Lahendus, mis mõistab rendiettevõtte vajadusi

Autor: Helen Michaels, BCS Itera konsultandid Rain Raadla ja  Meelis Puss, BCS Itera projektijuht Külli Rebane,

Rendiettevõtete esmasteks vajadusteks on kiire ülevaate seadmete asukohast, rendi kestvusest, järjepidamine seadmete hoolduste üle ning rendiseadmete täienduste paindlik käsitlemine. Dynamics NAV rendilahendus võimaldab paari inimesega ära hallata tuhandete seadmetega varapargi, olgu tegemist kohvimasinate, autode, abivahendite või ehitustehnika rendiäriga.

Kerge lepingute haldus ja autoriseeritud isikute kontroll

Ettevõtted, kelle klientide arv küündib tuhandeteni ja kes haldavad suurt rendiseadmete parki, peavad väga oluliseks seadmete väljarentimise toimingute kiirust ja operatiivsust. Meeldiva kliendikogemuse loomine algab rendiäris juba alates lepingu sõlmimise hetkest. Dynamics NAV rendilahendus võimaldab kanda süsteemis defineeritud rendiseadmete info vaid mõne sekundiga eeltäidetud lepingule ja näiteks lennujaama autorendi klient kogeb meeldivalt sujuvat teenindust, kui lepingu sõlmimine võtab aega vaid mõne minuti.

Korduvaid rendiperioode või seadmete muudatusi võimaldab NAV kergesti hallata olemasoleva lepingu raames. Ilma lepingut katkestamata saab süsteemis lisada uusi rendiseamete ridu ja hõlpsalt hallata ka aastaid kestvaid perioode. Näiteks tööriistade või isiklike abivahendite rentnikud on tihti püsikliendid, kelle teenindamisel on rendisuhte muudatusi kiiresti käsitlev funktsioon suureks abiks. Lepingute haldus hoiab järje peal ka kõige keerukamad rendisuhted ning teavitab kasutajat lepingu lõpetamise võimalusest kohe, kui viimane renditud seade on rentniku poolt tagastatud ja arveldatud.

Juriidilisest isikust rentnike teenindamisel tuleb arvestada nende sooviga rentida seadmeid mitme volitatud esindajaga mitmetele objektidele ja sageli korduvatel perioodidel. Selliste kliendisuhete hõlbustamiseks on rendilahenduses autoriseeritud isikute kontrolli funktsioon.

Arveldamise võimalused

Erinevate arveldamistsüklite haldamine ilma majandustarkvarata oleks rendiäris suur väljakutse. Kui rentnikke on palju, peab rendiettevõte olema valmis pakkuma paindlikke arveldamisvõimalusi vastavalt rendiperioodi pikkusele ja kliendi soovile. NAV rendilahendus võimaldab määrata erinevaid arveldamistsükleid, millest levinumad on  tunni-, päeva-, ja kuurent. Reaalselt töötatud tunnid saab NAV rendilahendusse sisse lugeda rendimasina loendurilt. Vastavalt kliendi soovile saab teha üksikuid arveid ja koondarveid neile, kes rendivad mitmeid seadmeid erinevatel objektidel.

Rendiettevõttele, kes rendib koos seadmetega ka tarvikuid, on abiks võimalus arveldada eraldi tarvikute eest, olgu need  teemantkettad, liivapaberid või muu. Nii näiteks saab tööriistalaenutus mõõta tarvikud väljarentimise ning tagastamise hetkel ning kliendiga arveldada reaalselt kulunud osa.

Hinnaliste seadmete – näiteks ekskavaatorid, ehitusmasinad või autod – rentimisel peab ettevõte targalt planeerima tagatisrahade ja rendikindlustuse arveldamise korra. Majandustarkvara aitab seda süsteemselt käsitleda, näiteks protsendina rendihinnast või kokkuleppelise summana. Rendilahendus võimaldab süstematiseerida tagatise suurust ja määrata, millistele seadmetele seda rakendatakse.

Tulevasi rendiperioode aitab pikalt ette planeerida rendikalender. See funktsionaalsus näitab lihtsalt ja ülevaatlikult rendiseadmete saadavust, rendiperioode ja tagastamise aega. Nii näiteks, kui ehitusfirma teab, et tal on kahe kuu pärast vaja teatud tüüpi ekskavaatorit, saab rendiäri masina rentnikule ette broneerida.

Hoolduste planeerimine ja funktsionaalsuse testid

Seadmete ümber komplekteerimise ja remondi olukorrad on igapäevasteks väljakutseteks sõltumata, kas tegemist on autosid, tööriistu, joogiautomaate või ehitustehnikat rentiva ettevõttega. Tarkvara aitab hallata ülevaadet nii remonti vajava seadme asukoha, transpordi, asendusseadme kui ka töötajate kohta, kes on määratud seadet parandama. Sarnaselt aitab NAV planeerida ette regulaarset hooldust näiteks iga 5000 km või 1000 töötunni järel. Korralise hoolduse ette planeerimine ja laoinfo reaalajas kättesaadavus on tähtsad olukordades, kus hoolduse ajaks tuleb kliendile viia asendusseade või lattu tellida hoolduseks vajaminevaid varuosi.

Rendiseadmete töökindluse kontroll enne rendile andmist on usaldusliku kliendisuhte hoidmise alustalaks ja näiteks ehitusmasinate korrasoleku kontroll aitab tagada, et masin ei põhjustaks ehitusobjektil õnnetust. Majandustarkvaras kirjeldatud funktsionaalsuse testide juures on kasutajal võimalik määrata, kas need sooritatakse enne seadme väljarentimist või tagastamisel.

Renditegevuse analüütika

NAV rendilahendus salvestab renditegevuse kohta palju teavet, mis annab äri kohta head juhtimisinfot. Müügikäivete või krediidi aruandlus aitab juhtida igapäevaseid müügitegevusi ning hoida häid kliendisuhted, tagades samal ajal krediidikontrolli. Analüütiliste aruannetena saab luua renditeenuste kasumlikkuse vaadet, kui majandustarkvaras on loodud seos müügiinfo ja  rendiseadmete soetusmaksumuse vahel.

NAV rendilahendus muudab väljakutsed võimalusteks:

• Ülevaade renditegevuse kasumlikkusest
• Klientide kiire ja efektiivne teenindamine
• Paindlik lepingute haldus
• Mitmeid võimalusi pakkuv arveldus
• Rendikalender – ülevaade seadmete saadavusest, asukohast, rendiperioodidest
• Mugav rendiseadmete hoolduste haldamine
• Võimalused varuosade laoseisu optimeerida