Moodne kinnisvara vajab ka moodsat tarkvara

Autorid: Pille Nurmis, BCS Itera ERP konsultant ja Külli Rebane, BCS Itera ärijuht

Mida pakub rahvusvaheline ärikinnisvara halduse lahendus? Automaatne andmeedastus, mugavad iseteeninduskeskkonnad, robotmajahaldur ja palju muud – tänu tehnoloogia arengule ootavad kinnisvarasektorit ees põnevad ajad.

2020.aasta oli paras proovikivi paljudele sektoritele ja parem ei olnud olukord ka ärikinnisvarahalduses, kus satuti üsna tormi keskmesse. Ühtäkki liikusid inimesed kodukontoritesse, kaubanduskeskused suleti, hotellid ja kontserdisaalid jäid tühjaks ja nii mõnelegi rentnikule, kes pidi oma äri ebaselge tuleviku valguses koomale tõmbama, oli igakuise rendi tasumine tõsine peavalu. Praegu loodame, et ükskord näeme tunneli lõpus ka valguskiirt.

Kinnisvara rentimine selle omamise asemel ei ole enam trend, vaid normaalsus. Iga järgmise büroohoone või tehnopargi rajamise puhul vangutavad kõhklejad pead, uskumata, et väikesel turul jagub uute pindade tarbeks huvilisi. Aga seni on see nii.

Uute pindade lisandumine annab kindlasti hea positsiooni ka rentnikule ja klientide hoidmine on järjest raskem ülesanne kinnisvarahalduse sektoris. Kuigi hind on oluline, ei ole see kindlasti ainus, mis kliendi otsust mõjutab. Olulisteks märksõnadeks on ka paindlikkus ja kliendikeskus, kiire teenindus, täpsus ja mugavus.

Nüüdisaegne tarkvara saab päriselt aidata!

Elame pideva digiteerumise keskel. Inimeste roll töödes, mida on võimeline tegema masin, jääb aina väiksemaks ja see meeldib meile – vähem rumalat tööd on iga uue põlvkonna soov ja n-ö inimõigus, mida ta tööle asudes ootab. Robotid kinnisvarahalduses võivad ju tunduda veel kui kauge tulevik, ent samamoodi arvasid meie vanemad näpujäljega ukse avamise ja tööaja alguse registreerimise kohta.

Turul on mitmeid päris häid kinnisvarahalduse lahendusi, enamik neist moodsad ja pilves. Lisaks igapäevaprotsesside toetamisele aitavad need luua ja korrastada protsesse. Need tarkvarad ei suhtle enam ainult omavahel, vaid ka mitmesuguste seadmetega ning toetavad tänapäeva nutikate majade haldamist. Rõõm on näha, et Eestis on ettevõtteid, kes panustavad tõsiselt, et ajaga kaasas käia. Samas on väga palju neid, kes hoiavad veel tänaselgi päeval oma ärikriitilisi andmeid Excelis. Ei ühtegi paha sõna Exceli kohta – see on suurepärane töövahend, kuid mitte ühiskasutatav andmebaas. Võime oma kogemustest öelda, et kus vigu saab tekkida, seal neid ka tekib. Kinnisvarahalduse tarkvara puhul on vigade tekkimine viidud miinimumi, kõik andmed on ühes kohas ja töötajad ei pea kulutama oma väärtuslikku aega selleks, et numbrite õigsust kontrollida. Kindlasti tasub rõhutada, et ühes kohas on andmed eelkõige tervikliku valdkonnapõhise majandustarkvara puhul.

Rentnikud, rendipinnad ja lepingud

Rentnikud, rendipinnad ja lepingud on selle äri alus ja üks peamine probleemide allikas. Rentnikud muutuvad kiiresti ja info selle kohta ei pea olema mitte ainult up-to-date, vaid pikalt ette teada. Juba lepingu sõlmimisel peab olema kohe müügiinimese töölaual näha, millal tuleb hakata läbirääkimisi pidama uue rentniku leidmiseks või olemasolevate lepingute pikendamiseks, ning õigel kuupäeval ootab müügiinimene oma postkasti teadet ja tegevuskava. Iga tühi pind on kulu. Lisaks aitab tarkvara meeles pidada muid ootamatute kulude tekkimise allikaid, nii näiteks ei pea haldur kleepima kuvarile paberilipikut deposiitide ja pangagarantiide lõppemise kohta.

