Dynamics NAV soetamine on nüüd veelgi kergem

Autor: Leho Hermann; BCS Itera müügijuht

Kuigi pilveteenuse mõiste käib viimase ajal läbi kõikidest infokanalitest, siis selguse mõttes kordame üle, et mida see majandustarkvara vaates tähendab. Pilv on kui teatud teenus, mida klient igakuiselt ostab täpselt nii palju, kui tal vaja on. Antud juhul me räägime Dynamics NAVi litsentsidest ja serverist, mida on vaja selle tarkvara jooksutamiseks.

Toome alljärgnevalt mõned näited BCS Itera klientidest, kes on otsustanud soetada NAV lahendus just pilveteenuse kaudu ehk miks nad seda tegid ja kuidas see neile kasulik on. Loodetavasti aitavad praktilised näited paremini mõista selle valiku eeliseid.

Näide 1 – finantsteenuseid pakkuv ettevõte, kes seni kasutas väikeettevõttele mõeldud majandustarkvara oli ühel päeval olukorras, kus mahud olid muutunud juba nii suureks, et olemasolev lahendus jäi kitsaks. Kuigi juhtkonnal oli siht silme ees, kuhu tahetakse mingi ajaga jõuda, siis tegelikult ei teatud, kui suur saab tulevikus olema NAVi lahendus või kui suurt ressurssi NAV vajab andmete töötlemiseks.

Kuna kogu lahendus otsustati pilve panna, siis oli võimalus alustada minimaalse vajaliku serveri võimsusega ning NAVi kasutajate arvuga, mis tähendas ka väiksemaid igakuised kulusid. Aja jooksul ettevõte kasvas ning sellest tulenevalt ka andmemahud suurenesid ja vajasid suuremat serveri ressurssi. Ning seda mitte kogu aeg, vaid aeg-ajalt. Tänu pilvetehnoloogiale oli võimalik vajadusel mingiks perioodiks piltlikult öeldes ühe nupuvajutusega serveri ressurss duubeldada ning hiljem normaalsele tasemele tagasi keerata.

Milline oleks olnud pilve alternatiiv? Antud ettevõte oleks pidanud ette nägema oma mahtude suurenemist ja juba alguses investeerima riistvaralahendusse arvestades kõige suuremat ressursivajadust (mida tegelikult ei ole pidevalt vaja). Lisaks oleks jäänud risk, et kui alguses kohe tulevasi vajadusi õieti ei hinnata, siis tuleb esmane investeering riistvaralahendusse üldse maha kanda ning veelgi võimsamad serverid soetada. Ehk pilv andis vajaliku paindlikkuse võimsuste planeerimisel ning maandas investeeringuga seotud rahalisi riske.

Näide 2 – tootmisettevõte, kes piltlikult öeldes üleöö suurendas kordades oma tootmismahtusid. Kui seni oli hakkama saadud lihtsa lahendusega, siis tootmismahtude suurenemisega kaasnes vajadus suurema funktsionaalsusega majandustarkvara ning kindlama riistvaralahenduse järele väga lühikese aja jooksul. Lisaks puudus omaenda IT-meeskonnal paraku Microsofti tarkvara kompetents.

Pilvelahendusele minek võimaldas serverid käima panna tundidega, kusjuures IT-meeskond ei peagi midagi teadma Microsofti lahendustest ega litsentseerimisest, kuna see on kõik juba igakuise teenuse sees. Nii nagu eelminegi näide, siis ka antud juhul oli võimalik alustada miinimum-konfiguratsiooniga ning seda suurendada ajas vastavalt vajadustele. Kuna ettevõtte mahud järjest kasvavad, siis ei oska tegelikult keegi ennustada, et millised on vajadused näiteks aasta pärast.

