Ehitusvaldkonna digiteerimine kui ellujäämiskursus
Autor: Marek Maido, BCS Itera turundusjuht
Kuna linnapiirkonnad suurenevad maailmas 200 000(!) inimese võrra päevas, on ehitussektoril peaaegu et moraalne kohustus vähendada ehituskulusid ja muuta kogu protsess paindlikumaks. Tänased IT-lahendused pakuvad täpselt sobilikke võimalusi, kusjuures ilma suurte investeeringuteta!
Ehitusvaldkonna globaalsetest väljakutsetest rääkides soovitab Maailma Majandusfoorum (WEF) mõelda ühele ehitustööstust raputavale megatrendile: maailma elanikkonna kasvamise ja elamisharjumuste muutumise tõttu suurenevad linnapiirkonnad 200 000 inimese võrra päevas – nad kõik vajavad taskukohast eluaset ning sotsiaalteenuste ja transpordi taristut. Ehitus peab muutuma ühelt poolt ökoloogilisemaks, teiselt poolt aga odavamaks ja protsessid paindlikumaks.
Kui enamikus teistes tööstusharudes on viimastel aastatel toimunud tohutud muutused ning ära on kasutanud protsesside ja tehnoloogiliste uuenduste eelised, siis ehitussektor pole seda eriti teinud. Põhjusi on palju: valdkonna jätkuv killustatus, puudulik koostöö tarnijate ja töövõtjatega, raskused andekate inimeste värbamisel ja suutmatus teadmisi edasi anda projektist projektini.*
* WPC „Shaping the Future of Construction A Breakthrough in Mindsetand Technology“
Suur küsimus ja arengusuunad
Globaalsest majandusest moodustab ehitussektor ligikaudu 6% ehk 14 triljonit dollarit ja see kasvab. Seega konkurents kasvab, mis omakorda esitab turuosalistele uusi nõudmisi.
Tekib küsimus, miks peaks digiteerimise teemaga tegelema, kui oleme siiani kenasti hakkama saanud. Aga kas see, mis meid siia tõi, viib meid ka tulevikku? Tõenäoselt mitte. Ja konkurentsis püsimiseks nii klientide, koostööpartnerite kui ka oma tulevaste töötajate silmis on märksõnad efektiivsus, läbipaistvus, nüüdisaegsus ja korrektsus, mille kõige puhul aitavad suurepäraselt kaasa tänapäevased IT-lahendused, kusjuures ilma meeletute investeeringuteta.
Aasia ettevõtted võtavad eriti agressiivselt välisturge üle, seega on pikemas perspektiivis efektiivne ja läbipaistev digiteeritud tarneahel kogu partnervõrgustikus tohutu konkurentsieelis ja mõnes mõttes ka tõkend uute jaoks, et nad ei saaks lihtsalt turule siseneda.
Sektori arenguvaldkonnad võiks jagada järgnevalt:
- tööstuskoostöö,
- tehnoloogia,
- inimesed, organisatsioon ja kultuur,
- materjalid ja tööriistad,
- protsessid ja toimingud,
- strateegia ja ärimudeli uuendused,
- tööstuse ühine turundus,
- regulatsioon ja poliitika,
- riigihanked.
Siin peatun põgusalt just esimestel arenguvaldkondadel ja seda pisut kitsamas, digiteerimise võtmes.
Koostöö: ehitusprojekt kui mitmekihiline sibul
Ehitusprojekt on reeglina üsnagi pikk ja keerukas protsess, kus osaleb palju osapooli, nagu tellija, peatöövõtja, alltöövõtjad, hankijad, arhitektid, järelevalve, omavalitsuse esindajad, investorid jne. Läbipaistva ja sujuva koostöö tagamine on seega kõige olulisem kvaliteedimärk.
Praegu on enamikul Eesti suurematel ehitusettevõtetel suurimaks katsumuseks see, kuidas saada kõik need osapooled ühtsesse inforuumi nii, et ärisaladused ja õigused on kaitstud ning samas toimuks tänapäevases vormis infojagamine ja koostöö.
Julgen teha üldistuse, et suuremate ehitusettevõtete tehnoloogilised lahendused Eestis on väga kirjud, reeglina omavahel integreerimata ja suuresti käib tegevus ja infojagamine paberil ning Excelis.
Kindlasti on siin mõningaid erinevusi, kuid ehk ma palju ei eksi, kui ütlen, et üldine pilt näeb välja enam-vähem selline: finantsis on üks lahendus, projekte juhitakse (eelarve, hanked, teostus jne) mitmel puhul mõne enda tehtud lahendusega, projektikava tehakse valdavalt MS Projectis või Excelis ja osapooltega suheldakse mõne viienda lahendusega, näiteks Bauhubi või Bauwise´iga. Kõige krooniks on hulk Exceli lahendusi akteerimiseks, hangete tegemiseks, pakkumisteks jms.
Kõik oleks ehk isegi hästi, ent need lahendused ei suhtle reeglina omavahel ning selle kõige tulemusel tekib palju (ebaõiget) infot, käsitööd ning väiksemaid-suuremaid eksimusi (planeerimisel, akteerimisel ja arveldamisel). Info ei pruugi olla ülevaatlik ja rahuldada kõiki osapooli.
Teine, mis tihti puudub, on ridadepõhine eelarve ülevaade. Olen näinud mitmeid alltöövõtjate akte ja peatöövõtja eelarvet ning need on tavaliselt väga erineva formaadi ja detailsusega, nii et lõpuks on projektijuhil keeruline kokku viia tegelik kulu ja eelarve. Põhimõtteliselt ongi ainuke kontroll üldine eelarve number.
