CostPocketi rakenduse abil kõik arved ja tšekid automaatselt ja digitaalselt majandustarkvarasse
Autor: Külli Rebane; BCS Itera ärijuht
Allikas: Äri-IT Sügis 2019
Ärireisid – tore vaheldus, kuniks tuleb tegeleda reisijärgse paberimajanduse ja tšekkide sorteerimisega. Lõunasöök äripartneriga – vajalik, ent kulukas, kui restoraniarve koos pükstega pessu läheb. Rahakotist leitud ammune ja pleekinud tšekk, mida on piinlik raamatupidamisse esitada… Dynamics 365 Business Central pakub lahendust, mille abil kõik tšekid automaatselt ja digitaalselt majandustarkvarasse sisestada.
Klassikalised päevad komandeeringu järel: kõigepealt tuleb leida kõik kuludokumendid, koostada kuluaruanne näiteks Excelis, sisestada tšekkidel olev info Excelisse, trükkida aruanne välja ja klammerdada tšekid aruande külge (paremal juhul skaneerida tšekid ning esitada need kirja teel). Siis tuleb võtta aruandele kinnitused, edastada dokumendid raamatu pidamisse, kus info Excelist omakorda raamatupidamistarkvarasse sisestatakse. Igapäevaselt nii tegutsedes tundub olevat tegu väga tavalise ja harjumuspärase protsessiga. Mustvalgelt kirja pandult hakkab aga häirekell peas lööma – kui palju väärtuslikku aega me kulutame asjade peale, mida on imelihtne automatiseerida!
BCS Itera kasutab kulutšekkide ja kulu aruannete automatiseerimiseks CostPocketi lahendust,
mis on juba Dynamics 365 Business Centraliga liidestatud.
Tänapäeva maailmas, kus digiteerimine, pilv, äpid ja mobiilsus ei ole enam tulevikutrend, vaid reaalsus; kus klienditeeninduses suhtleb meiega masin; kus masin ja tarkvara suhtlevad omavahel ilma inimese sekkumiseta; kus üha rohkem töid on delegeeritud robotitele, on igati põhjendatud ootus, et kuluaruanded tekivad jooksvalt ja paari liigutusega ning kõik kulud on ettevõttel teada reaalajas, mitte kuu lõpus või kuid hiljem.
Kuidas käsitsitööd ja vigu vähendada?
Tänapäeval on meil enamikul taskus nutitelefon. Me eeldame, et sellest piisab, kui kontorist eemal olles on vaja ühte või teist teha. Kulude reaalajas kajastamiseks raamatupidamises piisab täiesti nutitelefonist.
Õhtusöök koostööpartneritega – klõps pilt tšekist. Märgin juurde, et maksin arve ise (või ettevõtte vahenditest, kui kasutasin selle krediitkaarti). Edasise detektiivitöö vähendamiseks valin kulu liigi, millega esitatav tšekk on seotud (antud juhul siis esinduskulu) ning vajadusel kirjutan juurde ka pisikese selgituse. Kui mul on juba avatud kuluaruanne, saan tšeki sellega siduda.
Olengi seega vajalikud dokumendid esitanud. Aega kulub mõni minut ning kui tšekk ongi järgmisel hommikul kuskile kadunud, on see digitaalselt jõudnud juba raamatupidamisse. NB! mitte PDF-ina, mida peetakse sageli ekslikult digitaalseks dokumendiks, vaid juba ERP dokumendina, kus digiteeritud tšekilt on leitav teenusepakkuja, kellelt teenus osteti, summa jm vajalik ning tuvastatav info, millega jääb seotuks ka algne pilt. Raamatuidajal jääb üle dokument kinnitada ja kulu on juba järgmisel hommikul ka raamatupidamises kajastatud.
Või võtame komandeeringu – enne sõitu alustatud kuluaruandega on jooksvalt võimalik siduda mitmeid kulutšekke kogu komandeeringu jooksul. Täpselt samamoodi: taksosõit – pilt; hotelliarve – pilt… seejärel seon kulud aruandega ning komandeeringu lõppedes esitan selle koos seotud dokumentidega elektroonselt kinnitamiseks. Aruande kinnitamisel kajastatakse raamatupidamises kõik aruandega seotud dokumendid – midagi ei unune, kulud saavad kajastatud ilma pikema viivituseta ning vigu ja käsitsitööd on minimaalselt.
Digiteerimisest räägitakse palju ja kuluaruanded on üks pisike sammuke protsesside automatiseerimise ja nö rumala käsitsitöö vähendamise poole. BCS itera kasutab kulutšekkide ja kuluaruannete automatiseerimiseks CostPocketi lahendust, mis on juba Dynamics365 Business Centraliga liidestatud. Aga mobiilseid kulude haldamise ja sisestamise lahendusi on teisigi ja enamikku neist on võimalik suhtlema panna ka oma ERP lahendusega. Business Centrali kuluaruannete moodulit saab kasutada ka ilma mobiiliäpita.