Milline oleks olnud alternatiivne lahenduskäik? Kuna uus lahendus oli vaja tööle saada loetud päevadega, siis suure tõenäosusega oleks nii kiiresti olnud väga keeruline leida valmis serverlahendust (tavaliselt on nende tarneaeg tellimisest 2-4 nädalat). Lisaks oleks pidanud IT-osakond investeerima sellesse, et saada selgeks Microsofti tehnoloogiad, mida igapäevaselt oleks tulnud hooldama hakata ning vajalik oleks olnud ka litsentseerimise tundmaõppimine.

Antud juhul võimaldas pilveteenus võtta kasutusele uue lahenduse väga kiiresti ning kohaliku IT-meeskonna koormus sellest ei tõusnud.

Näide 3 – tootmis- ja distributsiooniettevõte filiaalidega üle Baltikumi juurutas endale analüüsilahenduse, aga nagu analüütikaga ikka, siis seda peab ajas järjest tuunima, et kõik kasutajad saaksid just selliseid analüüse nagu antud ajahetkel vaja on. Selleks aga oli vaja kõrvale samasugust arendus- ja testkeskkonda, mis oleks tähendanud täpselt samasuguse serveripargi ja litsentside soetamist. Samas arendustööd toimuvad loetud päevadel kuus e rahaliselt ei oleks selline investeering ennast kindlasti ära tasunud.

Pilveteenuse puhul oli võimalik sarnase keskkond lihtsalt üles ehitada ja kasutada seda ainult nendel aegadel, kui reaalselt arendust või testimist oli vaja teostada. Ehk muul ajal on serverid välja lülitatud ning serveri tööressursi ja litsentside eest tasuma ei pea. Piltlikult öeldes on võimalik paari kohvitassi hinnaga teha päeva jooksul vajalikud uuendused analüütikalahenduses ära ning need töökeskkonda tõsta ning arenduskeskkond taas välja lülitada.

Ilmselge rahaline võit tuli sellest, et makstakse ainult selle aja ja ressursi eest, kui reaalselt süsteemi kasutatakse. Alternatiivina oleks tulnud soetada serverid ja litsentsid, mis suurema osa ajast seisaksid jõude.

Näide 4 – väike hulgimüügiettevõte soovis parema analüütika saamiseks ning mahtude suurenemisel minna üle NAVi lahendusele, kuid ei soovinud teha koheselt suuremahulisi investeeringuid.

Pilvelahenduse puhul taaskord oli võimalik alustada minimaalse riistvaralahendusega, mis hetkel kõik vajadused rahuldas ning NAVi osas anti esimestel kuudel ligipääs ainult mõnele kasutajale. Aja jooksul küll kasutajate arv suurenes. Lisaks oli oluline komponent, et kuna juba oli kasutusel pilveteenusena ka Office’i pakett (Office365), siis kõik muud lahendused pidid samamoodi olema igalt poolt ja igal ajahetkel kättesaadavad ning Office365-ga liidestatud.

Antud ettevõte sai kiiresti lahenduse käima panna ning igakuiselt valida, kui mitu kasutajat NAVi kasutab. Alternatiivina oleks tulnud maksimaalne arv NAVi kasutajalitsentse kohe välja osta ning riistvaralahenduses teha eraldi seadistusi, et kõik ettevõttes kasutatavad lahendused oleksid igal pool ja igal ajahetkel kättesaadavad.

Seega võib pilve minnes iga ettevõte leida võidukohti väga erinevalt – kes optimeerib litsentside kasutust; kes vajab erinevatel aegadel erinevaid arvutusvõimsusi; kes ei soovi koheselt teha suurt rahalist investeeringut, vaid kasutada seda raha muudes protsessides jne. Kas ühel või teisel moel, aga võit kindlasti tuleb – kas on see siis mõõdetav rahas või skaleeritavuses (täna olen väike, aga homme suur ning kõik töötab endiselt tõrgeteta) või arenguvõimalustes (on olemas kuluefektiivsed arenduskeskkonnad).

Soovitame kindlasti oma ettevõttes uute lahenduste (nii riist- kui ka tarkvara) juurutamisel kaaluda erinevaid variante (kas osta välja või kasutada teenusena e pilves) ja leida nendest endale sobivaim.