Office abielu majandustarkvaraga Dynamics NAV
Autor; BCS Itera peakonsultant ja tootejuht Margo Touart
Äritarakvara südameks on andmebaas. Andmebaas määratleb väga rangelt kuidas andmeid hoitakse ning sellest tulenevalt ka, millisel kujul neid sisestada tuleb. Vastupidiselt äritarkvarale on Office aga eelkõige vabas vormis andmetega töötamise vahend, inimesele hästi mõistetav ja lihtsasti kasutatav ning seetõttu ka väga levinud.
Äritarkvara Microsoft Dynamics NAV ja Office koostöös pakuvad uusi põnevaid võimalusi, kuidas muuta igapäevatööd veelgi mugavamaks ja efektiivsemaks.
Äritarkvara andmed Excel-is
Andmetest väljavõtete tegemiseks, andmete töötlemiseks ning neist aruannete (ja graafikute) koostamiseks on Excel suurepäranene töövahend, millega iga kontorikasutaja hakkama saab. Dynamics NAV paigaldab Excelisse täienduse, mille läbi saab andmeid pärida ning edaspidi ühe klõpsuga värskenda. Neist algandmetest on hea koostada graafikuid v. muid väljundeid, mis nagu ikka Excelis, seepeale koheselt uuenevad.
Excel-i andmed äritarkvaras
Saab ka vastupidi ehk andmeid Excelist äritarkvarasse. Eriti kasulik on see juhul, kui saame Exceli massmuutmise (kopeerimine, vedamine) võimalustega andmeid lisada, korrastada. Seejärel valmis andmete (tagasi)kandmine äritarkvarasse aitab kokku hoida hulga sisestusvaeva. NAV 2015 versioonist alates saab andmekirjeid kopeerida ja kleepida Excelist ning alates NAV 2017 versioonist salvestada andmed äritarkvara andmebaasi otse Excelist. Viimane võimaldab luua sisuliselt uusi „mini“ andmesisestuse töökohti Excelis.
Dokumentide kujundamine Word-is
Wordi dokumente luua ja kujundada oskab suuremal või vähemal määral iga arvutikasutaja. Aga kuidas oleks, kui äritarkvara arvet või mõnd muud dokumenti saaksime kujundada samamoodi? Nii saabki. Wordi kasutajasõbralikud kujundustööriistad on integreeritud Dynamics NAV-i. Avades kujundusrežiimi kuvatakse Word-i dokument, millele on lingitud andmed äritarkarast. Andmevälju saab ümber paigutada, eemaldada, lisada. Samuti muuta kujundust ja teksti nii nagu Word-is harjunud oleme. Kujundusrežiimi sulgemisel laetakse muudatused äritarkvarasse ning edaspidi väljastatakse dokumenti (pdf-i või printerisse) juba vastavalt uuele kujundusele.
E-meili kujundamine Word-is
Word-i saab kasutada ka äritarkvarast saadetavate e-meilide kujundamisel. Pakkumised, tellimused, arved, saldoteatised – kõigile neile saab luua viisakad kaaskirjad. Lisaks tekstile ja piltidele (n. taust või logo) saab e-meili sisus kaasata ka andmeid saadetavalt dokumendilt.
Äritarkvara Outlook-is
Outlook – paljude jaoks kindlasti enimkasutatav rakendus igapäevatöös.
Kujutagem ette, et teile saabub e-kiri kliendilt. Outlook tuvastab meiliaadressi järgi kliendi ning kuvab e-meilil kliendi võlnevuse, vaba krediidilimiidi või mõne muu teid huvitava info, mis on saadaval äritarkvarast. Kas pole mugav?
Või siis, klient soovib täpsutada midagi seoses viimatise tellimusega ning mainib kirjas ka dokumendi numbrit. Outlook tuvastab numbri järgi dokumendi Dynamics NAV-is, ning leidmisel, kuvab numbri e-meilis lingina. Lingi klikkimisel viiakse kasutaja otse dokumendile äritarkvaras. Minu meelest äärmiselt mugav.
Office ja Dynamics NAV pakuvad neid ja veel mitmeid teisi kooskasutuse võimalusi. Head avastamist ja kasutamist!
