JUHILT JUHILE: aruandlus ja selle süstematiseerimise vajadus
Autor: Koidu Kask; BCS Itera ärianalüüsi konusltant
Korraldatud aruandluse tulemusel joonistuvad välja trendid ja mustrid, tänu millele on võimalik tuvastada ja ennetada probleeme ja vaadata märksa selgema pilguga tulevikku.
Kõike seda, mida üks juht peab tead-ma või millele mõtlema, ei ole võimalik ühe hooga üles lugeda. Pole vahet, kui suur ettevõte on – iga päev toob üllatusi ja ootamatusi. Hästi organiseeritud ja korraldatud ärianalüüs (BI – Business Intelligence) võiks olla üks võtmelahendus, mis aitab tunduvalt sihitut tegevust vähendada.
Kuulen väga tihti lauset, et „mul lihtsalt ei ole aega, et sellega tegeleda“. Aga mõned asjad on sellised, mille korda ajamiseks on vaja natukene rohkem aega võtta, et siis nendega pidev tegelemine ära unustada. Aruandlus on kindlasti selline teema, mille saab valmis vormida nii, et ettevõtte juhtimisnäidikud on kontrolli all ja jälgitavad sõltumata töövahendist igal ajahetkel.
Andmete hulk on kordi kasvanud, olgu põhjuseks uue süsteemi kasutuselevõtt, areng vms. Tänu sellele, et meil on rohkem andmeid, tekib ka uusi vajadusi ning ideid andmete ja aruannete esitamiseks. Loomulikult ei tähenda see, et kui aruanded on kord valmis tehtud, siis enam uusi mõtteid tekkida ei või. Kindlasti võib ja peabki tekkima, aga siis on uuendusvajadused juba optimeeritud. Kuidas ikkagi alustada või jätkata? Kõigepealt tuleb kirja panna võtmenäitajad (KPI, Key Performance Indicator) ehk eesmärgid, mida soovitakse mõõta. Need on näitajad, mida juhtkond tahab jälgida osakondade, valdkondade või ettevõtte tasemel.
Dimensioonid. Mis on need nimetajad, omadused, mille kohta aruandlust on vaja näha? Ajadimensioon on kindlasti üks, aga sellega ka ettevõtte universaalsus lõpeb, edasi tuleb juba mängu selle spetsiifika. Ettevõtted, riigid, osakond, kulugrupp, projekt, objekt, kaubakategooria, bränd, isik jne. Dimensioonide puhul on oluline, et andmed oleksid nende tunnuste järgi ka saadaval.
Igal eesmärgil võiks olla maksimum- ja minimaalne väärtus, et selgemalt kuvada hälbed, kõrvalekalded, alates millest tuleb tegutseda, luua tegevuskava olukorra parandamiseks või avaldada kiitust tulemuse saavutanud võtmeisikutele. Tõsi, kui seni ei ole vastavaid aruandeid koostatud, siis ei pruugi veel teada, millised võiksid miinimum- ja maksimummäärad olla. Nii et selle otsustamine võib toimuda ka hiljem, kui juba on tekkinud arusaam, milline on trend ning millised on aktsepteeritavad tulemused ja millised mitte.
Tihti on eesmärgid ka tulemustasude aluseks ja nende jälgimine on kõigile võtme-isikutele kättesaadav, et jooksvalt oma tegemisi korrigeerida. Oluline on, et tulemuste peegeldamine on selge ja arusaadav.
Küsige endalt: „Miks?“
Mida me selle või teise teadmisega peale hakkame; milliseid järeldusi me nende numbrite põhjal teeme? Mõelge läbi järgmised punktid, enne kui mõõdikute süsteemi uuele tasemele viite:
Eesmärkide säilitamine: kus ja kuidas? Olgu see ettevõtte tegevuskava järgmisteks aastateks või muu sisemine dokument, on hea, kui need eesmärgid on leitavad ühest kohast. Ideaalne, kui selleks on majandustarkvara (ERP), aga sobib ka tabeliks vormindatud Excel (kindla formaadi ja piiridega) või muu struktureeritud andmeallikas.
Millal ja millistel tingimustel toimub eesmärkide korrigeerimine? Kui tihti ja mis tingib nende muutmise vajaduse? On selge, et kui ettevõte pidevalt areneb, siis ei saa eesmärgid jääda samaks. Ja mis seal salata, eesmärkide laiendamise asemel on teinekord vaja neid ka piirata.
