Uued dokumentide kujundamise võimalused NAV2015-s

Autor: Evelin Õis, konsultant

Ettevõtte väljunddokumendid võivad olla suurepäraseks visiitkaardiks ja soovitud sõnumi kandjaks. Vahel, kui mitte alati on oluline, et ettevõtte pakkumine, tooteleht, arve või saldoteatis paistaks silma ja eristuks konkurentide omast. Uues NAV 2015 versioonis on selleks loodud suurepärane tööriist, mida on lihtne kasutada.

Microsoft Dynamics NAV standardpaketis sisalduvad aruanded ja dokumendid on üsna minimalistliku kujundusega, nähes välja umbes nii:

Selleks, et saada näiteks müügiarve väljatrükile teistsugust kujundust, tuli varasemate NAV versioonide kasutamisel kindlasti pöörduda NAV partneri poole, või olla baastasemel kursis NAV objektide muutmise loogikaga.

Enamasti ei piirdu partnerilt kosmeetiliste kohanduste tellimine ühe väljatrükitava aruandevormiga, sest dokumendiliike, mida ettevõte soovib ERP-süsteemist omanäolisena välja saata, on mitu – pakkumine, tellimuse kinnitus, arve jne.

Uusimas Dynamics NAV versioonis on Microsoft pakkunud kasutajatele ka alternatiivi tavapärastele aruannetele – Microsoft Wordis kujundatavad dokumendimallid.

NAVist väljaprinditav aruanne või dokument koosneb piltlikult kahest mõttelisest osast:

• Kuvatavad andmed ja nende vahelised seosed, näiteks müügidokumendi päis (teave kliendi kohta) ja read (kliendile antud dokumendiga müüdud kaubad)
• Kuvatavate andmete paigutus ja väljanägemine (sümbolite šrift, suurus, värv jne) aruande või dokumendi väljatrükil

Andmete ja nende vaheliste seoste kirjeldamine on aruande või dokumendi loomisel ühekordne töö, mis tuleb endiselt teha koostöös NAV arenduspartneriga. Selleks, et lõppkasutaja saaks dokumendi väljanägemist ise kujundada ja hiljem vastavalt soovile muuta, on Microsoft integreerinud NAViga suhtlema spetsiaalse MS Wordi komponendi Jet Express for Word ( http://www.jetreports.com ), mis peab olema installitud kasutaja arvutisse.

Sammud, mis tuleb teha, et saada NAVist lõppkasutaja kujundatud dokument:

• Valida NAVis välja aruanne, kus on kirjeldatud andmed ja nende vahelised seosed (näiteks müügidokumendi päis kliendi teabega ja kliendile selle dokumendiga müüdud kaubad);
• Luua uus dokumendimall ning lülituda sellega redigeerimisrežiimi. Avaneb MS Word, ning JetExpressi külgpaanil avaneb loetelu kõikidest selle aruande jaoks määratletud tabelitest ja nende väljadest;
• Märkida aktiivseks soovitud andmeväli, valida Wordi mallil õige asukoht ning käsuga „Insert“ paigutada andmeväli soovitud asukohta:

• Salvestada ja sulgeda avatud Wordi dokument
• NAV dialoogiaknas kinnitada või tühistada viimaste muudatuste importimine NAVi.

Iga Wordi andmemall käitub sealjuures tavalise dokumendifailina – sinna saab lisada muid tekste, pilte, logosid jne.

Kuna NAV aruannete abil saab luua väljaprintimiseks sobivaid andmekombinatsioone kõikidest NAV andmetabelitest, on uute võimaluste kasutusala päris suur – tootelehed, töökäsud, tüüplepingud, garantiidokumendid ja palju muud.