Uue ajastu edu võti – digiteeritud tarneahel ja töökeskkond pilves

Autor: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht

Eelmise aasta kevad tuli teisiti. Me kõik sattusime eraisikute, töötajate ja tööandjatena ootamatult olukorda, mille kohta arvasime enne, et see ei saa üldse juhtuda ja kui juhtub, siis kindlasti mitte meiega. Pidime üleöö hakkama saama olukorras, milleks me igapäevaelus ja äris valmis polnud.

Juba aastaid on räägitud digiteerimisest, tööprotsesside automatiseerimisest, pilvelahendustest. See on kohati kõlanud juba nagu tüütu mantra ja veel pool aastat tagasi pani sõna digiteerimine nii mõnegi silmi pööritama. Tõesti, sellest räägiti ja räägitakse väga palju, aga tasapisi on sinna suunda ka liigutud. Seni on muudatused toimunud, tõsi küll, pigem mõõdukas tempos, peamiseks piduriks klassikaliselt hirm muudatuste ees ja hädavajaduse puudumine.

Küllap on enamikul ettevõtetel lauanurgal strateegia või on sel teemal vähemalt mõtteid mõlgutatud, kuidas liikuda pilve ja digiteerida äriprotsessid järgmise 3–5 aasta jooksul või veelgi kaugemas tulevikus. Ja seda mitte ühekorraga, vaid step-by step: täna Office 365, homme üks osa majandustarkvarast ehk ERPst, mõne aja pärast teine osa, siis dokumendihaldus ja muud ärirakendused. Esmalt tuleb korrastada praegusi protsesse ja püüda muuta neid automaatsemaks, seejärel liikuda digiteerimiseni suhtluses klientide ja hankijatega veebipoodide ja kliendi ning hankija portaalide näol. Rahulikult, kiirustamata, millalgi tulevikus.

Loetud päevadega sai aga pikaajalisest plaanist kiire kava lähikuudeks.

Ja ehkki toimunu oli paljude ettevõtete jaoks murettekitav kui mitte traagiline, siis on üsna lühikese ajaga toimunud ka nii mõndagi positiivset – suur hüpe nii tehnoloogilises kui ka töökorralduslikus teadlikkuses. See, mis tundus varem keeruline ja mõnes kohas võimatu, on osutunud vägagi võimalikus, olgu see siis töö ainult kodukontoris kolleege, kliente ja tarnijaid nägemata või seadmete töö jätkumine ilma suure meeskonnata selle taga, samuti e-õpe või veebipoe avamine mõne nädalaga või koosolekuteruumist Teamsi või Zoomi kolimine.

Kui varem räägiti ääri-veeri uute lahenduste pilve kolimisest, siis nüüd on tegelikult kiire sellega, et kõik strateegilised andmed, analüütika jm töövahendid oleksid kättesaadavad igal ajal, kohas ja seadmes.

Kõik hakkab pihta juhi peast

Nii mõnedki ettevõtted eesotsas maailma suurtega on öelnud, et kodukontor on tulnud selleks, et jääda. Töö kodukontoris on sujunud hästi neil, kellel on selleks loodud tingimused ehk kõik töövahendid on kättesaadavad sõltumata asukohast ja seadmest ning toimivad laitmatult.

Ettevõtteid, kellel üks või teine protsessi osa on juba pilves, on juba arvestav hulk. Küll aga kipub sageli juhtuma, et igapäevased kriitilised tööprotsessid saab küll kodust tehtud, aga just seda ühte konkreetset dokumenti peab minema kontorisse võrgukettalt otsima. Või tuleb kehvemal juhul paigaldada mõned vajalikud programmid ka koduarvutisse.

Klientide käitumine on muutunud

Mis puudutab kliente ja hankijaid, siis on ka nende harjumused ja ootused muutunud: rohkem soovitakse suhelda elektrooniliste kanalite kaudu: kaupu tellitakse veebipoest või partnerportaalidest ning ehkki arveid taheti saada küll varemgi juba e-kujul, eelistatakse ülevaadet võlgade, projektide, tellimuste ja arvete kohta näha elektroonselt partnerportaalis.  Uueks proovikiviks kujuneb kiirelt digiteerimise poole liikuvas maailmas ilmselt pigem personaliseerimise ja selle kaudu konkurentsieelise saavutamise oskus.

Kui meil on praegu lootus, et äri on enam-vähem tavapärasel kujul taastumas, siis oskame olla rohkem tulevikuks valmis ja läbi mõelda ka stsenaariumid, mis varem tundusid olevat pigem mõnest Spielbergi filmist. Oskame olla efektiivsemad ja saada hakkama napimate vahenditega, lastes tarkvaral ja seadmetel teha suure osa tööst.

Pilve – nüüd kohe

Kõik ettevõtte strateegilised andmed peavad olema kättesaadavad kaugtöö korras. Pilve tuleks kolida kohe, mitte viie aasta perspektiivis. Üks hea põhjus on ka see, et muudatusi on kõige lihtsam viia läbi siis, kui töötajatel on nende vastu isiklik huvi – praegu on see olemas ja kevadine periood on näidanud, et kaugtööd saab teha korralike töövahendite olemasolul. Mõttelaad „me oleme kogu aeg nii teinud“ on olude tõttu asendunud mõtteviisiga „proovime, kas teisiti ka toimib“. Ellujäämisinstinkt on käivitanud valmisoleku innovatsiooniks.

Äri e-äriks

Lihtsam on neil, kes teevad äri veebis, mitte pole ainult seal leitavad. Mitmed sektorid said edukalt tegevust jätkata, kui kontorid ootamatult suleti. Näiteks koolitusäri, mis näitas oma e-võimekust: hea koolituse läbiviimiseks ei pea olema klassiruumi ega koolitusarvuteid; koolitusel osalemiseks ei ole vaja kulutada aega sõidule, vaid seda saab teha igal ajal ja kohas. Aga samamoodi ka jaekaubandus, kes kolis kiiresti internetti. Isegi meditsiin muutus rohkem e-meditsiiniks ja koolid plaanivad e-oskust edaspidi kasutada ka perioodil, mil see pole hädavajalik, vaid pigem võimalus. Tootmisettevõtted liiguvad aga light out’i ehk minimaalset inimressursi nõudva automatiseerituse poole.

***

Kõik see võtab aega, aga algus on tehtud, hammasrattad on pöörlema pandud ja kogu masinavärk tüürib digiteerimise suunas. Ärme lase nn head kriisi raisku, vaid kasutame seda protsesside ja äri tõhustamiseks ning innovatsiooniks.