Aruandluse tööriist, väljund. Milline on see vahend, mille kaudu me aruandeid kasutajatele kättesaadavaks teeme, kas majandustarkvara enda standardsed vahendid, Power BI, Excel, vms? Kui neid vahendeid on mitu, on ka hästi, sest oluline on, et aruanne on viidud tarbijale võimalikult lähedale ja on mugavalt kasutatav sõltuvalt kasutaja töövahendist.
Kes aruandeid koostab? Millised on need andmeallikad, mida on vaja ühte aruande mudelisse kokku tuua; kui kvaliteetsed on andmed? Millises formaadis on andmeallikad? Tänapäevase ärianalüüsi vahendiga on väga palju võimalik ära teha, kuid ka seal on piirid ees, nii tööriista kui ka tegija mõttes. Kõigele ei pruugigi kohe lahendust olla. Nüansirohkust ei osata kohe ette näha, vaid see selgub töö käigus. Mängu tulevad ka tingimused, mida tuleb teatud juhtudel rakendada.
Mida välistada/lisada? Mil moel konkreetne aruanne kujundada; kuidas andmeid esitleda; milliseid värvilahendusi kasutada, et aruanne oleks arusaadav ja mugav kasutada? Kui sügavale detailidesse on vaja minna; mis filtreid on vaja kasutada? Kas aruande koostaja töötab ettevõttes või on tegemist partneriga? Kuidas lepitakse kokku aruande ülesehituses?
Kes vastutab? Kes on aruande omanik?Igal aruandel peab olema selline kasuta-ja, kes aeg-ajalt kontrollib, et see näitaks õigeid ning loogilisi tulemusi. Kui aruande koostaja töötab ettevõttes, siis võib vastutajaks vabalt olla tema. Kui aruande koostab väline partner, siis tuleks leida ettevõtte seest inimene, kes mõistab andmete loogikat. Andmete kvaliteet. Kui kasutatakse majandustarkvara, siis on üldjuhul andme kvaliteet paremini tagatud. Kui andmed tulevad n-ö vabapidamiselt, siis mitte nii väga. Kui kusagil vahel on inimene, siis tuleb ikka ette, et midagi on kas puudu või üle. Sisestusdistsipliin on siin väga oluline. Kõik mis võimalik, tuleks ära automatiseerida. Tingimuseks võiks olla, et samu andmeid sisestatakse süsteemi üks kord.
Aruannete esitlemise koht ja tihedus. Üldiselt ei piisa sellest, et igaüks saab iseseisvalt tulemusi vaadata ja jälgida, vaja on koos numbritele peale vaadata, järeldusi teha, kokku leppida lisategevused. Siin eristuvad operatiivaruanded ja perioodilised aruanded. Tulemusi on vaja näha igapäevaselt, andmetele vaadatakse peale nädalakoosolekul või kord kuus kuukokkuvõtteid tehes, aastatule-musi vaadates jne.
Automatiseeritud andmete uuendamine. Kas aruande uuendamiseks on vaja vajutada kuskil nuppu „Värskenda“ või lahendus tagab automaatse uuendamise? Värskendamise aeg ja tihedus pannakse paika ja kõigil on selge, kas andmed aruandes on värsked või tuleb oodata järgmise uuendamiseni.
Andmeladu. Milliseid andmeid aruanne sisaldab? Millised on andmeallikad? Kui mahukad on need andmed, mida kasutatakse? Kas on vaja tagasiulatuva kuupäevaga andmeid? Otse andmeallikast saab üldjuhul kätte hetkeseisu ja kui see ei taga tulemust, siis võib tekkida vajadus andmelaolahenduse järele. Samuti aitab see vähendada koormust tarkvara tööbaasile ning aruannete uuendamiseks kuluvat aega.
Loomulikult ei pea juht seda kõike ise tegema. Pigem on juhina hea teada, mis on tegelikult ühe kvaliteetse aruande taga; mida see tegelikkuses tähendab. Ei saa alahinnata eeltöö tähtsust ja korraliku aru-andluse tegemiseks kuluvat aega. Iga erakorralise aruande tegemiseks, iga numbri leidmiseks kulutame oma ettevõtte aega ja raha – see on asi, mis tegelikult ei anna lisandväärtust. Kui ettevõttel ei ole küllaldaselt aega või ressurssi, siis on võimalik leida partner, kes on spetsialiseerunud just selliste lahenduste väljatöötamisele. Nii et mis muud, kui hakkame pihta!