ERP koolitused on samaväärselt tähtsad ERP lahenduste juurutusega

Autor: Piret Jõgi

Majandustarkvaralahenduse juurutamise või versioonivahetuse puhul on koolitused samaväärselt tähtsad kui ülejäänud lahenduse elluviimise tegevused.

Juurutuse eesmärgiks on kasvatada ettevõtte tootlikkust, efektiivsust ja lõppkasutaja tulemuslikkust, kuid selleks, et lahendust paremini kasutada on vajalik ka, et lõppkasutaja teaks täpselt, kuidas peab igapäevatöös käituma. Lahendus võib olla küll suurepärane ja kallis, kuid kui tooli ja arvuti vahel olija ei oma piisaval hulgal teadmisi, siis pole sellest kasu. Lahenduse paneb ettevõtte jaoks tööle ikkagi kasutaja. Koolituste projektiplaanist väljajätmine aitab esimestes etappides hoida kokku raha, kuid pikemas perspektiivis tekitab suure teadmiste augu, mis mõjutab hiljem seadistuste tegemist, testimiste läbiviimist ning go-live järgselt igapäevatööd.

Versioonivahetus- ja juurutusprojekt

Versioonivahetuse või juurutusprojekti planeerimisfaasis vaadatakse üle firma üldised eesmärgid. Paralleelselt sellega peab vaatama üle ka koolituse eesmärgid, et minimaliseerida viivitusi või muid asjaolusid, mis võivad takista eesmärkide saavutamist. Uue lahenduse kasutuselevõtt tähendab ka seda, et selle kasutajad peavad saavutama vajaliku kompetentsi. Muidu ei tasu suur investeering end ka pikemas perspektiivis ära. Selleks et nt. Dynamics NAV korralikult ja efektiivselt toimima hakkaks, on oluline kaardistada uuendused, muudatused äri- ja/või tööprotsessides, rollides ning anda kasutajatele vajalikud oskused ja teadamised.

Kellele ja miks

Uuele ERP lahendusele või uuele versioonile üleminekul tuleks kindlasti koolitada kõiki selle kasutajaid vähemalt baasteadmistes. Kõrvale ei tohiks jätta ka juhtkonnaliikmeid, sest nemad peavad mõistma, mis on lahenduse plussid, kuidas see aitab optimeerida äriprotsesse ning millised on juurutusega seotud väljakutsed eelseisvateks kuudeks. Koolituste eesmärk ei ole mitte ainult anda uusi teadmisi ja oskusi, vaid vähendada ka „müütide“ ja „hirmude“ tekkimist uue ning tundmatu ees.

Kõige parema stsenaariumi kohaselt võib peakasutajal ja/või projektijuhil olla väga hea ülevaade lahenduse üldistest põhimõttest, erinevatest aspektidest, et ta suudaks hiljem tõhusalt anda ka majasisest tuge, koolitada lõppkasutajaid, uusi töötajaid ning lahendada erinevaid tekkivaid probleeme. Kitsamale kasutajateringile on kindlasti tarvis teadmisi, kuidas kasutajaid hallata, kuidas teha andmepäringuid, kuidas tagada turvalisus, mida teha tehniliste probleemide korral jne.

Millal ja mida

Analüüsi ja disaini etapp – selles etapis töötatakse lahendust välja. On oluline, et kõik projektimeeskonnas osalejad teaksid ettevõtte vajadusi, NAV-i põhialuseid, võimalusi ja tehnilisi parameetreid. Oluline on, et võtmekasutajad saaksid paremini aru ka partneri konsultandi „keelest“, et kaardistada vajadused, võimalused ning teha ka juba esimesed seadistused. Kui näiteks koolitus „Dynamics NAV 2013 uued võimalused komplekteerimisest kuluarvestuseni“  annab hea ülevaate võtmekasutajatele uutest võimalustest NAV 2013-s,siis koolitus „NAV ja SQL koostöö“ annab IT-spetsialistile teadmised NAV serveri kohta.

