Viie aasta pärast vahendavad kõik ettevõtted omavahel e-arveid
Allikas: BCS Itera – Äri-IT Kevad 2019
Autor: Sigrit Tiits; Omniva turundusjuht
Eesti avalik sektor läks tänavu 1. juulist üle e-arvetele, mis tähendab, et riigiasutustele või -ettevõtteile saab siis edastada vaid e-arveid. Ka ettevõtete omavahelistes arveldustes on pdf-arvete osakaalu vähenemist juba selgelt näha.
Kuigi riigiga suhtluses pdf-arveid varsti enam kasutada ei saa, on nende osakaal ettevõtete omavahelises arveldamises jätkuvalt üsna suur. Pdf- ja paberarvete aeg on ümber saamas mitte ainult eestis, vaid ka mujal maailmas. Põhjamaades on e-arved igapäevane asi juba kümneid aastaid ja kiireid liigutusi e-arvetele üleminekuks teevad paljud teisedki Euroopa riigid. Üheks selliseks on näiteks Itaalia, kus sel aastal tehakse e-arvete saatmine ettevõtete vahel kohustuslikuks. Eelmisel aastal liigutati rahvusvaheliste e-arveldusstandardi Peppol access pointi vahendusel ligi 5 miljonit e-arvet kuus ja võrgustikuga on liitunud ettevõtteid enam kui 27 riigist, seal hulgas Eesti suuremad e-arve operaatorid. Peppolvõrgustikuga on liitunud näiteks Singapur, seetõttu või-me peagi näha e-arveldamist ka euroopa ja Aasia vahel. See annab märku, et piirideülesed e-arved ei ole enam tulevik – see aeg on juba käes.
5 asja, mida peaksid e-arvetest teadma
Mis on e-arve?
Paberarve saatmisel koostatakse arve, prinditakse välja ja saadetakse posti teel koostööpartnerile. Pdf-arve koostatakse ja saadetakse koostööpartneri e-posti-aadressile ning selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb need nagu paberarvegi puhul sinna käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma.
Milline e-arve välja näeb?
Saaja näeb arvet samamoodi nagu tavaliselt ehk justkui oleks saadetud pdf-arve. E-arve on manus, kus on näha e-arve ridu. Kui sul on võimekus e-arveid vastu võtta, tekib näiteks arvekeskuse süsteemi saatmisviisi juurde väike e-täht.
Mis on e-arve ja pdf-arve erinevused?
Kõige suurem erinevus on selles, et pdf-arve puhul tuleb arve infosüstee-mi ümber trükkida, e-arvete puhul ei ole vaja seda teha, kuna kogu info liigub automaatselt ühest süsteemist teise. E-arveid kasutavad ettevõtted toovad ühe põhilise eelisena välja selle, et arved ei jää töötajate meilidesse kinni, neid ei pea ka kuskile edastama ning need ei lähe kaduma. Paljud ettevõtted toonitavad seda, et kuna arveid ei pea enam käsitsi sisestama, siis ei teki ka sellega seotud vigu.
Kellele on kohustus e-arveid saata?
Seaduse alusel läks kogu Eesti avalik sektor üle e-arvetele. Seega tuleb 1. juulist 2019 e-arveid saata kogu avalikule sektorile: ministeeriumid, valla-valitsused (sh koolid ja lasteaiad), siht-asutused, riigiettevõtted ja haiglad.
Kuidas e-arveid saatma hakata?
Kui kasutad mõnda raamatupidamistarkvara või raamatupidamisbüroo teenuseid, siis on kõige targem nendega ühendust võtta. Mitmete raamatupidamistarkvarade puhul piisab süsteemis vaid ühe linnukese tegemisest, et e-arveid saatma hakata. Riik on ettevõtetele abiks loonud e-arveldaja, mis sobib väikestele ettevõtetele. sealt saab e-arveid saata koostööpartneritele ta-suta. Kui teed arveid excelis, siis tutvu e-arveldajaga või uuri e-arve operaatoritelt arve saatmise võimaluste kohta. Ole ettevaatlik pakkujatega, kes lubavad sinu koostatud arve e-arve kujul sulle e-kirjaga saata. Selliseid e-kirja teel edastatavaid xml-faile paljud ettevõtted ei toeta ja neid ei soovita ka e-arve operaatorid ja Eesti raamatu pidajate kogu.