Grupivestlus koos majandustarkvara Dynamics 365 Business Centraliga. Või vastupidi…
Allikas: Äri-IT Kevad 2021
Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht
Tänu Business Centrali üha tihedamale ühendatusele igapäevaste kontorilahendustega saab rohkem asju ühe näpuliigutusega korda ajada. Nüüd pakub uusi mugavaid lahendusi ka Business Centrali integratsioon Microsoft Teamsiga.
Microsoft on juba mitu aastat iga versiooniuuenduse juures lisanud üha rohkem ühendust muude kontoritarkvara komponentidega, olgu see arvete tegemise võimalus otse Outlookist, andmete saatmine Excelist tagasi Business Centrali või Power BI aruannete toomine töölauale jne.
Nüüd on juurde tulnud veel üks võimalus, mille kohta võib öelda, et see on osalt seotud praeguse olukorraga ehk „vana hea“ koroonaga ja suurema kaugtööga. Nimelt on igapäevaseks töövahendiks saanud Microsoft Teams ja Business Central on pandud koos töötama ka selle rakendusega.
Kui ettevõttes on vaja jagada mingit infot, mis on talletatud Business Centralis, siis selle edastamiseks kolleegile kas niisama info mõttes või mingi ühise tegevuse käigus ei ole vaja öelda, et „mine vaata seda ja seda seal ja seal“ või saata screenshot’e e-kirjaga, vaid saab kopeerida vajalikust kohast brauseri lingi, panna see lihtsalt Teamsi ning see koht ilmubki vestlusaknasse. Näites on Business Centralist võetud ühe müügiarve link ja lisatud koos kommentaariga vestluskaaslase Megani vestlusaknasse (joonis 1).
Joonis 1. Kõik muudatused, mis Teamsi kaudu Business Centralis tehakse, kanduvad kenasti edasi.
Kui Megan soovib arvet avada või seal midagi muuta, siis ei pea ta selleks ümber lülituma Business Centrali peale, vaid see on võimalik Teamsi sees. Kõik muudatused, mis Teamsi kaudu Business Centralis tehakse, kanduvad kenasti edasi.
Kui on soov mõned protsessid läbi Teamsi automatiseerida, siis on võimalik kaasata nimetatud Teams –Business Central kooslusesse veel Power Automate (endine Flow), millega saab eri rakenduste vahel luua automaatseid töövoogusid. See tähendab, et Teamsi sissekandeid ei pea ise tegema, vaid need tekivad automaatselt teatud tingimuste baasil.
Joonis 2 illustreerib seda, et meeskonna jaoks on loodud Teamsi kanal ostuarvete kinnitamisteadete jaoks. Kui raamatupidaja sisestab Business Centralis näiteks ostuarve ja see peab minema kinnitusringile, siis läheb sellest teade vastavale inimese Teamsi.
Joonis 2. Õige teade jõuab õiges kanalis õige inimeseni.
Arve kinnitaja ei pea käima ise aeg-ajalt Business Centralis vaatamas, kas on midagi kinnitada, vaid saab teate kätte oma peamisest tööalasest suhtluskanalist. Taustal teeb oma tööd Power Automate rakendus, mis monitoorib Business Centrali andmeid arvete kohta ning eelseadistatud tingimuste täitmisel hoolitseb selle eest, et õige teade jõuaks õige inimeseni Teamsi kanalisse.
Kokkuvõttes: integratsioon Business Centrali ja Teamsi vahel võimaldab panna ettevõttes info kiiremini liikuma ja nii saavad kasutajad oma tööd efektiivsemalt teha. Kui aga kaasata ka Microsofti teisi lahendusi (nt Power Automate), tõuseb töö tõhusus veelgi.