Diagnostika ja äriprotsesside visualiseerimine ehk miks ja kuidas oma äri üles joonistada

Allikas: Äri-IT Kevad 2021
Autor: Liis Rättel, BCS Itera projektijuht ja Jana Raudvere, BCS Itera ärijuht

Protsesse kaardistav diagnostika loob suurema pildi ja paneb töötajad ühiselt tuleviku üle mõtlema. Aga mitte ainult – see annab ka selge arusaama suurematest võidukohtadest.

Ärimaailm meie ümber areneb tempoga, millega on vahel raske sammu pidada. Tihtipeale ei jõua me muutuste sisust veel arugi saada, kui peame juba nendega kohanema. Välispidine mõjutab meid aga ka sisemiselt – just seesmiselt tuleb organisatsioonidel teha tihti uuendusi, mida kutsuvad esile välised arengud.

Aga mis saab siis, kui ettevõttel pole selget arusaama, kuidas seesmine süsteem täpselt toimib? Sellisel juhul kulutab iga parenduse rakendamine üleliigselt ressurssi, aga abi saab äriprotsesside visualiseerimisest.

Millest alustada?

Äriprotsessid on vajalikud, et ettevõte saaks luua kliendile väärtust. See, kuidas protsessid konkreetses äriettevõttes on kujundatud ja kuidas neid läbi viiakse, avaldab otsest mõju nii klienditeenindusele kui ka efektiivsusele. Nagu inimene ei saa kõndida ilma omavahel seotud selgroolülideta, ei saa ka äritegevus toimida ilma läbimõeldud protsesside ahelata.

Alustada tuleks suurest pildist ja panna paika strateegiliselt olulised põhiväärtused.

Ent just see etapp on paljudele komistuskiviks: enne suurest pildist arusaamist hakatakse kohe parandama ja optimeerima väiksemaid vigu ning protsesse. Kahjuks ei märgata, kuidas muutus mõjutab teiste terviku osade toimimist.

Alusta kolmeastmelise püramiidi tipust (joonis 1):

• Esmane diagnostika, kus seame paika prioriteedid: visualiseerime üldisel tasemel äriprotsessid, kokkupuutepunktid, kitsaskohad ja ootused tulevasele lahendusele;
• Teisel tasandil kaardistame äriprotsessid ja nende omavahelise seose;
• Kolmandal tasandil jõuame detailidesse, visualiseerime alamprotsessid ja kõik tegevused.

Joonis 1. Äriprotsesside kaardistamine, töövahendiks BPMN (Business Process Modelling Notation, äriprotsesside modelleerimiskeel)

Äriprotsesside visualiseerimise põhitõed

Organisatsioon saab ise defineerida, millised on just talle väärtust tekitavad protsessid (mis toovad reaalselt tulu) ja millised on need, mis toetavad põhiprotsesse.

Põhiprotsessid toovad seejuures otseselt lisaväärtust, mille eest kliendid on nõus maksma. näiteks toodete ja teenuste disain, sisseost, tootmine, turundus, logistika ja müük. Neid toetavad tugiprotsessid näiteks personalijuhtimine, IT-tarkvara ja riistvara, raamatupidamine, finantsjuhtimine ja juriidiline abi. Ning kõige selle suunajaks on juhtimisprotsessid ehk strateegiline planeerimine, eelarvestamine, riskijuhtimine, samuti investorite,
tarnijate ja koostööpartnerite juhtimine (joonis 2).

Joonis 2. Põhi-, tugi- ja juhtimisprotsessid

Igal protsessil on algus ja lõpp ning otsene või kaudne seos teiste protsessidega. Protsess läbib eri osakonnad ja tavaliselt on nende infovahetus protsessides just see kriitiline koht, kus tekivad pudelikaelad.

Äriprotsesside kaardistamine aitab kõigil osakondadel hoomata tervikpilti ja aru saada, mis toodab firmas väärtust; kuidas iga osakond protsessis osaleb. Tekivad üheselt arusaadavad üleminekud, millal ühe üksuse jaoks protsess lõpeb ja see antakse üle teisele.

Kaardistades kõik protsesside osad, oskame välja tuua need, mis on strateegiliselt tähtsad ja toodavad lisaväärtust. Alustada tuleb just nende parandamise ja viimistlusega.

Diagnostika kui investeering

Investeerides vaatame alati tulevikku – seame sihi ja rajame tee sinna jõudmiseks. Otsus, kui palju panustada ja millele, peab tuginema täpsele hetkeolukorrale ja pakutavatele võimalustele. Vastasel korral astume teerajalt kõrvale ja kasu asemel tekib kulu.

Igapäevaseks peamiseks abivahendiks on siin mitmed IT-lahendused. Tarkvara toetab äritegevuse tõhusat toimimist ja võimaldab mõõta tulemusi. Aga see aitab alles siis, kui teame oma äriprotsesside olulisi tegevusi. Diagnostika abil selguvadki põhitõed. Võimalusel kasutatakse diagnostika läbiviimiseks ettevõttevälist spetsialisti sel lihtsal põhjusel, et tihtipeale ei osata ennast kõrvalt vaadata ja parenduskohti tuvastada.

BCS Itera pakub diagnostikateenust mitmesuguste valdkondade klientidele. Meie konsultandid ei ole pelgalt tarkvaraspetsialistid, vaid neil on korralik kogemuste pagas. Nad pole teoreetilised diagnostikud, vaid oskavad arvestada inimlikku faktorit ja hinnata reaalset vajadust.

Tulemus saavutatakse ühiste töötubade ja etappide kaudu: ettevalmistused, tegevuskava koostamine, info kogumine, andmete töötlemine, dokumentide koostamine ja kinnitamine, tulemuste esitlemine ning arutelu.

Diagnostika ei ole kiire müügikoosolek, vaid palju sügavam protsess. See annab võimaluse tulla igapäevarütmist välja ja vahetada kollektiivis mõtteid tuleviku üle. Kui lisada valemisse veel välise spetsialisti uus ja värske lähenemine, võib tulemus olla väga hea.

Diagnostika tulemus annab otsuste tegemiseks kindla tugisamba ja aitab hoida kurssi. Selge visuaalne pilt protsesside sisust, seostest ja toimimise põhjustest näitab, kus me praegu oleme, kas maha jäänud või jookseme hoogsalt kaasa koos kiirelt areneva ärimaailmaga.

BCS Itera esmase diagnostika tulemusena saab klient:

• ülevaate põhiprotsessidest ja tulevikupildist,
• arusaamise juurutatavast lahendusest ja projekti etappidest,
• ülevaate tulevasest investeeringust,
• selge arusaamise suurimatest võidukohtadest.

Allikas: Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers „Fundamentals of Business Process Management“ (2015)