Majandustarkvara valik, milline variant toetab ettevõtte kasvu kõige tõhusamalt?

Autor: BCS Itera ärijuht Veiko-Peeter Kargu

Lihtsustatult võib öelda, et hetkest kui kasvav ettevõte ei saa enam oma arveid teha Excelis, peab ta hakkama investeerima majandustarkvarasse.

Juhil on siin kohe võimalus valida mitme lähenemise vahel, esiteks mõelda mida soovitakse majandustarkvaras tegema hakata (kas ainult arveid või ka raamatupidamist ja näiteks laoarvestust), teiseks millise tarkvaraga seda teha, kas nokitseda mingi programmike ise valmis, otsida kõige odavam mis hetkevajadused kuidagi katab või arvestada tarkvara valikul ka tuleviku vajadusi. Igal valikul on oma head ja vead, kuid pikas perspektiivis võib see valik väga tugevalt mõjutada ettevõtte edasist käekäiku ja omanike rahakotti. Kuna olen kõigi nende kolme mudeliga ise kokku puutunud siis jagan siin artiklis oma kogemust.

Isetehtud lahendus – tihti on ettevõtja ise või keegi tema sõpradest IT taustaga ja neil on piisavalt vaba aega, et ise mingi lahendus valmis teha. Tänu sellel tundub algne investeering väike ja lahendus sobib enam-vähem hetke vajaduste rahuldamiseks. Lisaks ei kaasne selliste lahenduste puhul lisakulusid litsentside ostu või rendi osas. Kui tekkib mingi lisavajadus saab lasta seda juurde arendada. Tihti on nendes lahendustes mingid spetsiifilised vajadused lahendatud väga nutikalt.

Väike, piiratud funktsionaalsusega programm – teine valik on turul leiduvad odavad ja kompaktsed lahendused. Enamasti on need raamatupidamise programmid või kohalike start-app’ide lahendused. Nende programmide eelis on, et baasseadistused on töö alustamiseks enamasti ette tehtud ja elementaarsed seadusest tulenevad muudatused on programmi arendaja vastutusel lahendatud. Tihti on nende programmide funktsionaalsuse nimekiri ka üpris pikk, kuid tuleb arvestada, et selle nimekirja taga olev võimekus võib olla siiski väga piiratud ja standard enamasti ei sobi kohe kasutamiseks.

Täisfunktsionaalne majandustarkvara ehk ERP – juhul kui tahetakse koheselt võtta kasutusele arvete tegemisest ja raamatupidamisest rohkem funktsionaalsusi (n ladu, tootmine, projektijuhtimine, e-dokumendid, jne) siis on hea valik täisfunktsionaalne ERP, tihti on need programmid pika ajalooga mille käigus on kasutusele võetud maailmast valdkondade paremad praktikad ja juba standard võimaldab seadistada väga palju erinevaid kasutamise võimalusi. Tänapäeval on rahaline sisenemise lävend nende programmide kasutuselevõtul toodud peaaegu sama madalale kui kohalikel ERP programmidel. Kuna funktsionaalsus on palju laiem, peab arvestama mõnevõrra suurema koolituse ja seadistamise ajakuluga. Kuna maailmas on nendel programmidel väga lai kasutajaskond on võimalik hea tahtmise juures kogu vajaliku informatsiooni internetist (n YouTube) ise leida. Ka nende ERP-de puhul vastutab programmi arendaja seadusemuudatustest tulenevate uuenduste eest.

ARENGUD KASVAVAS ETTEVÕTTES – AUTORI KOGEMUS

Isetehtud lahendus –  algus tundus väga ilus, lahendus oli lihtne ja elegantne, ei midagi liigset, kõik parandused ja uuendused sain ise kiiresti ära tehtud. Kuna IT oskust hakkas lõpuks nappima ja vajadused muudkui kasvasid, kutsusin appi sõbra, kelle abil sai lahenduse üle viia uuele platvormile. Mingil hetkel tekkis olukord kus sõbral ei olnud enam huvi asjaga tegeleda ja üha rohkem ülesandeid hakkas kolima Excelitesse ja paberile. Põhimõtteliselt jõudsime ühel päeval ummikusse kus kõik munad olid ühes korvis, sõbra ajast enam ei piisanud, et kõiki vajadusi, parandusi ja muudatusi realiseerida. Olime sunnitud mitme aasta töö ja investeeringud kulusse kirjutama. Selle protsessi lõpus oli ettevõttes palju pingeid ja segadust, ilmselgelt takistas lahendus arengut ja võib kindlalt öelda, et puudus ülevaade ettevõttes toimuvast.

