Reaalajamajandus ehk rumala töö hääbumine majandustarkvaras
Autor: Margo Touart, BCS Itera tehnoloogiajuht
Mis on reaalajamajandus? Definitsioon hiljutisest TalTechi uuringust: reaalajamajandus (real-time economy, RTE) on järjest enam tähelepanu pälviv idee, mille kohaselt standardsed äritehingud ja haldustoimingud võiksid toimuda paberipõhise inimestevahelise suhtluse asemel digitaalse ja automaatse masinandmevahetuse vormis („Reaalajamajanduse alused ja rakendusvõimalused”, uuringu lõpparuanne, TalTech, august 2019).
Reaalajamajanduses võtmeroll on osapooltel, kellega ettevõte äriinfo mõttes lävib, olgu need välised (äripartnerid, riiklikud institutsioonid) või ettevõttesisesed (töötajad, targad masinad).
Toon siin välja peamised osapooled ja lihtsustatud RTE stsenaariumi ühe kaupu ostva-müüva ettevõtte protsesside näitel.
1. Registrid ja infoteenused
Oletame, et uus klient soovib osta ettevõtte tooteid ja teenuseid. Tavapäraselt tähendab see tarkvaras kliendi kirjeldamist. Mida rohkem infot kliendi kohta sisestatakse, seda parem see tulevase kliendihalduse mõttes on.
Selle tegevuse saab automatiseerida registrite või infoteenuste pakkujate abil. Ideaalis võib protsess alguse saada ettevõtte veebis, kus klient registreerib ennast ehk teeb konto. Andmed jõuavad ERP süsteemi, mis omakorda kontrollib kliendi tegelikku olemasolu äriregistris ning laeb sealt alla täiendavad andmed.
Kindlasti on hea kontrollida uute (ja aeg-ajalt ka seniste) klientide krediidivõimekust. Seda saab tarkvara automaatselt pärida näiteks krediidiinfost või Äripäeva infopangast ning kinnitada kliendile esmase krediidihinnangu.
Nii on meil uus klient koos täielike andmete ja kontrollitud krediidivõimekusega süsteemis reaalajas ilma käsitööta.
2. Kliendid
Klient soovib tellida kaupa. On selge, et telefoni või meili teel tulnud tellimus vajab käsitsi töötlemist, mida ilmselt soovitakse vältida.
Tavapäraselt on lahendusi kaks: veebipood või EDI operaator. Mõlemal juhul saab ettevõte kliendilt tellimuse juba digitaalsel kujul ehk e-tellimusena ning see on automaatselt majandustarkvaras edasiseks töötlemiseks ja täitmiseks.
Kuna ettevõtte jaoks on tegu suure kokkuhoiuga, siis tasub otsida võimalusi, et motiveerida kliente e-tellimusi esitama. Näiteks saab neile pakkuda siis kiiremat tellimuse täitmist, paremat hinda või mõnda lepinguga võetud kohustust.
3. Tarnijad
Kui laovarud on küllaldased, saab süsteem suunata kliendilt tulnud tellimuse täitmisele. Kui ei ole, siis käivitab süsteem vastavalt seadistatud parameetritele laovarude täiendamise, mille tulemuseks võib olla ostu- või tootmistellimus või ettevõttesisene üleviimistellimus (nt kesklaost).
Oletame, et on vaja teha ostutellimus laovarude taastamiseks. Selleks et tellimus jõuaks operatiivselt ja veavabalt tarnija infosüsteemi, tuleb see edastada e-tellimusena EDI operaatori kaudu. Kui teine osapool ei ole liitunud EDI operaatoriga e-tellimuste vastuvõtmiseks, siis meie jaoks ei ole tellimuse saatmine e-kirjaga küll lisakulu, kuid ilmselt ei ole ostuprotsess sel juhul nii operatiivne, kui me RTE kontekstis sooviksime.
4. Pank
Iga ostuarve vajab maksmist ja müügiarve laekumine raamatupidamises kajastamist, seega on pangatehingute automatiseerimine ülioluline. Õnneks on see tänaseks enamiku pankade puhul võimalik tänu äriklientidele suunatud nn gateway tüüpi liidestele.
