Alusta projekti õigete eesmärkidega.

Autor: Külli Rebane; BCS Itera AS
Kvaliteedi- ja metodoloogijuht

“Begin with the end in mind” – Stephen Covey

Kui me ei tea, kuhu me tahame jõuda, ei ole ka oluline kuhu suunas liikuda. Samuti ei saa me ilma sihtmärgita liikudes aru, kas ja kui me oleme kohale jõudnud.

Majandustarkvara projektide puhul ei saaks see olla rohkem tõsi.

Me kõik oleme kuulnud ebaõnnestunud ERP projektidest. Põhjuseid on erinevaid, aga üheks peamiseks teguriks peetakse puuduvaid või ebaselgeid eesmärke. Seega projekti edu või ebaedu on tegelikult juba määratud enne projektiga alustamist.

Majandustarkvara juurutamine muudab enamasti ettevõtte protsesse, mistõttu peab olema  väga selge visioon, kuhu suunas ettevõte on liikumas ja millised on sammud sihini jõudmiseks. Enamusel edukatel ettevõtetel on strateegilised eesmärgid paigas. Projekti eesmärgid peavad olema seatud nii, et need strateegilisi eesmärke maksimaalselt  toetaksid. Väga tihti kujundavad tulevase tarkvaralahenduse ettevõtte võtmekasutajad, kelle arusaam ettevõtte pikaajalistest eesmärkidest võib erineda omanike ja tippjuhtide nägemusest, mis omakorda võib viia selleni, et üks nimetatud gruppidest ei ole projekti lõpptulemusega rahul.

Igal tegevusel on eesmärk

Kui tihti me läheme kodust välja ilma kindla eesmärgita? Või kui palju meil oleks olümpiavõitjaid, kui sportlasel ei oleks kuldne medal sihiks silme ees? Täpselt samamoodi on ka projektidega. Ühtegi projekti ei ole mõtet alustada ilma kindla  teadmiseta, kuhu tahetakse välja jõuda, mida saavutada.  Seega enne igat projekti tuleb endalt küsida – MIKS me seda projekti teeme?

„Õiged“ eesmärgid

Ajakavast ja eelarvest kinni pidamine, uue tehnoloogia kasutuselevõtt, uue tarkvaralahenduse kasutuselevõtt 1. jaanuaril  ei ole „õiged“ eesmärgid. Ajakava ja eelarve on projekti edukaks läbiviimiseks kahtlemata tähtsad ja ka 1. jaanuar võib olla väga oluline tähtaeg, aga eesmärgis peab olema täpselt sõnastatud, kuidas nende tingimuste täitmine aitab ettevõttel oma tulemusi ja protsesse parendada või teisi strateegilisi eesmärke ellu viia.  Ei ole mõtet alustada projektiga selleks, et ajakavast ja tähtajast kinni pidada.

Kliendi rahulolu tõstmine, käibe suurendamine, efektiivsuse kasv – on juba parem ja sobib projekti üldiseks eesmärgiks, aga kuidas neid mõõta? Projektitiim on rahul 10 % tootlikkuse kasvuga, omanikud kujutasid ette kasvu 30%. Eesmärgid peavad olema mõõdetavad.

Kui soovitud tulemused ja mõõdikud ei ole projekti alguses kirja pandud, ei ole võimalik hiljem ka mõõta, kuidas tegelikult läks.

Vähendada kliendi pretensioonide arvu  2015 aasta lõpuks 30 %, suurendada turuosa 15% aastal 2015, suurendada käivet 20 % aastal 2015. Kui nüüd sellistele eesmärkidele lisada tegevuskava, kuidas soovitud tulemusteni jõuda, võib olla juba tükk maad kindlam, et plaanitav projekt nende 70 % hulka ei kuulu.

Majandustarkvara projektide puhul võib eesmärgid jagada kaheks:

• Üldised eesmärgid ehk suurem sihtmärk, mis määrab projekti lõpptulemuse, millise tänase probleemi või kitsaskoha peab projekt lahendama. Üldised eesmärgid fikseeritakse enne projektiga alustamist ja projekti kõigus neid ei muudeta. Näiteks võib üldiseks eesmärgiks olla „andmete ühtlustamisena ja koondamine ühtsesse andmebaasi“.
• Alameesmärgid ehk nn. verstapostid, mis aitavad kaasa üldiste eesmärkide saavutamisele ja mis võivad projekti käigus muutuda. Näiteks „Projektimooduli juurutamine ja andmete koondamine moodulisse 1. juuniks 2015“. Alameesmärkide püsistamisel tuleks kindlasti kaasata vastava valdkonna võtmeisikud, kes teavad peensusteni vastava protsessi kitsaskohti ja jäävad projekti käigus nende eesmärkide täitmise eest vastutajateks.