Odav, piiratud funktsionaalsusega programm – peale enda programmist loobumise otsust hakkasime turult otsima sobivat uut lahendust. Suured ERP’id tundusid kallid ja nii saigi valitud koduturul valminud raamatupidamiseprogramm millel oli olemas arvete tegemise ja lihtne lao funktsionaalsus. Panustasime märkimisväärselt aega ja raha, et programmi kohendada ja arendada juurde puuduolev tootmise osa. Tulemus oli veel natuke soodsam kui oleksime päris ERP’i valinud. Programmi kasutas meie ettevõte 5 aastat, pidevalt tehti meie vajaduste järgi arendusi, kuid mitmetele funktsionaalsustele olime sunnitud otsima teisi lahendusi, kahjuks oli nende lahenduste liidestamine keeruline ja meile tekkis sealt palju käsitööd andmesisestusega. Ülevaadet ettevõtte tervisest suutsime saada üpris pika viivituse järel ja seetõttu käis juhtimine tihti kõhutunde järgi. Kuna me jätkasime kiiret kasvu siis hakkas programmi jõudlus meie äri tugevalt takistama ja me ei suutnud selle probleemi lahendamiseks rohtu leida, jällegi olime sunnitud oma aja ja investeeritud raha kulusse kirjutama, kuigi seda oli väga raske teha ja me venitasime sellega ilmselgelt liiga kaua.

Täisfunktsionaalne ERP – seejärel asuti juurutama MS Dynamics NAV’i, ise ma enam selles protsessis enam ei osalenud, kuid olen seda kõrvaltvaatajana jälginud. Praeguseks on NAV’i kasutatud umbes 10 aastat ja kõik ettevõtte põhiprotsessid on viidud ühtse ERP’i peale. Siiani ei ole märgata, et programmiga seoses on ärile tulnud mingeid takistusi ja piiranguid. Ettevõte on võitnud ka auhindu oma innovatiivse veebipoe eest, kus kogu suhtlus ERP´ga on täisautomaatne – kliendid, kaubad, hinnad, pildid, varud jne. ERP on seotud ka enamuse rahvusvaheliste tarnijatega, kelle ladude seisu saab näidata ka klientidele. Kassades näeb iga teenindaja oma tulemusi ja sellega seotud võimalike boonuseid.

SOOVITUS

Ilmselgelt on kõige jätkusuutlikum ja ressursitõhusam lahendus võtta kasutusele rahvusvaheliselt tuntud, pika ajalooga ja arenev täisfunktsionaalne ERP.

1. Käivitamise kulu on samas suurusjärgus kui väiksematel lahendustel ja kui arvestada rahasse teie enda ning teie sõprade aeg, siis isegi odavam kui isetehtud programm
2. Täisfunktsionaalsetel ERP lahendustel on lai partnerite ja klientide võrgustik, alati saab leida endale sobiva või siis vastused tekkinud küsimustele internetist.
3. Teie ettevõtte vajaduste kasvades on lihtne lisada kasutajaid ja funktsionaalsust. Ei ole ohtu, et ühel hetkel jääb lahendus teile kitsaks või aeglaseks.
4. Enamasti on Suured ERP’id rahvusvahelised ja kui teil on plaanis minna oma toodete või teenustega välisturgudele siis need ERP’id tagavad, et te leiate endale ka välismaal sobiva partneri.
5. Kui võrrelda investeeringute suurust pikemas perspektiivis siis tänu sellele et Täisfunktsionaalses ERP’is on suurem osa lahendusest standardis on iga aastane investeering madalam kui teistes lahendustes, eriti suureks muutub see vahe seoses sellega, et tänu muudatustele kasvab arenduste keerukus hüppeliselt programmides mille algne arhitektuur ei toeta vajaminevat funktsionaalsust.
6. Tõenäosus, et te kasvate olemasolevast lahendusest suuremaks ja peate kogu investeeringu maha kandma on märkimisväärselt väiksem kui mitte olematu.