7 soovitust ettevõttele, kes alustab ERP juurutusprojekti

Autor: Kätlin Piiskop, BCS Itera ärijuht

ERP (Enterprise Resource Planning – majandustarkvara) projektide elluviimine vajab ettevõtte inimestelt sõltumata IT-partnerist või metoodikast tõsist panust ja hoolikat läbimõtlemist.

Väga tähtis on kohe alguses arvesse võtta, kuidas mõjutab projekti läbiviimine igapäevast äritegevust. Kui seda mitte teadvustada, võivad selle aja jooksul tekkida tõsised rahas mõõdetavad tagasilöögid. Projekti eel tuleks teha seitse sammu, et kõik kulgeks inimeste jaoks sujuvalt.

1. ALUSTA MUUDATUSTE JA MEESKONNA MEELSUSE JUHTIMISEST

Juhtkond ei tee projekti alustamise otsust üleöö, vaid see on hoolikalt kaalutud ja argumenteeritud ettevõtmine. Igale projektile on seatud konkreetsed eesmärgid. Tihtipeale jäetakse see oluline info aga ettevõttes kommunikeerimata, kuid see tekitab töötajates vastumeelsust, vastutöötamist ning projekti pidurdamist. Põhiäri ei tohi aga samal ajal kannatada ja kuna projektis osalemine on meeskonnale lisakoormus, tasub inimeste motiveerimiseks täiendavad motivaatorid tööle panna (isiklik tunnustamine, lisapuhkus pärast edukat projekti lõpetamist, lisatasud, preemiad jms). Siis väärtustatakse inimesi sõltuvalt panusest ning nad mõistavad, kuidas IT- projekt neid töös aitab.

2. PANE ROLLID JA TÖÖÜLESANDED KOHE PROJEKTI ALGUSES PAIKA

Nagu igas ettevõttes on iga ametikoha tööülesanded kirjeldatud, on ka juurutusprojektis tegevused määratud kindlate rollide juurde. Tellija mõistab üldiselt hästi, et metoodikast tulenevalt on IT-partneri poolel nii projektijuhi, konsultandi ja arendaja vastutusalad, kuid samamoodi tuleb ka jagada projektis tellijapoolsed vastutajad koos konkreetsete ülesannetega (otsustaja, projektijuht, peakasutaja, võtmekasutajad). Mõnikord on mõistlik rollid ülesannetega ühendada, näiteks projektijuht-peakasutaja ühes isikus. Ülioluline on teadvustada, et lahenduse omanik on alati tellija, kes viib oma ettevõttes ellu ERP juurutusprojekti valitud IT-partneri kaasabil.

3. TUGEV PROJEKTIJUHTIMINE VIIB REAALSE TULEMUSENI

Majandustarkvara juurutusprojektis on projektijuhte vähemalt kaks: partneri- ja kliendipoolne. Projektijuhtide koostööst sõltub projekti edu, sest seda ei juhita ühepoolselt. Enne projekti algust peavad selge vastuse saama järgmised küsimused:

• Kus hoitakse dokumentatsiooni ja kellel on sellele ligipääs? Milliseid dokumente kasutatakse ning kui regulaarselt neid uuendatakse? Kes nende eest vastutab?
• Projektiplaani järgimine ja jälgimine, sh eelarve ja ajakava. NB! Arvestada tuleb ka äritegevuse sesoonsust, et vastavalt sellele määrata realistlikud tähtajad.
• Meeskonnatöö ja vastutus ehk ressursihaldus – teisisõnu, kes millega ja millises järjekorras tegeleb, ning töölõikude omavaheline sõltuvus (näiteks protsessitestid peavad olema enne koolitusi lõpetatud).
• Riskijuhtimine – mitmete mõjurite kirjeldus, mille tagajärjel tuleb muuta ajakava või meeskonna panust. Mõnikord on projektides jäiga postina maha löödud projekti lõpukuupäev, kuid kõik tähtajad, mis muutuvad, mõjutavad seda. Kui vajadus on lisakoolitusi teha, siis põhjuseks on peamiselt kasutajate ebakindlus või süsteemi tõrked – sel puhul tasub kindlasti kohe käivitamise kuupäeva muuta, et mitte võtta ebarealistlikke eesmärke ning anda kasutajatele lisaaega harjumiseks.
• Hoia skoobi ja muudatuste juhtimine operatiivsena terve projekti vältel. Kohe alguses lepitakse läbirääkimistel kokku kindel lahenduse ulatus (mida juurutatakse ja mida mitte). Selline määratlus ei tohi jääda lauasahtlisse projekti lõppu ootama, vaid seda peab pidevalt jälgima ja fikseerima muudatused. Projekti käigus tekib sageli vajadus lisafunktsionaalsuse järele või jäetakse hoopis mõni mitteprioriteetne vajadus tulevikku.
• Kommunikatsiooni hoidmine ja -ahela defineerimine on info liikumise alus. Lisaks dokumentatsioonile on vaja teada, kuidas toimub rollide vahel muu infovahetus (näiteks kohtumiste kokkuleppimine, koolituskava, testimistulemuste edastamine).

4. PÕHJALIK VAJADUSTE ANALÜÜS ENNEKÕIKE!

Analüüsi eesmärgiks on kaardistada kõik ettevõtte vajadused, aga veelgi suurem väljakutse on eristada töö käigus tekkinud harjumusi tegelikest ärikriitilistest vajadustest. Mida detailsemalt panustada analüüsi ilma kiirustamata, seda paremini kõiki äriprotsesse kattev lahendus tulevikus valmib ja seda vähem muudatusi tuleb projektis teha.

5. KVALITEETSED ANDMED ON UUE LAHENDUSE LISAND

Hindamatu väärtusega, ehkki ajakulukas projekti osa, on olemasolevate andmete puhastamine, korrigeerimine ning struktureerimine uue ERP lahendusse sisestamiseks. Koostöös IT-partneriga tehakse kokkulepped, millised andmed on vajalik uude lahendusse tuua ning millised mitte. Sisestamise ja importimisega polegi sedavõrd küsimust, kuna vahendid ja oskusteave on partneril endal olemas. Olulisem teema on eelmiste süsteemide andmete koondamine ning puhastamine – see võtab põhiäritegevuse kõrvalt palju aega ja selle jaoks tuleb määrata konkreetsed vastutajad. Andmetest sõltuvad lisaks reaalsele toimimisele pärast käivitamist ka testimistulemused ja koolituste tõhusus.

6. TESTIMISTULEMUSED ANNAVAD ROHELISE TULE

Kindluse, et kõik äriprotsessid toimivad nagu vaja juba esimesest käivitamisjärgsest päevast, annab ainult põhjalik testimine. Selle käigus fikseeritakse tulemused ja korratakse testimist pärast puuduste parandamist. Mitmepoolne testimine on vajalik just selleks, et IT-partner saaks testida disaini ja kliendi esindajad veenduksid, et nende igapäevane protsess toimib kõikide stsenaariumite puhul, mis võivad ette tulla. Ilma testimiseta võtab ettevõte väga suured riskid ja esimesed päevad-kuud pärast kasutuselevõtmist võivad äritegevust pärssida.

7. TEE REGULAARSELT MAJAS KOOSOLEKUID

Kõige adekvaatsema info projekti kulgemise kohta saab siis, kui meeskonnaga teemad läbi arutada. Info jagamisega saab teha ülevaate tekkinud probleemidest, et edastada need partnerile õigeaegselt, mil ei ole veel hilja teha muudatusi. Samuti on see kommunikatsiooni aluseks – kirja teel saadetud info pole operatiivne ja ei anna kindlust, et see jõudis kohale.