Maksed
Kui tarnija esitab ettevõttele e-arve, mis edastatakse panka, siis saab kasutada püsimakse teenust – nende arvete puhul ei ole vaja inimesel protsessi sekkuda. Vastavalt püsimakselepingu tingimustele teostab makse juba panga infosüsteem.
Otse majandustarkvarasse saabuvate arvete puhul automaatse maksmise võimalust ei ole, aga ka sel juhul on olemas lahendused.
Laekumised
Kui klient maksab meile, kajastub laekumine mõne aja pärast meie pangakontol. Gateway tüüpi liidese puhul saab kontoväljavõtte kasutamise asemel pank saata majandustarkvarasse kontol toimunud liikumised jooksvalt, reaalajas. Pangatehingul olevate tunnuste järgi, nagu vastaspoole andmed, viitenumber jm, seob majandustarkvara tehingu automaatselt õige arvega ning kajastab seda süsteemis.
Nii on klientide maksmata arvete seis ja sellest tulenevalt krediidihinnang täiesti ajakohased igal hetkel ning ilma raamatupidaja sekkumiseta.
5. Riik
Kirjeldatud tehingute andmed tuleb edastada ka riigile, näiteks käibedeklaratsiooni kujul Maksuametisse, intrastat-aruandena Statistikaametile jne. Tänu X-teele on Eestis enamik riigiasutusi n-ö võrgus ja valmis andmeid vastu võtma digitaalsel kujul otse ettevõtja infosüsteemist.
Kord kuus esitatavate andmete puhul ei ole see küll nii kriitiline ja neid võib saata ka e-maksuametisse käsitsi faili laadides. Küll aga on antud võimekus ülioluline näiteks aktsiisikauba e-saatelehtede edastamiseks, mida tuleb Maksuametile saata jooksvalt sellise kauba transportimisel ja mis on ettevõtja jaoks ehk igapäevane tegevus.
6. Töötajad
Ettevõttes on oluline pöörata tähelepanu sellele, et enam ei kasutataks paberkujul töökäske, akte, arvepidamis- ja inventuurivihikuid vms, mis vajab hiljem info digiteerimist, mis tähendab omakorda seda, et keegi peaks sisestama needsamad andmed infosüsteemi. Sel juhul on lisaks suurele ajakulule vigade tekkimise ja infoliikumise viivituste oht.
Tänapäevased majandustarkvarad võimaldavad kõike teha kohe digitaalselt, otse töökohal ja sealsetele töötingimustele sobivat seadet kasutades, olgu selleks telefon, tahvelarvuti vms.
Mõned näited äriprotsessidest, mida näeme sageli veel paberil: hooldustehniku töökäsud ja tehtud tööde aktid, laoprotseduurid (noppimine, ladustamine, inventuur), materjalikulu registreerimine, valmistoodangu arvele võtmine, majandus- ja lähetuskuluaruanded.
7. Masinad ja seadmed
Üks osapool on, nagu mainitud, ka targad masinad. Asjade interneti ajal on järjest enam seadmeid võrguühenduse valmidusega, mis pakuvad infot digitaalsel kujul, näiteks tootmisseadmed, kaalud, aja ja ligipääsu registreerimise süsteemid jms.
Ettevõttel oleks patt jätta need liidestusvõimalused kasutamata ja panna selle asemel töötajad tegema „tädi ja onu liidese“ tööd seadme ja majandustarkvara vahel ehk andmeid sisestama.
Kokkuvõtteks
Olen veendunud, et iga ettevõtte äriprotsessid saab sõltumata tegevusvaldkonnast suures osas digiteerida, luues sellega olukorra, et andmed liiguvad efektiivselt reaalajas.
Digitaalne infovahetus väliste osapooltega võib-olla raskendatud ja vahel ei pruugi see olla üldse võimalik, aga alati tasub selle kohta küsida ja veenda äripartnerit selle olulisuses, et siis ühiselt selle nimel pingutada.
Otsige RTE võimalusi, pange info kiiremini liikuma, leidke vabanevad ressursid ning looge endale seeläbi konkurentsieelised.