JUHI MAJANDUSTARKVARA JUURUTAMISE RISKE
Autor: Erko Tamuri; BCS Itera CEO
Paljud ettevõtte juhid plaanivad taas julgemalt investeeringuid uude majandustarkvaralahendusse. Uue lahendusega kaasnevad muutused inimeste töökorralduses ja alati ei pruugi kolleegid selleks valmis olla.
Kui riske tunda, on neist võimalik hoiduda.
Kui meeskond ei ole muudatusteks valmis,võib nende vastupanu tõttu saada perspektiivikast lahendusest teenimatult kõigi hädade allikas. Toon välja kõige tüüpilisemad riskid, mis võivad majandustarkvara lahenduse edukust mõjutada. Enne uude lahendusse investeerimist tuleb läbi mõelda, kas te suudate neid riske maandada, ja koostada vajadusel tegevuskava.
RISK 1: MEESKOND EI TUNNETA UUE LAHENDUSE VAJADUST
Riski maandamine: strateegiliste eesmärkide ja prioriteetide fikseerimine ning tippjuhtkonna kaasamine.
Selgitus: peamiseks takistuseks on personal, kes peab hakkama uut lahendust igapäevaselt kasutama. Vanu harjumusi on keeruline muuta. Aidata saab ainult tippjuhtkond. Kogemus näitab, et muudatustest teavitamine, igapäevakasutajate kaasamine ning investeeringu põhjendamine on sageliainult tippotsustajate käes.
RISK 2: PUUDUB TEADMINE, KUIDASTOIMUVAD ÄRIPROTSESSID TULEVIKUS
Riski maandamine: visioon peab paigasolema.
Selgitus: lahenduse juurutuse esimeste etappide ajal tuleb selgelt kirjeldada, kuidas uus lahendus äriprotsesse muudab ja optimeerib. Visioon on oluline, et edukalt kaasata tellija majasisene projektimeeskond (osalised uue majandustarkvara lahenduse väljatöötamises), kes keskendub oma põhitöö kõrvalt nüüd ka projekti õnnestumisele.
RISK 3: PROJEKTIJUHTIMIST VÕETAKSE PEALISKAUDSELT
Riski maandamine: majasisese projektimeeskonna moodustamine ja kompetentse projektijuhi määramine/värbamine.
Selgitus: tellija ettevõtet esindab üks kindel inimene, kes kogu lahenduse eest vastutab (lahenduse omanik) ja üks inimene,kes kogu projekti toimimise (juhtimise) eest vastutab (projektijuht). Vastasel juhulei suudeta kinni hoida planeeritavast ajast, eelarvest, inimressursi kaasamisestega investeeringu tasuvusest. Vältima peab kollektiivset vastutust.
RISK 4: SOOVITAKSE, ET UUS LAHENDUS OLEKS VANA UUENDUS
Riski maandamine: kasutusel olnud lahendus tuleb unustada, keskenduge sellele, mida tahate uue lahendusega teistmoodi teha.
Selgitus: tellija meeskond peab suutma unustada kehtiva lahenduse ja keskenduma uuele. Küsige endalt, kas soovite majandustarkvaraga optimeerida oma äri tegevust või on teie eesmärk toetada tarkvaraga seniseid äriprotsesse. Meie kogemus näitab, et uue lahenduse peamine eesmärk on olemasolevaid äriprotsesse optimeerida, et olla veelgi efektiivsem.
RISK 5: TELLIJA IGAPÄEVATÖÖ VÕIB OLLA AJUTISELT HÄIRITUD
Riski maandamine: projekti prioriteedi teadvustamine, projektis osalejate tööde ümberjagamine või asendajate leidmine, motiveerimine.
Selgitus: tellija peab mõistma, et seotusväga olulise ning aeganõudva lahenduse väljatöötamisega põhitöö kõrvalt loob olukorra, kus ei saa ehk enam 100% omapõhitööle keskenduda. Juhtkond peab suutma leida asendusinimesed põhitööle või osaliselt vähendama projektis osalevate inimeste koormust.
RISK 6: PROJEKT EI PÜSI EELARVES
Riski maandamine: projekti ulatuse ja etappide määratlemine, projekti alguses ülevaade kõikidest kuludest, iga projektietapi kulude jälgimine.
Selgitus: nii täitja kui tellija peavad tegema nii, et nad kalduksid projektiulatusestkõrvale nii vähe kui võimalik. Uusi ideid ja mõtteid on võimalik teostada alati jätkuprojektidega. Vastasel korral muutub projekt püsivaks protsessiks, millel puudub algus ja lõpp ning eelarve on prognoosimatu. See vähendab motivatsiooni.
RISK 7: LAHENDUSE KASUTAMINE TUNDUB KEERULINE
Riski maandamine: testimine ja koolitus.
Selgitus: testimise ja koolituste läbiviimine ning aktiivne osalemine neil teeb uue lahenduse funktsioonide, kasutamise, eripärade vms omandamise lihtsamaks. Testimistele ja koolitustele tuleb julgelt planeerida aega ja raha. Pikemas perspektiivis teevad need investeeringud tellijajaoks lahenduse haldamise märkimis väärselt odavamaks.