Süües kasvab isu ehk mida arvestada ärianalüüsi projekti planeerimisel

Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht

Kõik on kokku pannud ja/või läbi viinud ühe või teise projekti ja seda ka eelarvestanud. Ning saanud õppetunni, et esmane investeering pole kunagi lõplik. Ärianalüüsi (BI – Business Intelligence) puhul kehtib tegelikult sama loogika: kui kord näpp antud, siis uusi võimalusi ja tuunimist tuleb pidevalt ette.

Põhjus ei pruugi olla selles, et algselt on lahendus puudulikult juurutatud, vaid igapäevaselt üha sügavamale andmetesse kaevudes tekib järjest uusi ideid, kuidas ettevõtte näidikuid vaadata, või leitakse viise, kuidas otsida mingite hälvete põhjuseid.

Toon siin BCS Itera kogemusele toetudes välja mõned soovitused, millega arvestada ärianalüüsi projekti planeerides.

1. soovitus: ärianalüüsi lahendusele mõeldes vaata pikka perspektiivi

Tavapäraselt tekib aruandluse vajadus mõnes ettevõtte protsessiosas (nt laojuht soovib seisvate kaupade aruannet) ja siis hakataksegi seda täitma, kasutades enamasti esmaseid käepäraseid vahendeid. Levinud lahendus on Excel(id), millest hakatakse ühte andmekogu kokku panema.

Kui aga näiteks müügijuht leiab, et temal oleks vaja oma aruandlust täiendada (nt uurida, millised varasemalt ostu teinud kliendid enam laos olevat kaupa ei osta), siis on variant teha juurde üks Excel või lahendada see vajadus mõnes muus lahenduses.

Selleks et oleks üldse võimalik ettevõtteülesele ärianalüüsi lahendusele mõtlema hakata, võiks alustada aruandlusvajaduste kaardistamisest kõikides protsessides. Seejärel on võimalik neid vajadusi arvesse võttes valida sobiv tarkvaraline tööriist, mis suudaks lahendada nii praegusi vajadusi kui ka uusi.

Excel on küll imeline tööriist, kuid mõeldud pigem personaalseks kasutamiseks.

2. soovitus: kaalu, kas teha ise nullist või kasutada valmis lahendusi

Ärianalüüsi projekti kestust võib tihtilugu olenevalt ettevõtte suurusest mõõta kuudes, alates vajaduste väljaselgitamisest ja andmemudelite loomisest kuni lõpliku aruandluseni. Alternatiivina on võimalik kasutusele võtta ka valmis lahendusi, mis on mõeldud just konkreetse tarkvara jaoks ja sisaldavad küllaldasel hulgal valmis funktsionaalsust.

Esmane investeering võib küll olla suurem, aga soovitan mõelda eelmisele punktile ehk uurida, mida kõike valmis lahendus pakub; kas see katab ainult praeguseid vajadusi või midagi enamat. Tihtilugu on valmis lahenduses võimalusi palju rohkem ja pikemaajalisemat projekti saab tänu sellele läbi viia kiiremini ning lõppkokkuvõttes väiksema eelarvega.

Näiteks Dynamics 365 Business Centralile, Finance ja Supply Chain Management’ile on olemas valmis ärianalüüsi lahendus BI4Dynamics, mis võimaldab ühe-kahe päevaga püsti panna tervikliku kasutusvalmis lahenduse.

3. soovitus: andmed peavad olema usaldusväärsed

Ärianalüüsi projekti jaoks võib palgata professionaalsed tegijad ja soetada nii moodsa lahenduse kui tahes, aga ilma korrektsete andmeteta ei hakka see tööle. Enne on seega soovitatav teha inventuur nendes lahendustes, mille põhjal tulevikus peaks aruandlus käima hakkama. Kas ettevõtte enda inimesed ikka usaldavad neid andmeid? Kas nad on valmis oma otsuseid nende alusel tegema või hoiavad kõrval personaalseid Exceleid, kus lisatöö tulemusel alles tekivad tõesed andmed?

Kui uus lahendus on juurutatud, siis peab valmis olema ka karmiks tõeks, et senised andmed ei pruukinud mõnes lahenduses üldse õiged olla. Kõige tavapärasem näide: kui analüüsida kliente piirkondade kaupa, siis lisaks Põhja- ja Lõuna-Eestile jt on tekkinud veel üks piirkond, enamasti on see lihtsalt tühi tähis. See tähendab, et tark varas tehtud kannetele pole külge läinud õiged analüütilised tunnused või on need üldse jäänud kaasa panemata. Need kanded ei anna seega õiget analüütikat ja tuleb ära parandada.

4. soovitus: arvesta, et ärianalüüsi projekt on pidev

Enamasti järgnevad tarkvaraprojektides pärast esmase lahenduse valmimist väiksemad jätkuprojektid. See on täiesti normaalne, sest iga ettevõte areneb ja leiab uusi konkurentidest eristumise viise, mis nõuab ka tegevust toetavate tarkvarade täiendamist. Sama loogika kehtib ka enamiku ärianalüüsi projektide puhul.

Olenevalt digiteerituse astmest võib tervikliku aruandluse loomine anda palju uusi võimalusi ettevõtte või osakonna tegevuse analüüsimiseks. Andmete kaudu saab liikuda mõne probleemi või hälbe puhul rohujuuretasandini, et leida algpõhjus. Selle tulemusena tekivad ehk uued ideed, kuidas analüütikat ettevõttes muuta, või saab sisendi, kuidas mingit tegevust oma majandustark varas
muuta. Näiteks kui leitakse üles, miks mõned tooted laos pikalt seisavad või miks kliendid enam järsku neid ei osta, siis saab selle põhjal teha muudatusi nii ostu- kui ka müügiprotsessis, et sarnaseid vigu tulevikus vältida.

Kokkuvõtteks

Defineeri, millised on teie ootused: kas luua paar uut aruannet või ehitada üles ettevõtte ärianalüüsi strateegia koos kõige sinna juurde kuuluvaga. Nagu kõikide projektide puhul, on võtmesõnadeks eeltöö ja ettevalmistus. Kui endal jääb aega või kogemusi väheks, siis kaasake ekspert, kes aitab suure pildi loomisel ning otsuste tegemisel.