Miks on vaja ärianalüüsi lahendust?

Autor: Urmas Tutt; BCS Itera arendaja

Miks küll Sinu ettevõte vajab ärianalüüsi (edaspidi lühend inglise keelest BI – Business Intelligence) ja iseteenindusliku aruandluse (inglise keelne termin – Self Service Reporting) vahendeid?

Peamised valupunktid on alljärgnevalt parimate praktikate alusel välja toodud. Kui kasvõi üks neist haakub Sinu ettevõttega, siis on kindel võit garanteeritud BI ja Self-Service Reportingu tööriistade juurutamisel.

• Informatsiooni kiire kätte saamine on väga raske. Andmed on jaotatud paljude erinevate infosüsteemide, veebilehtede ja tabelarvutus programmide vahel. Ei ole ühte kindlat tõe allikat.
• Pudelikael tehnilise IT personali ja äriinfo lõpptarbija vahel. Suureneb ajaline viide ja risk, et kokku kogutud andmetele antakse äriliselt õige tähenduslik tõlgendus. Ärijuht sõltub liiga palju tehnilistest töötajatest, puudub võimalus kiire ja operatiivse iseteenindusliku aruandluse teostamiseks.
• Aeglus ehk käsitööna kokkupandava aruandlöuse tõttu laekub strateegiliseks ja opetatiivseks juhtimiseks vajalik informatsioon kuude ja kvartalite lõikes, mitte nädalate ja päevade kaupa.
• Paljud töötajad Sinu organisatsioonis on seotud aruandluse koostamisega. Kopeerivad andmeid tabelarvutus programmi, millest levinuim on Microsoft Excel, manipuleerivad seal andmetega ja lõpuks saadavad elektronposti kaudu edasi infotarbijatele. See kõik on väga vea tundlik. Samuti ettevõttele väga kulukas. Selle asemel võiks nad tegeleda näiteks juhtimisega, müügiga, kulude optimeerimisega ja klientide teenindamisega.
• Hajusates süsteemides on sageli sadu aruandeid. Paljusid neist ei kasutata kas üldse või on mõni valdkonnajuht ülekoormatud nende kõigi haldusega. Erinevate valdkondade juhid manipuleerivad andmetega tabelarvutuse töölehtedel. Tulemuseks on erinevad arusaamad ja konfliktid. Palju aega kulub vaidlustele kellel mis seisuga ja kui õiged aruanded on koostatud.

Hästi realiseeritud BI ja iseteeninduslik aruandlus keskkond lahendab sellised probleemid.

Analüüsi ja aruandluse vajaduste määratlemine

Seejärel kui on kindlaks tehtud et BI tööriistad saavad tõesti Sinu äri aidata, tuleb määratleda analüüsi tegelikud vajadused. On selleks näiteks müügi info, tarniate monitooring, personali andmete analüüs või klientide maksekäitumine?

Kõige olulisem igas BI projektis on määratleda kolm asja. Nendeks on faktid, mõõdikud ja dimensioonid.

• Faktidide all mõeldakse kõikvõimalike äritehinguid, mida on vaja analüüsida ja mille üle aruandlust pidada. Näiteks tellimused, arved, maksed, varade hindamised, kauba saadetised jne.
• Mõõdikud on faktide alusel tuletatud arvväärtused. Neid on nii lihtsaid kui ka keerulise arvutus käiguga. Näiteks käive, kasum, laoväärtus, maksepäevad, kulud jne.
• Dimensioonide lõikes on võimalik aruandlust grupeerida ja liigendada. Tüüpilisemad dimensioonid on näiteks klient, hankija, kaup, müügiesindaja, aeg. Dimensiooni atribuudid peavad olema piisava detailsusega, et saada vajaliku aruandlust. Näiteks kauba dimensioonis on sageli lisaks koodile ja nimetusele lisatud kauba grupp, kategooria, mõõtühik või värv jne.

Selguse mõttes jagatakse analüüs ja aruandlus funktsionaalseid ärivaldkondi katvateks mooduliteks. Näiteks müügianalüüsi ja finantsi moodulid. Sellisel juhul on võimalik hoida fookust müügiga seotud aruandlusel ning käsitleda müügianalüüsi omaette projektina. Diagramm. Millistes valdkondades BI kasutatakse

Mida arvestada BI vahendite valikul?

• Iseteenindusliku aruandluse (Self-service reporting) tugi on peamine mida tänapäeva ärikasutaja vajab. Selleks et vaadelda aruandeid kasutades erinevaid filtreid ja grupeerimise võimalusi ilma tehnilise personali abita.
• Drill-down analüüs, et dünaamiliselt liikuda üldistatud vaatelt detailsema poole. Näiteks kauba gruppide pealt, kaupade ja kliendi segmentide lõigetele.
• Andmete visualiseerimine graafikute ja diagrammide abil annab väga hea ülevaate trendidest ja kõrvalekalletest. Enam ei pea lugema numbritest kirjuid suuri tabeleid, et vastu võtta õigeid juhtimis otsuseid.

