Majandustarkvara peakasutajast sõltub, kas ettevõtte äriprotsessid päriselt toimivad

Autor: Kristi Hakkaja, BCS Itera ärijuht

Iga majandustarkvara soetav klient tuleb varem või hiljem laua taha küsimusega, kes on see müstiline inimene nimega peakasutaja? Mis on tema ülesanne? Kas me peame palkama spetsiaalse inimese? Kas ilma peakasutajata ei saa? Koondasime siia kirjatükki BCS Itera klientide kogemuse sellest, kes on head peakasutajad, kust neid leida ja mida nad ettevõttele annavad.

Mis on peakasutaja ülesanne?

Majandustarkvara kasutamisel on peamine põhimõte, et oma äri põhiprotsesside defineerimise üle saab otsustada ja vastutada vaid ettevõte ise – see on äris põhikompetents, mida ei saa delegeerida ühelegi teenuspakkujale. Majandustarkvara peakasutaja on ettevõtte töötaja, kes vastutab, et just valitud äriprotsessid toimivad ka ettevõtte majandustarkvaras. Sisu poolest koonduvad peakasutaja tegevused 3 gruppi:

• Tervikvaade – majandustarkvara peab peegeldama ettevõtte olulisemaid äriprotsesse, elu tarkvaras ja väljaspool seda peab toimuma ühe sujuva protsessina. Selleks on oluline, et peakasutaja teab ja mõistab, kuidas ettevõtte poolt valitud majandustarkvara iseenesest toimib ning kuidas on selles tarkvaras tööle pandud konkreetse ettevõtte äriprotsessid. See eeldab peakasutajalt ühelt poolt teiste töötajatega võrreldes põhjalikumat majandustarkvara kui platvormi tundmist. Teisalt head ülevaadet sellest, millised ettevõtte äriprotsessid on majandustarkvaras kaetud ning millised ettevõtte töötajad ja millistes ülesannetes majandustarkvara kasutavad. Viimasest tulenevalt vastutab peakasutaja sageli ka kõigi majandustarkvara kasutavate töötajate kasutusõiguste määramise ja piiramise eest.

• Teised kasutajad – sõltuvalt ettevõtte suurusest ja majandustarkvara kasutajate arvust on peakasutaja ülesanne pakkuda esmast tuge kõigile või vähemalt võtmetöötajatele majandustarkvara kasutamisel tekkivate probleemide ja küsimuste osas. Teine ja olulisemgi peakasutaja ülesanne on aidata ettevõtte võtmetöötajatel, näiteks müügijuhil või laojuhil (keda majandustarkvara mõistes nimetatakse võtmekasutajateks) läbi mõelda ja otsustada, kuidas tema valdkonna äriprotsessid ja tegevused kajastatakse majandustarkvaras nii, et need sobituvad sujuvalt kokku ettevõtte ülejäänud äriprotsessidega. Näiteks, et majandustarkvaras saaks võimalikult hästi automatiseeritud, kuidas müügist liiguvad tellimused lattu komplekteerimisse ja sealt edasi koos arvega kliendile ning arved omakorda müügimehe tulemustasude ja ettevõtte kasumiarvestusse.

• Filter – eelnevast tulenevalt on peakasutaja ettevõttes omamoodi majasisene ja -väline filter. Ettevõtte sees koordineerib peakasutaja erinevate töötajate soove ja vajadusi. Ettevõttest väljapoole lisandub peakasutajale suhtlus majandustarkvarale tuge ja lisa-lahendusi pakkuva teenuspartneriga. Filtrina on peakasutaja ülesanne esmalt püüda kinni lihtsamad toeküsimused ja seeläbi vähendada teenuspartnerilt tellitavate toetööde mahtu. Peakasutaja keerulisem ülesanne on ettevõtte erinevate töötajate soovide ja vajaduste koordineerimine omavahel selliselt, et käiku läheks ainult niisugused protsessid, mis klapivad kokku ettevõte teiste äriprotsessidega ning toovad ettevõttele piisavalt tulu, et neisse tasub investeerida. Sellega tagab peakasutaja kontrolli ja optimaalsuse majandustarkvarale kulutatavate summade osas.

Kokkuvõttes täidab peakasutaja ettevõttes olulist ja keerulist ülesannet sobitada omavahel kokku ettevõtte äriprotsessid selliselt, et neid ellu viivad inimesed teeksid oma tööd võimalikult tõhusalt.

Kes on hea peakasutaja?

Peakasutaja ülesannetest paistab hästi välja, et tegemist on häid koordineerimisoskusi nõudva ja suurt väljakutset pakkuva rolliga. BCS Itera kogemus näitab, et edukad on need peakasutajad, kelle puhul saab välja tuua 3 olulist isiksuseomadust.