Kliendikeskne paindlik rendilepingute ja hindade haldamine

Rentnikke on palju ja rendileandjal pole juba ammu enam võimalik kehtestada ühesuguseid tingimusi kogu majale. Iga klient on eriline ja väärtuslik. Soovite tasuda renti ruutmeetrite pealt – aga palun; käibe pealt – loomulikult! Kui rääkida kinnisvarasektoris kasutusel olevast hindade indekseerimisest – pole probleemi: kas fikseerime rendi iga-aastase tõusu kindla protsendina või seome selle tarbijahinnaindeksiga? Kuidas arveldada lifti, välireklaamide elektrikulu või mobiiliettevõtte võrguseadmete eest, samuti jagada remondi- ja üldkulu? Võimalusi on palju.

Kui korrektsed andmed rentnike kohta on olemas, siis arveldusega saab suurepäraselt hakkama masin ja enamik arvetest liigub pärast automaatset genereerimist ka klientide e-arveteks. Automaatse arvelduse suureks plussiks on kiirus ja eelduseks vigadeta andmed.

Uue põlvkonna lahendused

Kolmas teema, millele efektiivsuse ja kliendikesksuse eesmärgil järjest rohkem tähelepanu pööratakse, on iseteeninduskeskkonnad. Uus põlvkond ei helista, nii et ideaalis võiks info rendipinnal tekkinud probleemi kohta, olgu tegu siis läbipõlenud lambipirni või katkise rulooga, olla haldurile edastatav nutitelefoniga äpi kaudu.

Info edastatud, on kogu edasine tegevus samuti portaalis järgitav ja klient teab alati, millal lahendust oodata. Portaali jääb kogu suhtluse ajalugu ning ülevaade rendilepingust ja -tingimustest. Kindlasti meeldib see ka rentnikule – ei mingit probleemi teistkordset kirjeldamist, kogu info on dokumenteeritud ja ühes kohas ning lisaks annab portaal võimaluse delegeerida teatud osa andmesisestusest kliendile, kes sisestab näidud ja käibed arveldamise aluseks ise – nii on vähem andmesisestust ning info tekib kiiremini.

Kui rääkida arvestitest, siis selle info kogumine liigub samm-sammult samuti masinloetavaks ehk arvestid saadavad info näitude kohta rendileandja tarkvarasse ise. Samamoodi suhtlevad tarkvaraga järjest rohkem mitmesugused masinad-seadmed, mis saadavad probleemide tekkimisel või isegi nende ohu korral info haldurile – nutikad majad on järjest kasvav trend ka kinnisvarasektoris. Robotmajahaldur tundub praegu küll veel ulme, aga ilmselt on see mõne aja pärast juba nii tavaline, et selle mainimine paneb ainult õlgu kehitama.

Kokkuvõtteks

Eelmisel kevadel räägiti palju kodukontorist ja e-poodidest, mis on tulnud selleks, et jääda, muutes nii ka olukorda kinnisvaraturul, siis nüüdseks on juba kodus ja e-poes oldud küll. Paljud on öelnud, et tahaks taas inimesi näha ja olla osake mittevirtuaalsest meeskonnast. Loodame, et vaatamata tagasilöögile COVID-19 näol on kontoripinnad kohe-kohe jälle siginat-saginat täis, kaubanduskeskustes käib vilgas kauplemine ja kinnisvarasektor mühiseb – kas robotite abil või ilma – tõusuteel. Praegune hingetõmbepaus on suurepärane võimalus selleks ettevalmistusi teha.

Soft4Real majandustarkvara

BCS Itera pakub ärikinnisvara haldajatele rahvusvahelist Microsoft Dynamics 365 Business Centrali baasil töötavat Soft4Reali majandustarkvara. Lahendus katab ettevõtte kogu tarneahela alates finantsist ja palgast-personalist kuni rendipindade ja kliendihalduseni. Loomulikult sisaldab see ka ärianalüüsi võimalust.

Soft4Reali ärikinnisvarahaldus:

• rentnike haldus
• rendipindade haldus
• rendilepingud
• paindlik hinnastus:
  • ruutmeetrid
  • käive
  • indekseerimine
  • lisakulud
• kommunaalkulud
• arveldus
• iseteenindusportaal
• kinnisvarahooldus
• ärianalüütika