• Mõõdikute töölauad (Dashboards) koondab endas kasutajate grupile või rollile vajalikud aruanded erinevatest allikatest, tavaliselt graafilises esitluses.
• Aruandluse plaanuri (Scheduler) tugi on hea omadus, et seadistada suuremad ja aeganõudvamad perioodilised aruanded automaatselt koostatavateks ja saatmiseks kasutajatele e-kirja teel.
• Mobiilsete seadmete tugi on samuti kaasaegse BI tehnoloogia tavapärane osa. Kasutaja liides peab oskama arvestada tahvelarvutite ja nutitelefonide iseärasustega.
• Turvalisus informatsioonile ligipääsu võimaldamise ja keelamise osas on tähtis omadus. Ligipääsu juhitakse kas valdkonna põhiselt, või keelatakse lausa ridade ja veergude täpsusega. Näiteks teatud kasutajate eest peidetakse kauba omahind, või ei näidata finants aruannetes palgaga seotud kontode andmeid.

BI ja iseteenindusliku aruandluse lahendusi on erinevat liiki. Ühed on keskendunud rohkem ühtedele omadustele ja võimalustele, teistel jällegi fookus mujal.

Peamised liigid on järgmised.

• Suurettevõtte BI (Enterprise BI) lahendused on väga rikkalike võimalustega ja töökindlad ning toetavad väga suuri andmemahte. Need on suhteliselt kallid ning juuruts protsess võtab palju aega.
• Andmete visualiseerimise tööriistadel on fookus info graafilisel esitlusel. Need on suurepärased töövahendid juhtimistöölaudade, diagrammide ja graafikute koostamiseks. Sisaldavad ka iseteeninduse elemente. Tavaliselt on klient-server arhitektuuriga ning vajavad töökoha arvutitesse paigaldamist.
• Aruandluse tööriistad on keskendunud trükitavate aruannete koostamiseks. Need ei ole tegelikult BI vahendid. Nad on küll suhteliselt odavad, kuid aruannete koostamine on väga tehniline ja jääb tavaliselt IT osakonna tööks.
• Pilveteenuse BI on kasvav trend. Veebipõhine lahendus tarkvara rendimudelina (Software as a Service, SaaS). Pilve korral ei ole suuri investeeringuid, makstakse jooksva kasutamise eest. Keskkond üle interneti turvaliselt kättesaadav kõikjalt. Takistusteks võivad osutuda keerulisemad andmete integratsioonid. Kahjuks esineb takistusena ka kasutajate eelarvamusi pilveteenuse turvalisuse osas.
• Rätsepatöö lahendusteks kutsutakse isetehtud lahendusi, mis kombineerivad tabeltöötluse programmide ja serveriteenuste võimalusi. Tänapäeval ei ole need elujõulised, ei suuda tehnoloogiliste arengutega kaasas käija, soovida jätab tavaliselt ka turvalisuse pool ja iseteeninduslikud võimalused.

Millist liiki lahendust valida? Ärianalüütikule kelle ülesandeks  trende ja kõrvalekaldeid jälgida sobivad kindlasti visualiseerimise vahendid. Väiksematele ettevõtetele tänasel päeval pilveteenuste lahendused.

Diagramm. Mis omadusi kliendid BI rakenduse juures hindavad.

BI projekti kulud ja ootused

BI lahendused jagatakse tänapäeval traditsioonilisteks ja pilveteenuse põhisteks. Traditsiooniliste lahenduste all mõeldakse kogu IT infrastruktuuri omamist, küllaltki pikka ja keerukat tarkvara lahenduse juurutamist. Gartneri uuringute kohaselt neist projektidest 70 protsendi ligi ka ebaõnnestub. Pilveteenuste kasutamisel on alustamise ja toe kulud madalad. Tavaliselt sisaldavad pilvepõhised BI lahendused andmete visualiseerimise ja iseteeninduse komponente.

Kulupõhiselt analüüsides BI lahenduste poolt investeeringute tasuvuse määra ROI (Return On Investment) on uuringu firmad välja toonud järgmised tasemed.

• Aruannete automatiseerimise tase, mis annab peamiselt ajalise kokkuhoiu. Samuti väheneb vigade hulk. ROI 188%
• Taktikaline BI tase, analüütikat kasutatakse otseselt otsustus protsesside toeks, mitte ainult ajasäästmiseks. Keskmine kasulikkus. ROI 389%
• Strateegiline BI tase, analüüs ja aruandlus on juurutatud ja kasutusel terves organisatsioonis. Kasutatakse igapäeva tegevuste analüüsimisel vastu juhtkonna poolt püstitatud strateegilisi eesmärke. Kasu on siin kõige suurem. ROI 968%

Edu saavutatakse järgmistes tegevustes

• Juhtimisaruanded ei viibi, nende kasutamise sagedus suureneb
• Tsentraalne info kaotab arusaamatused erinevate aruande koostajate vahel
• Vähenevad vead, andmekvaliteet paraneb
• Infosüsteemidesse kogutud väärtuslikud andmed muutuvad kasulikuks juhtimisinfoks
• Infot saab jagada nii organisatsiooni sees erinevatel tasemetel juhtidest töötajateni, kui ka jagada infot klientide, hankijate ja teiste koostöö partneritega.

Kokkuvõte

Selleks et edukalt alustada, planeerida ja juurutada BI ja iseteeninduslik aruandluse projekt ettevõttes peab siin käsitletud teemad põhjalikult läbitöötama. Esmalt selgitama välja vajaduse. Valima vajadusi katva lahenduse liigi. Määratlema detailselt analüüsi ja aruandluse vajadused. Arvestada tuleb tehnoloogiliste võimaluste ja infosüsteemide integratsiooni võimaluste vahel. Põhjalik eeltöö tagab projekti eduka teostuse. Investeeringud BI lahendustesse toodavad end kordades tagasi.