Vastutaja – iga juht teab, et vastutus on üks väärtuslikumaid isikuomadusi iga töötaja puhul, ettevõtte äriprotsesse kui tervikut mõjutava inimese puhul on see aga kohustuslik. Peakasutaja peab tegema keerulisi otsuseid näiteks tootmisprotsessi ja müügiprotsessi tervikliku toimimise eest – kui ta laseb tootmisjuhil ja müügijuhil tegutseda omatahtsi, siis ei pruugi finantsjuhi laual lõpuks numbrid enam kokku minna. Seepärast on äärmiselt oluline, et peakasutaja võtab vastutuse selle eest, et ta saab aru, kuidas erinevad äriprotsessid omavahel koos toimivad.

Otsustaja – selleks, et panna tootmisjuhi ja müügijuhi poolt väljamõeldud protsessid koos toimima, on peakasutajal sageli vaja teha otsuseid, et müügiprotsessi tuleb nüüd veidi tootmise vaates kohandada  või lisada veel mõned analüütilised tunnused, et finantsjuht saaks automaatselt kätte jooksva käibe aruande. Selleks on esmalt vaja, et peakasutajal on hea otsustusvõime, aga teisalt ka seda, et tal on ettevõttes piisavalt teadmisi äriprotsessidest ja autoriteeti endast üleval- ja allpool paiknevate töötajate suhtes, et nad on valmis temaga koos vajalikke otsuseid tegema ja nendega arvestama.

Eestvedaja – äriprotsesside läbimõtlemine ja korrastamine on paljude inimeste jaoks sama tüütu, kui toa koristamine. Eriti kui on vaja leida kompromisse, et protsessid omavahel koos ka toimiksid. Seepärast püüab suur osa võtmetöötajaid seda tegevust vältida või edasi lükata nagu teismelised sokkide kokku korjamist. Peakasutaja on see, kes peab terviku nimel suutma kõik võtmekasutajad koos tegutsema panna ning see nõuab head motiveerimise ja eestvedamise oskust.

Kasutasime ära oma paarikümneaastase kogemuse koostööst paljude klientidega ning vaatasime esmalt, kes on kõige levinumad peakasutajad. Selgelt kõige sagedamini on peakasutajaks pearaamatupidaja, aga ka teised finantsidega seotud rollid nagu finantsjuht ja kontroller.

Seejärel analüüsisime, millistest rollidest võib kõige sagedamini leida just häid peakasutajaid. Kogemused näitavad, et ülekaalukalt on head peakasutajad finantsjuhi ja kontrolleri rollides inimesed – saame siin pakkuda vaid loogikast lähtuvat selgitust, et ilmselt on see seotud asjaoluga, et iga vähegi oluline äriprotsess jõuab mingit otsa pidi ikka finantsi välja – kas kuludena (nt. tootmine, laohaldus, arendustegevus) või tuludena (nt. müük, teenused) ning just nendes rollides töötajad on harjunud igapäevaselt neid protsesse vastavas valguses analüüsima. Hea peakasutaja saab sageli ka spetsiaalselt ettevõtte majandustarkvara haldamise peale võetud projektijuhist – siin saame samuti lähtuda loogikast, et kuna nende igapäevane töö keerlebki ainult majandustarkvara ümber, siis nad kas saavad üsna edukalt hakkama või siis nad peatselt ei tööta enam selles rollis.

Mõnevõrra nõrgem seis on juhatuse liikmete, pearaamatupidajate ja IT juhtide osas. Siin saame taas pakkuda vaid meie kogemusel ja loogikal põhinevaid arutluskäike. Juhatuse liikmetel on reeglina endal suur vastutusala, mistõttu võib majandustarkvara koordineerimine jääda muude tööde kõrval vaeslapse osasse. IT juhtide puhul sõltub väga palju sellest, kas nad suudavad tulla välja oma töö tehnilisest poolest ning olla otsustajad ja eestvedajad, et saavutada piisav ülevaade ettevõtte protsessidest ja kolleegide hulgas vajalik autoriteet otsuste tegemiseks. Pearaamatupidajate osas võime öelda vaid niipalju, et kuna neid on valimis lihtsalt nii palju (44%), siis näeme nende hulgas mitmeid silmapaistvalt häid, aga kahjuks ka üsna kitsa fookusega peakasutajaid.

Mida annab ettevõttele hea peakasutaja?

Suures pildis võib öelda, et peakasutaja olemasolu ja tugevus määrab selle, kas ettevõtte äriprotsessid on paigas ja toimivad vaid teoorias või ka tegelikus elus ning kas need arenevad edasi või seisavad paigal. Peakasutaja loodud võidud on ettevõtte jaoks sama ärikriitilised kui need ohud, mis saavad tõeks siis, kui peakasutajat pole või tema sooritus ei ole eriti hea.