Iga personalijuhi unistus: automaatse andmevahetuse võidukäik
Autor: Silja Kärbis, BCS Itera HRM tootejuht
Dynamics 365 Business Centrali palga- ja personalilahenduse integratsioon riiklike süsteemidega.
On selgemast selgem, et me peame tegema kõike kiirelt ja ökonoomselt. Oluline on hoida kokku nende tegevuste pealt, mida annab teha automaatselt või kiirendatult.
Palga- ja personalilahendused ei ole tänapäeval ainult programmid, kus saab töötajaga seotud andmeid hallata ja käivitada palgaarvestust, vaid tegemist on terviklahendusega, kus kõike tehakse ühest kohast: hallatakse töötajatega seotud andmeid, arvestatakse palka, ladustatakse töötaja saadetud või allkirjastatud dokumente jms. Lisaks toimub automaatne infovahetus kõikide riiklike väliste süsteemidega.
Enam ei logita eraldi riiklikesse süsteemidesse, vaid töötajat puudutav tehakse ära Business Centrali palga- ja personalilahenduses (Palk365, Personal365).
X-tee
Kui riiklike lahendustega andmeid vahetatakse, tekib küsimus, kuidas tagada delikaatsete isikuandmete importimisel-eksportimisel turvalisus, et ükski väline kasutaja ega süsteem ei pääseks nendele andmetele ligi. Sellele on riik mõelnud ja loodud on turvaline andmevahetuskiht X-tee. Sellel on mitmekülgne turvalahendus: autentimine, mitmetasemeline autoriseerimine, kõrgetasemeline logide töötlemise süsteem, krüpteeritud ja allkirjastatud andmeliiklus. Ettevõtetel on võimalik X-tee turvaserverit omada või rentida. Kogu info X-tee kohta on olemas Riigi Infosüsteemide Ameti kodulehel.
Automaatne andmevahetus X-tee abil käib praegu mitme riikliku süsteemiga, Personal365 võimaldab riiklike süsteemidega ühildatud andmete automaatset vahetust Haigekassa ning Maksu- ja Tolliametiga.
Eesti Haigekassa
Eesti Haigekassaga vahetatakse töövõimetuslehtedega seonduvat infot. Kasutaja saab valida selliste päringulinkide vahel nagu „Päri arsti kinnituseta“, „Päri arsti kinnitusega“, „Päri ühe töötaja andmeid“. Sõltuvalt päringulingi valikust lisatakse personalilahendusse andmed. Lingiga „Päri arsti kinnituseta“ on võimalik küsida haigekassast töövõimetuslehti, mis on veel lõpetamata, aga millele arst on lisanud oletatava lõpukuupäeva.
Selline andmete päring hõlbustab tööandjate tööd, kuna ettevõttel on kiirem ja objektiivsem ülevaade sellest, kes viibib haiguslehel ja kes mitte. Tihti on olukordi, kus töötaja unustab tööandjale info edastada või vahejuhil pole meeles olnud teavitada personaliosakonda.
Päringulingiga „Päri arsti kinnitusega“ küsitakse töövõimetuslehti, mis on lõpetatud ehk töövõimetuslehele on määratud lõpukuupäev, aga ettevõtte ei ole Haigekassale veel oma kinnitust saatnud. Päringuga kuvatakse ainult neid töövõimetuslehti, mida ettevõte pole töödelnud.
Päringulinki „Päri ühe töötaja andmeid“ kasutatakse juhul, kui soovitakse näha ühe töötaja kõiki, nii kinnitatud kui ka kinnitamata töövõimetuslehti. Lingiga „Saada kinnitus“ edastatakse ettevõtte kinnitus Haigekassasse töövõimetuslehe aktsepteerimise või mitteaktsepteerimise kohta. Kõik mis vaja, tehakse töövõimetuslehtedega ära personalilahenduse sees ja info on igapäevaselt ning vajadusel lausa iga tunni järel uuendatud.
Maksu- ja Tolliamet
Maksu- ja Tolliameti puhul vahetatakse andmeid töötamise registriga: töötaja isikukood, tööle asumise kuupäev, töötaja ametinimetus, töötamise liik, töökoha aadress, tööaja määr. Kui kasutaja on kõik mainitud andmed lahendusse sisestanud ning on kindel, et need on korrektsed, siis vajutab ta päringunuppu „Tööregistrisse saatmine“ ning kõik sisestatud andmed saadetakse automaatselt registrisse ja päringu tulemusena saadetakse sealt tagasi töötaja andmetesse registri ID number.
Samalaadseid päringuid tehakse ka siis, kui töötaja tööleping lõpeb, peatub või tema andmed muutuvad. Kui tööleping lõpetatakse või lõpeb, siis sisestab kasutaja samamoodi töötaja andmete juurde selle lõpukuupäeva ja vajutab päringunuppu „Tööregistrisse saatmine“ ning andmed saadetakse automaatselt sinna. Sel juhul on oluline, et töötaja andmetes oleks juba olemas töötamise registri ID-number.
Järjekordselt ei pea tööandja minema eraldi uude riikliku süsteemi ennast sisse logima, vaid teeb kõik ära personalilahenduses.
Andmevahetus Statistikaametiga
Üks olulisemaid teemasid on praegu automaatne andmevahetus Statistikaametiga, mida ettevõtted on pikisilmi oodanud. Ettevõtetel on keeruline erinevaid statistilisi aruandeid koostada. Andmed, mida on vaja esitada, on eripalgalised ning aruannete koostamine nõuab aega. Nüüd on ettevõtetel võimalik esitada automaatse andmevahetuskihi X-tee kaudu statistikaaruannet „Palk ja tööjõud“.
Statistikaameti tulevikuvisioon on see, et ettevõtted saavad kõiki statistilisi aruandeid esitada X-tee andmevahetuskihi kaudu. See tähendab, et eri aruannete esitamise vajadus kaob ja tuleb vaid saata kord kuus koondandmed Statistikaametile.