Ettevõtte sisene töötaja ja juhi iseteenindusportaal, milleks hea?
Autorid: Silja Kärbis; BCS Itera tootejuht ja Ülle Kiivet; BCS Itera konsultant
Iseteenindusportaale on tänasel päeval kasutusel erinevaid. Oleme harjunud, et teeme kõiki tegevusi kodu, tööl või õues arvuti taga – teeme panga ülekandeid, ostame puhkusepileteid, registreerime ennast arstile, tellime id-kaarti või saadame pakke lähedastele.
Selles valguses on järjest rohkem ettevõtetel tekkinud vajadus muuta ettevõtte sisest infovahetust automaatseks ja elektroonseks ning selleks on parim lahendus ettevõtte sisene töötaja ja juhi iseteenindusportaal.
Tänasel päeval kasutatakse ettevõtetes erinevaid infovahetuskanaleid – e-kirjad, telefonid, intranet jpt. Ennekõike kasutatakse kombineeritult infovahetuskanaleid. Eelpool toodud vahendite puhul on kõige keerulisem, et suhtlusest ei jää maha jälge nii, et oleks võimalik jälgida tegevuste järjekorda või kelle juurde info stoppama jäi. Näiteks töötaja esitas puhkuseavalduse juhile kinnitamiseks, võib juhtuda, et juht unustas töötajale koopia puhkuseavalduse kinnituse kohta saatmata või juhil jäigi puhkuseavaldus kinnitamata. Veel keerulisem on, kui töötaja unustab üldse puhkuseavalduse esitamata. Samuti puhkusejäägid – töötaja läheb puhkusele ja tahab teada palju tema puhkusejääk puhkusele mineku hetkel on, ning selleks helistab ta personalispetsialistele, kes siis vaatab puhkusesaldo süsteemist järgi ja edastab info. Antud juhul langeb koormus personalispetsialistile. Võib ka juhtuda, et juhtidel puudub ülevaade alluvate puhkuse saldodest.
Oleme täna esimese etapis loomas Dynamics NAV veebikliendile ettevõttete sisest töötaja ja juhi iseteenindusportaali, kus on kõikidel töötajatel ligipääs oma andmetele – lisavõimalusena on töötajatel võimalik oma teatud andmeid muuta, näiteks isiklikku telefoninumbrit, kodust aadressi, pangakontot, e-maili aadressid. Andmeid saab muuta vastavalt ettevõtte poolt tehtud seadistustele. Loodavas lahenduses hakkab juht nägema oma alluvate andmeid, puudumisi, sünnipäevasid. Kõik ettevõtte töötajad näevad vastavalt ettevõtte seadistusele kõikide töötajate kohta andmeid (näiteks töötajate nimesid, ametinimetusi, osakondi, telefoni numbreid, e-kirja aadresse), töötajate puudumisi, sünnipäevasid. Võimalik on ka kiirfiltritega andmeid vaadata – näiteks alluvuse, struktuuri, tähestiku järjestuses. Kõiki andmeid kuvatakse iseteenindusportaali automaatselt „BCS Itera Palk ja Personal“ lahendusest ehk andmeid ei pea süsteemi mitu korda sisestama, nii ei teki vigu andmete sisestamisel ja kõik andmed on ajakohased.
Loodavas lahenduses on võimalik esitada puhkuseavaldusi ja saata kinnitamiseks vastavalt eelseadistustatud kinnitusringidele. Kinnitusringide kasutamisel on hea see, et avaldused liiguvad edasi automaatselt ja kasutajad ei pea selleks eraldi midagi tegema. Samuti on võimalik näha oma avalduse tööjärjekorda ehk kui kaugel on avalduse kinnitus.
Eraldi on funktsionaalsus, kus ettevõtte saab iseteenindusportaalis kuvada teatiseid, infot ettevõttes toimuvate sündmuste, muutuste kohta. Näiteks infot suvepäevade, naistepäevade või jõulupidude kohta; struktuurimuudatustest või juhtkonna muutusest. Lahenduses on võimalik töötajate loendist filtreerida välja töötajad, kellele teatis kuvatakse iseteenindusportaalis.
Tegemist ei ole lõpliku lahendusega ehk tegemist on lahendusega, mis ajajooksul pidevalt edasi areneb. Tulevikus on plaanis täiendada tööajatabelite funktsionaalsust, lisada töötajate palgateatised, koolitused jpm.