Ärianalüüs! Millal sellega pihta hakata?
Autor: Koidu Kask, BCS Itera ärianalüüsi konsultant
Ettevõtteil, kes on majandustarkvara juurutamisega kokku puutunud, tekib tihti küsimus, millal on õige aeg rääkida aruannetest. Õige vastus on: igal ajal!
Tundub, et ärianalüüsiga on aega küll, sest aruandlusega on loogiline alustada siis, kui on juba olemas optimaalne hulk andmeid. Jah, laias laastus nii see ongi. Aga nagu ei ole olemas täielikult sobivat valmis maja, nii ei ole ka olemas valmis majandustarkvara ja ärianalüüsi lahendust.
Selleks et lahendused kataks ärivajadused, on mõistlik alati neid natuke kohandada, arendada ja protsessid paika loksutada. Aruannete puhul on küll olemas n-ö standard, mudelvaated, kuid neis on alati „üks number“ või „üks veerg“ andmeid puudu.
Ehkki ärianalüüsi saab vaadelda kui eraldiseisvat projekti, tuleb öelda, et see on majandustarkvara juurutamise lahutamatu osa ja sellest tuleb rääkida nii projekti alguses, keskel kui ka lõpus. Muidugi võib aruannetega tegelema hakata alles siis, kui süsteem on juba valmis, ent kindlasti tuleb arvestada, et kõik andmed ei ole veel süsteemiga tagatud ning üle on vaja vaadata nii funktsionaalsused kui ka analüütilised tunnused, kulukohad ehk dimensioonid. See kõik tähendab, et paljud asjad lähevad veel muutmisele ja võib tekkida täiendav arendusvajadus, mis on ajakulukas ja toob sageli ka kaasa liigset pinget.
Majandustarkvara juurutusprotsess vs ärianalüüsi protsess
Põhilised aruanded ja sõlmpunktid peab kindlasti kohe alguses ehk diagnostika faasis läbi rääkima. Nii saab kõigepealt välja selgitada, millised on ettevõtte vajadused ja ootused aruandlusele. Ühiselt vaadatakse üle, milliseid aruandeid praegu kasutatakse; mis on vahendid, andmeallikad ning olemasoleva lahenduse miinused-plussid; kes on aruannete kasutajad (nii sisemised kui ka välised) ja milliseid õigusi rakendatakse. Vajaduste ja ootuste väljaselgitamiseks kasutatakse toetavat küsimustikku, et kõik punktid saaksid läbitud.
Põhipunktid:
- Andmeallikad
- Andmete maht
- Kasutajad, turvalisus
- Kasutuskohad
- Mõõdikud, KPI-d
- Dimensioonid
- Täiendav info
- Detailsus
Seejärel tehakse n-ö analüüsi analüüs, kus minnakse juba süvitsi. Igale aruandele antakse nimetus ja tuvastatakse selle sisendid, allikad ja väljund. Samuti selgitatakse välja, kas aruandluses kasutatavad andmed on kohe süsteemis saadaval või on vaja kasutusele võtta lisafunktsionaalsusi ja teha kohandusi. Ettevõtte jaoks on aruanne üks mõiste, aga ühe ettevõtte raames on palju väljundeid, sihtrühmi ja lahendusi. Analüüs aitab välja valida iga aruande jaoks optimaalseima lahenduse, mis sõltub paljuski sellest, kas tegu on operatiivaruandega või vaadatakse juba varasemalt toimunud tehinguid.
Ärianalüüsiga seonduvad aspektid:
- Arenguvõimaluste tagamine
- Tehnilised võimalused ja vajadused
- Litsentsid
Olgugi et visioon pannakse kokku juba diagnostika faasis, selgub kõige õiglasem hinnang projektile pärast analüüsi, kui on välja selgitatud edukaks teostuseks vajalikud nüansid. Kõige selle põhjal tehakse täpsustav pakkumine, mis kajastab ärianalüüsi kontseptsiooni ja strateegiat.
Järgneb teostusfaas, mil lähtuvalt strateegiast ja kokkulepitud lahendustest hakatakse süsteemi ja aruandeid üles ehitama. Kõigepealt on aga majandustarkvara vaates kaks väga olulist verstaposti, ilma milleta ei ole võimalik aruandluse süsteemiga pihta hakata. Need on esiteks seadistused, kohandused ja arendused ning teiseks konkreetne näidis- või testettevõte, mille alusel teevad kõik osapooled protsessitestimise. Selle tulemusel tekivad andmed, mis on aruannete ülesehitamisel hindamatu väärtusega.
Ilma arendusteta ei ole andmestruktuurid täielikud ja nende hilisem täiendamine nõuab tunduvalt rohkem aega ning ressurssi. Samuti on vaja näidislahendus siduda mingi konkreetse ettevõttega, andmeallikaga.
Majandustarkvara juurutusprojekti puhul tuleks ärianalüüsiga seoses lähtuda reeglist „Räägi alguses, täpsusta keskel, teosta lõpus!“.