Ärianalüüsi lahendus, kas ja milleks on andmeladu vaja

Autor: BCS Itera konsultant-arendaja Mihkel Nugis

Majandustarkvara (ERP) on ettevõttes kesksel kohal tehingute läbiviimisel, andmete protsessimisel ning säilitamisel. Aja jooksul kogutud andmed kannavad endas väärtusliku informatsiooni firma tegevuse kohta. See omakorda võimaldab hinnata ettevõtte senist tegevust ja aitab otsustada kas ja mida muuta, et tulemused oleksid tulevikus paremad kui siiani.

Ärianalüüsi lahenduste eesmärk on sellest tohutust aastatega kogutud andmete hulgast leida õige info selliselt üles, et see meile mingit teadmist annaks. Aruanded on ERP lahenduste üks loomulike koostisosi. Võib tekkida küsimus, miks on vajalik veel lisaks mingid lahendused aruannete koostamisel.

Üks probleem on selles, et ERP programmi kood ja andmebaasi struktuur on kohandatud selliselt, et oleks võimalik saada minimaalse vaeva ja ajakuluga info sisestatud, töödeldud ja salvestatud. Kui on vajadus neid andmeid pärima hakata, siis ei ole sellised otse ERP baasi pihta tehtavad päringud optimaalsed – need koormavad andmebaasi süsteemi. Oleme kohanud olukordi, kus aktiivsel aruannete võtmise perioodil on teistel kasutajatel raskendatud samal ajal oma igapäeva protsesse läbi viia programmis. On näiteid, kus otse majandustarkvara baasist võetud aruanded kestavad tunde ja sisuliselt peatavad muu töö.

Teine probleem ERP programmi sisse ehitatud aruannetega on see, et ükskõik kui palju neid ka ei oleks ikka tekib varem või hiljem vajadus mõne uue aruande järele. Sellisel juhul ei aita muud kui pöörduda IT-arendaja poole, sest ainult tema on võimeline orienteeruma selles küllaltki tehnilises andmebaasi tabelite ja seoste rägastikus.

Ärianalüüsi lahendus ei tegele ainult aruannete koostamisega.  Aruanded on vaid kogu lahenduse jäämäe nähtav osa.  See, mis kasutaja eest varjatuks jääb on töö andmete kogumise ja korrastamisega. Andmed kohandatakse sellisele kujule, mis võimaldab nende pealt luua päringuid efektiivselt ja tulemused on kasutajale arusaadaval kujul. Selline andmete protsessimine võtab suurte andmebaaside korral päris palju aega, mida tuleb mõõta tundides. Et mitte iga uute andmete laekumise korral kogu arvutust uuesti sooritada, on mõistlik juba korras andmed talletada eraldi baasi, mis ongi ärianalüüsi mõistes andmeladu.

Andmelao kontseptsioon iseenesest ei ole keeruline aru saada. Andmebaasi serveris eraldatakse eraldi ruum, kuhu talletatakse ärianalüüsi aluseks olevad andmed. Andmeladu täiendatakse regulaarselt (igaöiselt) uue päeva jooksul lisandunud infoga. Aruanded pöörduvad oma päringutega andmelaos olevate tabelite poole, segamata sellisel viisil põhisüsteemi tööd.

Võib näida serveri ressursside raiskamisena hoida samu andmeid kahes kohas: ERP baasis ja BI andmeloas. Mitmed hüved, mida andmeladu pakub, õigustavad need kulutused kuhjaga ära.

• Andmeladu võimaldab ühte baasi kokku integreerida mitmetest erinevatest andmeallikatest (ERP, CRM ja mitmesugused muud kasutusel olevad info allikad) kogutud andmed. Andemete struktuur viiakse ühtse loogika alla ja see lubab võrrelda andmeid, mis oma algsel kujul ei oleks võrreldavad või nõuaks aruande koostajal suurt vaeva andmete kokku viimisel.
• Andmelaos on võimalik säilitada ajalugu, isegi kui algses baasis andmed kaovad. Tihti on mõistlik ERP rakenduse versiooni vahetamisel mitte tuua kaasa kogu seal olnud tehingute ajalugu. Kasvõi selleks, et vähendada rakenduse koormust. Sellisel juhul alustatakse uue versiooniga puhtalt lehelt, tuues üle ainult saldod. Aruandluseks vajalik ajalooline info säilitatakse BI andmelaos.
• Andmelaos saab andmete esitust korrastada ja kohendada: näiteks muuta tabelite ja väljade nimetused selliselt, mis aitavad kasutajal lihtsamalt mõista nende andmete sisu.
• Andmelaost tehtavad päringud on kordi kiiremad, kui sarnased päringud otse tööbaasidest. Need koormavad vähem süsteemi ja ei sega teisi ERP programmi kasutajaid oma igapäevases töös.
• Andmeladu saab majutada spetsiaalselt selleks eesmärgiks seadistatud eraldi serveritesse, mis tõstab veelgi päringute efektiivsust.
• Kuna andmed on kasutajatele arusaadavas keeles, siis uute aruannete koostamisel ei ole tarvis kaasata IT spetsialisti abi.
• Kõik kasutajad saavad andmeid ühest kohast, mis tähendab et ei teki segadust, kus erinevate inimeste loodud aruanded näitavad erinevaid numbreid, kuna on kasutatud andmete kogumisel erinevaid meetodikaid ja loogikat.
• Kasutajatele on võimalik anda õigused näha ja töödelda ainult selliseid andmeid, mis on neile olulised. Näiteks kaupluse juhatajad näevad ainult oma kaupluse tehinguid.

Kokkuvõtteks, vaatamata lisakuludele, mis kaasnevad andmelao juurutamise ja ülalpidamisega, toob selline lahendus kiiresti kulutatu tagasi, võimaldades otsustajatel saada omale  vajalik info kätte ilma kõrvalise abita ja just siis kui see on oluline. See omakorda parandab ärijuhtimise kvaliteeti kõigil juhtimistasanditel.