteks teenindajate kuluefektiivsust;
• TEENUS – iga teenust (diagnostika, remont, hooldus, garantiitöö) kajastatakse müügitehingus eri tunnusega ning kui on teada, kes (dimensiooni ISIK tähenduses) teenust osutas, saab pearaamatus teha ka kulude ümberjaotamiskanded;
• KLIENT – analoogselt teenusega lisatakse igale tulu- ja kulukandele kliendi tunnus, eelduseks tööajaarvestus klientide lõikes. Piltlikult öeldes saab ka raamatupidaja ja tegevjuhi kulud jagada näiteks mingi kindlaks määratud proportsiooniga ning teha pearaamatusse vastavad korrigeerimiskanded.

Siin tekib aga vähemalt kaks keerulist olukorda, mille lahendab kenasti kuluarvestuse moodul:

• Andmete konfidentsiaalsus: töötajad, kes tegelevad teenuste või klientide kasumlikkuse analüüsiga, ei pruugi olla need, kes puutuvad kokku palgainfoga isikute lõikes. Kõikide NAV-is seadistatud analüütiliste tunnuste seast valitakse kuluarvestuse seadistamisel välja kaks tunnust, mille täpsusega andmeid edastada; meie näites saab palgakulu pearaamatust kuluarvestusse suunata summeeritud kujul ilma isikustatud teabeta.
• Andmete selgus ja terviklikkus: töötajad, kes peavad kuluarvestuse jaoks tegema n-ö sisemisi arveldusi mitmete kulukeskuste või kuluobjektide vahel, ei pruugi olla raamatupidamisalase ettevalmistusega. Seetõttu ei peeta ettevõttes õigeks, et kõik sellised kasutajad hakkavad pearaamatus jaotuskandeid tegema. Lisaks jääb igast kirjendatud tehingust NAV-is jälg pearaamatu kannete näol. Kui kuluarvestuse rakendusalas on kulud toodetele juba jaotatud, aga selgub, et parem oleks olnud rakendada mingeid muid jaotuspõhimõtteid, saab kanded kustutada, pearaamatust puhtad andmed importida ja kulude jaotamise protsessi uuesti alustada.

Kokkuvõte

Mis on kuluarvestuslahendus? See on funktsioonikogum, mille abil NAV-is kantakse andmed pearaamatust edasi järgmistesse andmetabelitesse, kus saab ilma pearaamatu kandeid mõjutamata tulusid ja kulusid ümber jaotada ning seejärel neid juba vastavalt kasutaja seadistatud algoritmidele edasi jaotada.

Kasu? Väheneb kulude jaotamiseks tehtav käsitsitöö hulk, sest kuluarvestus kasutab NAV-i  rakendusalades juba registreeritud andmeid (ostetud kaupade hulk ja maksumus, müüdud kaupade hulk ja maksumus jne).

Kellele? Ettevõtetele, kus toodete-teenuste sortiment on lai ning kaupa on tootmiseks või hankimiseks tehtud kulutuste seisukohalt keeruline omavahel võrrelda.