Digidiagnostika – elutähtis samm enne digiteerimist
Autor: Leho Hermann; BCS Itera
Sõltumata sellest, kas ettevõte plaanib majandustarkvara uuendada või mitte, tasub läbi viia digidiagnostika. Tulemuseks on uued võimalused, kuidas ettevõtet efektiivsemaks muuta.
Diagnostika tundub olevat midagi, mille käigus proovitakse leida võimalikke vigu. Olgu see siis arstlik diagnostika, et leida pisikut organismis, või autolukksepa oma, et leida põhjus, miks auto ei liigu nii nagu vaja.
Digidiagnostika mõte on mõneti sarnane – selle eesmärk on leida ettevõttes võimalusi, kuidas olla efektiivsem äriprotsesside digiteerimise kaudu. Kusjuures need kohad, mida saab digiteerida, ei pruugi praegu et-tevõttes olla üldse murekohad – inimesed on harjunud sellega, kuidas hetkel asjad toimivad, ja ei pruugi üldse teada, et tehnoloogia abil saab asju paremini teha.
Digiteerimine võib endas kätkeda nii IT-lahenduste kasutuselevõtmist, tegevuste automatiseerimist kui ka muudatusi praeguses toimimisloogikas. Näide raamatupidamisest: kui asendada manuaalne kuluarvete käsitlemine e-arvelahendusega, siis see tähendab nii protsessi digiteerimist kui ka automatiseerimist. Käsitöö (arvete sisestamise) teeb ära masin ja haldus muutub automaatseks (nt millised kulud kellele kinnitamiseks lähevad jne).
Digidiagnostika aitab just sellised ka-sutamata võimalused üles leida. Seega on digidiagnostika abiks, kui tahate muutuda tehnoloogiliste lahenduste abil efektiivsemaks ning tunnete, et mõni väidetest siin all käib just teie kohta:
• Teil on palju eri inimeste tehtud/hallatavaid lahendusi või Exceli tabeleid.
• Käib pidev topelttegevus.
• Puudub ülevaade protsessidest ja tulemustest.
• Andmed on killustatud.
Digidiagnostikat saab iga ettevõte ise ka teha, kui tal on selleks aega, tahtmist ja teadmisi. Kui aga kaasata väline partner, kellel on selleks spetsiifilised oskused ja metoodika, siis saate lisaks kõigele ka teise osapoole arvamuse.
Värske kõrvalpilk
Inimesed on tugevalt oma harjumustes kinni, arvates, et see, kuidas hetkel toimetatakse, ongi just õige. Konsultant, kes on näinud paljude ettevõtete toimimist, nende vigu ja probleemide lahendusi, pakub väärtuslikku võrdlusmaterjali, nii et teil on võimalik teiste õppetunde ära kasutada.
Näide: iga laojuhi unistus on, et laos on korralikud riiulisüsteemid ja kaup läheb just sinna, kuhu see mahub, ning komplekteerimistsooni täiendatakse automaatselt. Võib aga juhtuda, et selline täiuslik süsteem soovitakse sisse seada ka ettevõttes, kus see ei ole mõttekas lao suuruse või kaupade nomenklatuuri pärast. Siin oskabki väline partner välja tuua plussid ja miinused ning anda nõu, mida on mõttekas teha ja mida mitte.
Esmalt tuleb teha otsus, kas sukelduda digidiagnostikaga mõnda konkreetsesse äriprotsessi või katta kõik protsessid. Mõlemad võivad olla õiged, aga neil, kellel puudub väga konkreetne eesmärk ühe protsessi piires, soovitame kaasata kõik põhiprotsessid. See tagab, et saate ettevõttest tervikliku ülevaate. Protsessid on omavahel ju seotud ja kui neile ükshaaval läheneda, võib tekkida oht, et mõni nüanss jääb arvestamata. Näiteks kui teha muudatus laos, siis peab see sobima ka kõrvalprotsessiga ehk ostumüügiga.
Levinuim vorm on ühised arutelud
Digidiagnostika läbiviimise levinuim vorm on olukorra kaardistamine ja selle aluseks on omakorda arutelud, millest võtavad osa kõik protsessiga seotud inimesed (tootmis- ja finantsjuht jt), kes teevad otsuseid, kuidas igapäevaselt nende osakonnas toimetatakse. Lisaks ülevaatele, kuidas üks või teine protsess täpselt käib, avaldavad nad ka arvamust, mis on hästi ja mis võiks paremini olla. Seejärel annab väline konsultant hinnangu selle kohta, millistes protsessi osades võiks algatada digiteerimisprojekti; kuidas seda teha ja millist efekti see annab.
Siis sõltub juba ettevõttest ja meeskonnast, kui kiiresti ja mil määral on võimalik digiteerida või automatiseerida. Enamasti tekib digidiagnostika põhjal suur hulk suuremaid ja väiksemaid soovitusi. Kõiki neid pole otstarbekas hakata korraga ellu viima, vaid need tuleb seada tähtsuse järjekorda. Praktika näitab, et sellistes projektides on 2/3 ettevõtte enda ja 1/3 välise partneri panus. Nii et muudatuste elluviimine vajab ettevalmistust: meeskonda, teadmisi ja aega.