Teine probleem, mis on aeg-ajalt silma jäänud, on kiirülevaade lepingutingimustest, mis on näiteks Bauhubis ja siis veel käsitsi dubleerituna projektijuhtimise programmis. Kui on.
Üsnagi ebameeldivat käsitööd võib tekitada projektiplaani muutus, mis asub ehk ainult MS Projectis ning kus paikneb tööde-tegevuste järgnevuse loogika. Üks asi on see, et ülevaade tervikprojektist on ainult projektijuhil. Teine konks on aga muudatuste juhtimine läbi kõikide süsteemide. MS Projectis on lihtne: muudad ühe kuupäeva ära ja kõik järgnevused korrigeerivad ennast ise, kuid teised süsteemid jäävad samaks ja juba ongi meil mitu „tõde“, mille alusel töid tehakse. Harv ei pruugi olla olukord, kus projektiplaan on mingis etapis nihkunud, kuid mõni alltöövõtja ei tea sellest midagi.
Need on kõik üksikud näited, kindlasti on parenduskohti palju rohkem. Artikli eesmärk ei ole pakkuda ühte hõbekuuli, mis kõik probleemid lahendaks, aga BCS Itera on kindlasti valmis abiks olema, et läbi mõelda kogu tarneahel ning digiteeerimise võimalused.
Tehnoloogia: alusta kasvõi väikestest asjadest
Miks lastakse alltöövõtjal esitada akte-arveid etteantud Excelis? Põhjus on vajaduses standardiseeritud vormi järele, kuid endiselt tuleb need käsitsi süsteemi toksida. Suurepärane lahendus on viia need e-arvete platvormile. Majandustarkvara saab seadistada kontrollima põhitingimusi (nt kokkulepitud eelarvet), siduma ridu eelarve omaga, tooma välja hälbed jne. See tähendaks kokkuhoidu tööajas ja kvaliteeti nii oma töötajatele kui ka partneritele. Miks peaks ükski ehitusettevõte aktsepteerima Exceli-Wordi või PDF-arveid ning jändama nende kontrollimise ja süsteemi toksimisega?
Miks tehakse endiselt hankeid Excelis? Olen näinud enam kui 500 reaga pakkumis-Exceleid. Peatöövõtja võiks avada portaali kaudu e-akna oma süsteemi, kus allhankijad sisestavad pakkumise vajalikus formaadis. Nii jääb ära edaspidine käsitöö ja kogu suhtlusajalugu on ühes süsteemis.
Projektijuhtimine, hanked ja finants kõik ühes
Miks pidada projektiplaani eraldi süsteemis, veel hullem Excelis? Ühel suurel peatöövõtjal oli veel hiljuti kasutuses suur nn MegaExcel, kus oli kümneid ja kümneid lehekülgi projektidega, sadu ja tuhandeid ridu. Kõige sidumiseks oli kirjutatud hulgaliselt makrosid. Milleks?
Nüüdiaegsemates majandustarkvarades, näiteks Microsoft Dynamics 365 Business Centralis on projektimoodul, kus saab teha ka kliendipõhiseid mugandusi. Aga kokkuvõttes võimaldab see luua detailseid projekte, jälgida eelarvet, teostust, avatud eelarve jääki, hälbeid, lepingutingimusi, saada automaatseid teavitusi lepingutingimuste kohta, muuta arveldused, akteerimised ja pakkumised digitaalseks jne.
Lisaks oleme klientidele, kellel on palju lepingulisi alltöövõtjaid, mugandanud nn hankemooduli, kus kogu info on ühes süsteemis, formaadis ning mida saab kergelt siduda eelarvetega. Pealegi jääb jälg süsteemi, kus on võimalik tulevikus võrrelda sarnaseid pakkumisi, mis omakorda aitab teha hinnanguid.
Tänapäevased töövahendid ettevõtte juhile, finants-, projektija töödejuhile
Nüüdisaegsed lahendused pakuvad läbivat optimeeritud kasutusmugavust koos rollivõi ametipõhise vaatega kõigis seadmetes. Peamised võidukohad on info paiknemine ühes kohas, kasutusmugavus ning kolmandaks – ja see on ehk isegi kõige olulisem – juhid näevad reaalajas finants- ning tulemusinfot.
Organisatsiooni tulevik
Kas see on hea või halb, jäägu lugeja otsustada, aga peatöövõtjad on jõupositsioonil, et juhtida ka partnerid kasutama digiteeritud info- ja tarneahelat, mis parandab kõikide osapoolte koostööd ning heaolu.
Teiste majandussektorite kogemus on juba välja toonud triviaalse tõe. Nimelt ei taha uus põlvkond töötada organisatsioonis, kus tehakse nn rumalat tööd, kus töövahendiks on põhiliselt Excel ja info on puudulik, läbipaistmatu ning raskesti kättesaadav. Naljaga pooleks on see natuke samalaadi põhjus, miks IT kuulsusega riigis on peaaegu võimatu leida kohalikke maasikakorjajaid. Inimesed tahavad teha tänapäevases keskkonnas mõtestatud tööd.
R&D ehk uuringud ja arendus on iga valdkonna või organismi jätkusuutlikkuse tagatis. Innovaatilised lahendused on usalduse tagatis nii partneritele kui ka oma töötajatele, rääkimata klientidest. Keegi meist ei läheks hambaarsti juurde, kes võtab meid vastu haamri ja meisliga.