Kuidas eesmärke püstitada

Selleks, et projekt aitaks ettevõttel protsesse korrastada ja parendada, tuleks esmalt kaardistada nõrgad kohad protsessides. Kui nõrgad kohad takistavad strateegiliste eesmärkide elluviimist, tuleb nendega ka esmajärjekorras tegeleda. Projekti üldisi eesmärke ei tohiks olla liiga palju. Rohkem, kui 3 üldise eesmärgi korral on oht, et kaob fookus ja sellisel juhul tasuks kaaluda projekti jagamist väiksemateks tükkideks.

Eesmärgi sõnastamisel on hea jälgida SMART reeglit, mille järgi hea eesmärk on:

S – konkreetne ja tulemusele suuantud (Specific)

M – mõõdetav  (Measurable)

A – saavutatav (Achievable)

R – antud tingimusi arvestades realistlik (Realistic)

T – ajaliselt määratletud (Timely)

Eesmärke ei pea olema palju, seega  ei tasu aega kulutada neile, mis ei ole saavutatavad või mille täitmiseks pole hetkel piisavalt ressurssi.

Eesmärkide püstitamisel on abi ka õigete küsimuste küsimisel:

MIKS? Nagu eelnevalt öeldud, ei tohiks ühtegi projekti alustada ilma vastuseta küsimusele „Miks me seda teeme? Miks on see ettevõttele tähtis?“

MIDA?  Millised probleemid projekt peaks lahendama? Millised peavad olema tulemused? Mida mõõdame, ehk millised on edu või ebaedu kriteeriumid?

KUIDAS? Kuidas me eesmärgid saavutame.  Millised on need tegevused, mis meid sihini viivad.

KUI PALJU? Millised on mõõdikud, numbrid, millega hiljem oleks võimalik tegelikku tulemust võrrelda.

MILLAL?  Mis ajaks loodetakse eesmärgini jõuda.

Näiteks: Majandustarkvara juurutamine aitab kasvatada käivet. „Mida“ küsimus on vastatud, aga „Kuidas? Kui palju? Millal“?

Pärast nende küsimuste vastamist saab öelda, et eesmärgid on paigas ja võib alustada projekti planeerimist vastates küsimustele „MILLAL?, KES? ja KUI PALJU?“– milline on projekti ajakava, kes on need inimesed, kes on vaja projekti kaasata ja kui palju projekt ettevõttele maksma läheb.

Nii üldised kui ka alamtaseme eesmärgid, nagu ka kõik muud projektiga seotud kokkulepped fikseeritakse projekti kodukorras.

Sihtide seadmisest üksi aga on loomulikult vähe. Võtame maratonijooksja – kas ainult unistusest olla olümpiavõitja piisab? Poodiumile viib sportlase siiski korralik treeningkava, pidev treening eesmärgi nimel ja maksimaalne panus võistlusel.

Kuidas edasi?

1. Koostada realistlik tegevuskava. Eesmärgid ei täitu iseenesest vaid nõuavad süvenemist, aega ja valmidust panustada-investeerida meeskonnaga projekti.….. Tuleb olla kannatlik. Soovitud sihile jõudmine võtab aega. Enamasti kulub veel kuid pärast projekti lõpetamist enne, kui saab hakata tegema kokkuvõtteid ja järeldusi.
2. Kaasata õiged inimesed Kindlasti peab projektis aktiivselt osalema ka tippjuhtkond. Juhtkonna vähene huvi või panus projekti loob võimaluse, et ettevõtte suured eesmärgid ei ole projekti kaasatud.
3. Teavitada KÕIKI töötajaid projekti eesmärkidest ja seda mitte ainult projekti alguses vaid kogu projekti vältel. Meeskond saab töötada eesmärkide saavutamise nimel ainult siis, kui nad teavad täpselt, kuhu nad jõudma peavad.
4. Hoida projekti eesmärke pidevalt fookuses. Näiteks, kui üldine eesmärk on „müügitellimuste sisestamise aja vähendamine 50 %“, ei ole mõtet jääda kinni ostutellimuse vormi viimistlemisse. Sellisel juhul on fookus juba kadunud.
5. Olla valmis alameesmärke projekti kõigus ka korrigeerima.

Kokkuvõtteks võib öelda – mida täpsemalt me teame, kuhu ja millal ja mis viisil me tahame jõuda, seda tõenäolisem on, et me kohale jõuame.

MIKS?

Eesmärgid annavad meile fookuse ja suuna

Eesmärgid aitavad mõõta tulemust ja progressi

Eesmärgid motiveerivad