„Koolituse käigus sain piisavalt teadmisi, et täna anda kasutajatele tuge ning tagada igapäevaselt NAV serveri töökord. Tänu sellele on probleemidest tingitud tööseisakute ajad märgatavalt vähenenud ning lõppkasutajate rahulolu tarkvaraga suurenenud. Samuti sain koolituselt teadmisi NAV server paigalduse ja taastamise kohta, tänu millele oleme edukalt loonud NAV 2013 testimise keskkonna. Selles ülesandes osutusid väga kasulikuks koolituselt kaasa antud põhjalikud koolitusmaterjalid, mida nüüd tagantjärele oli hea sirvida.“ (Mikk Välja, Elering AS, Süsteemiadministraator)

Arenduse etapp – selles etapis on juurutusega jõutud juba niikaugele, et peakasutajal on vajalik seadistada kasutajad, anda neile vajalikud õiguste komplektid ning teha ka üldised seadistused, mis on ettevõtte igapäevatöös vajalikud. Kui need on tegemata või tehtud halvasti, siis on raske läbi viia ka testimisi, maandada võimalike vigade tekkimist ning püsida projekti ajagraafikus. Pea- või võtmekasutajad peavad kindlasti osalema koolitusel „Praktiline täiendkoolitus Dynamics NAV kohandamiseks“, sest sellel saavad nad ka ise ülesannete käigus luua kasutajaid, anda neile õigustepaketid ning oskused põhiseadistuste tegemiseks jne. Lisaks on soovitav selles etapis koolitada ka raamatupidajaid koolitusel „Dynamics NAV finantsjuhtimine“, et nad oleksid kursis, mis on uued võimalused, mis muutub ja kuidas teha seadistusi,  kui uus lahendus on reaalselt kasutusele võetud.

„Koolitus annab tervikliku ülevaate NAV-I struktuurist ja sisemisest loogikast. Väga hea koolitusmaterjal on abiks kannete ja aruannete seadistamisel, samuti on lihtne selles olevate ekraanipiltide toel oma kolleege õpetada.“ (Marge Lambut, Kodupaber AS, Finantsjuht)

Käivitamise etapp – see on kõige olulisem etapp, sest sellega on seotud suur hulk ettevõttest (juhtkond, projektimeeskond, peakasutaja ja lõppkasutajad) ja sellel perioodil toimub ka kõige rohkem koolitusi. Selles etapis tuleb kindlasti koolitada kõiki NAV-i kasutajaid, et nad saaksid oma igapäevatööd ilma suuremate takistusteta teha. Koolitus „Praktiline baaskoolitus Dynamics NAV kasutamiseks“ on oluline just lõppkasutajate jaoks, sest need teadmised aitavad neil viia läbi vajalikke testimisi. Lõppkasutajatele on siis oluline teada, kuidas NAV üldiselt toimib, kuidas seda kasutada ning mis muudatused on nende tööprotsessis sellest lähtuvalt.

„Uute programmidega on alati lihtsam alustada peale eelnevat koolitust“ (Hannes Hanimägi, Lunden Food OÜ, Tootmisjuht)

Lisaks baaskoolitusele tuleb selles etapis kindlasti läbi viia ka kliendipõhine protsessikoolitus eelkõige lõppkasutajatele, et nad oskaksid testida enda tööprotsessi ja seejärel ka kohe tööle hakata. Kliendipõhise koolituse maht, sisu ja osalejad sõltuvad juba sellest, mis protsesse NAV-i kasutuselevõtt hõlmab, kui keerukad on protsessid ning kui palju on ettevõttes erinevaid rolle.

Majandustarkvara kasutuse tõhusus kasvab ainult juhul kui lahendus ja selle kasutajad töötavad üheskoos.

Meelespea:

• Tee koolitusplaan: kaardista etapid, osalejad, maht, vajadused, võimalikud välis- ja majasisesed koolitajad.
• Varu piisavalt aega: ERP juurutus on üldjuhul kõige mahukam IT projekt ettevõttes, seega tuleks anda kasutajatele piisavalt aega testkeskkonnas „mängimiseks“. Liiga palju infot korraga ei ole ka tõhus.
• Koolita koolitajat: majasisene koolitaja teab küll täpsemalt ärispetsiifilisi tegevusi ja oskab eelseisvaid muudatusi kasutajatele kõige paremini edasi anda, kuid kindlasti vajab ta uusi oskusi ja teadmisi NAV lahendusest.
• Hoia kasutajaid kursis: mis protsessid ja muudatused toimuvad igapäevatöös ja kas toimub ka rollide muutusi.
• Kasuta erinevaid viise teadmiste edasiandmiseks: väliskoolitaja, majasisene koolitaja, juhendid, veebipõhised koolitused, erakonsultatsioon, klassikoolitused jne.
• Grupi suurus: soovitavalt maksimaalselt kuni 8 osalejat, et koolitaja jõuaks vajadusel kõigi osalejateni ning vastata ka tekkivatele küsimustele.