Majandustarkvara ( ERP ) kui üks komponent igapäevaste IT-lahenduste mosaiigis

Autor: Leho Hermann; BCS Itera müügijuht

Tänaseks on möödas need ajad, kui majandustarkvaralahendus oli oma­ette seisev tarkvara. Tegelikult kehtib see enamiku tarkvarade kohta.

Pole enam mõeldav, et ettevõttes on lahendused, mis omavahel ei suhtle, kuna see tekitab ilmselt vajaduse andmete topeltsisestamise ja sellest tulenevate vigade parandamise järele ning see omakorda tähendab, et info liikumi­ne on aeglasem ja vaevanõudvam. Näiteks ei ole ju mõttekas, et kui veebis müüakse tooteid, siis kataloog sisestatakse käsitsi nii veebipoe­ kui ka laoprogram­mi. Või kui läbipääsusüsteemi abil kontrollitakse inimeste tööle saabumist või sealt lahkumist, on kummaline, kui see lahendus ei ole seotud kas näiteks tootmise ajaplaneerimisega või personali­lahendusega. Selleks et töötegemist veelgi efektiivsemaks muuta, oleks normaalne, et majandustarkvara töötaks koos ka tavapäraste kontoritöö rakendustega. Peamiseks on siin Microsoft Office’i tooteperekond.

Siin on mõned näited, kuidas Microsoft Dynamics 365 Business Central (endise nimega Dynamics NAV või Navision) teeb elu lihtsamaks.

Näide 1 – Outlook

Töötajad, kes tegelevad klientide või hankijatega, kasutavad tavaliselt igapäevatöös suures osas Out­looki – saadavad selle kaudu päringuid või pakkumisi, teevad kokkuleppeid jms. Kindlasti on selle töö käi­gus vaja visata aeg­ajalt pilk ka majandustarkvara poolele: vaadata kliendi kontaktandmeid, tema ostu­ajalugu, kontrollida võimalikku võlgnevust, koostada pakkumisi või arveid jms.

Business Centralis on see tegevus viidud kõik ühte kohta – Outlooki, mistõttu pole vaja asjatult pendel­dada kahe programmi vahel. Uut e­kirja alustades on võimalik kohe Outlookis vaadata oma kontaktibaasi; saada ülevaade, millised pakkumised on tehtud või millised arved on üle tähtaja, ning lõpetuseks koosta­da sealsamas e-­kirja aknas ka pakkumine või arve, et see kohe kliendile saata.

Näide 2 – Excel

Nii nagu Outlooki kasutatakse tavaliselt suhtlemiseks, on Excel peamine andmete vaatamise ja analüüsimise tööriist. Pole kahtlustki, et Excel on võimas tööriist, aga tihtilugu tõmbab selle kasutamise efektiivsust alla see, kuidas andmed Excelisse ja tulem algsesse allikas­se tagasi jõuavad. Selleks tehakse palju lisaliigutusi (copy­paste, andmete formaatimine jms).

Business Centralis on vaated (nt klientide loend koos finantsandmetega või kannete register toodete liiku­mise kohta jne) võimalik ühe nupuvajutusega Excelisse saata ja seal vajalikke analüüse teha. Töötajad, kes peavad aga majandustarkvaras and­meid töötlema (nt kontaktbaasi uuendamisel) saavad samamoodi Excelis tehtud muudatused ühe nupuvaju­tusega Business Centralisse tagasi saata.

Näide 3 – Word

Aeg­-ajalt võib ette tulla, et on vaja näiteks müügiarve kujundust muuta: lisada igale arvele info kampaania kohta või mingeid ärilisi andmeid (kauba kättetoimeta­mise kuupäev vms). Mõlemal puhul saab lõpp kasutaja ise asja lahendada, kasutades selleks Wordi, kus ava­takse arvepõhi. Rakendades igapäevaseid teadmisi Wordi võimalustest + Business Centrali teadmisi, on võimalik väljunddokumente ise kujundada ilma, et ini­mesel oleks erilisi tehnilisi oskusi.

Näide 4 – Power Bi

Olenevalt ettevõtete suurusest on kasutusel eri analüüsitööriistad. Kindlasti on väga levinud Excel, aga paljud kasutavad selleks ka eraldi tarkvarasid. Kasutusmugavuse mõttes on kõigil üks ühine joon – analüüsid tehakse väljaspool majandustarkvara ja kui on vaja vaadata mõnda analüüsi, siis selleks tuleb ühest programmist teise liikuda.

Business Central on esmase operatiivaruandluse mugavamaks teinud, sest on endasse integreerinud Microsofti analüüsilahenduse Power BI. See tähendab, et iga kasutaja saab spetsiifilised aruanded tuua kohe majandustarkvara avalehele või näiteks loenditesse (nt kaubaanalüüs kaupade loendis või kliendianalüüs klientide omas).

Näide 5 – AI

Tänapäeva võtmesõna, moodsaim termin on kind­lasti ai ehk tehisintellekt – masinad, mis teevad min­gi osa mõttetööd inimese eest ära. See ei ole enam mingi hoomamatu asi, „mis asub kuskil kaugel ja mind ei puuduta“, vaid ai on olemas juba ka tavapäras­tes Office’i rakendustes. Samamoodi nagu Business Centralis, kus masin ennustab, analüüsides seal asu­vaid andmeid (nt võimalikku laovarude täiendamise vajadust või kliendi maksekäitumist). Kasutaja jaoks väljendub efekt selles, et pole vaja ise aega panustada andmete analüüsimisele, vaid selle teeb masin juba ette ära.

Näide 6 – Power Apps

Mobiilses elus võib tihti ette tulla, et majandustark­varasse on vaja andmeid saada kuskilt väljastpoolt või vastupidi, anda andmeid väljapoole näiteks telefoni või veebi kaudu. Selleks aga pole mõtet anda ligi pääsu oma majandustarkvarale. Microsofti toote portfellis on selle jaoks olemas eraldi lahendus Power Apps, millega ka Business Central edukalt koos töötab. Power apps võimaldab suhteliselt lihtsalt ja ilma otseselt koodi kirjutamata luua äppe, mille kaudu mingeid kindlaid funktsioone ettevõtte äriprotsessis teostada (nt andmete sisestamine objektil või vajali­ku info vaatamine).