Mida on vaja, et kaubavarusid edukalt juhtida?

Allikas: Äri-IT Sügis 2021
Autor: Terje Kesküla, BCS Itera konsultant

Varude planeerimises on rohkem tahke, kui võiks esmapilgul tunduda. Müügi ja jäägi analüüsimisest ei piisa. Tuleb jälgida, et tellimused oleksid optimeeritud, minimaalne kogus määratud, kauba liikumine balansseeritud ja vajadusel kasutusele võetud koondtellimused. Eraldi tähelepanu on vaja pöörata kampaaniate juhtimisele ja võtmemõõdikute jälgimisele.

Kaubavarude planeerimiseks on vaja palju andmeid – mida rohkem neid on ja mida paremini on nende seosed kaardistatud, seda täpsemad on planeeritud kogused.

Alustalaks on õige toote saldo ning toote liikumisega seotud info. Kui toote jäägi info on täpne, õigeaegne ja vahetu, siis on järgmised etapid samuti täpsed. Seega tuleks teha andmevahetus inventuuri, mahakande vormistamise ja kauba liikumise märgete vahel võimalikult kiireks, et tellimuse hetkel oleks olemas kõige värskem info.

Kui andmeid on piisavalt ja neile saab kergesti ligi, siis on võimalik tuvastada:

• Toote sesoonsus, näites kas talvel müüb toode paremini kui suvel.
• Kiire käibega toodete nädalapäevast sõltuv müügi kõikumine, näiteks alkohoolseid tooteid ostetakse pigem reedel.
• Kampaaniateks vajalik kogus.
• Pühadeks vajalik kogus.
• Riiulil olev minimaalne kogus, et toode müügikõikumise korral otsa ei saaks.
• Kui tihti ja millises koguses oleks optimaalne tellida.
• Kui hästi on kaubavarusid vastavalt võtmemõõdikutele juhitud.

Tasakaalus peitub võti

Oluline on leida tasakaal tellimuse suuruses: ei saa vaadelda ainult antud hetke tarbimisvajadust, vaid on vaja arvesse võtta kogu tarneahela terviklikkust. Näiteks kui tellida ühte toodet üks kast neljaks järjestikuseks päevaks, siis toimub kauba vastuvõtmise protsess neljakordselt. Samas kui teha tellimus neljale kastile korraga, on see ühekordne. Olenevalt lao ülesehitusest võib juhtuda, et ka need neli eraldi tellitud kasti paigutatakse laos eri kohtadesse partii tõttu – see pikendab omakorda komplekteerimise teekonda ja raiskab laopinda.

Milleks minimaalse tellimiskogus?

Kui on olemas õiged toote liikumise andmed ja neid analüüsida, siis on võimalik säästa mitmel rindel. Määrates B2B kliendi tellimustele sobiva minimaalse koguse, hoiad aega kokku nii laoprotsessides kui ka transpordis, sest ei pea täitma iga päev väikseid tellimusi.

Tarnijalt ise kaupa tellides on optimaalse miinimumkogus puudumisel kulu suurem. Kui minimaalse tellimuse kogus on liiga suur, toob see kaasa kauba ülejäägi, hoides kinni nii raha kui ka laoruumi. Kui minimaalne tellimuse kogus on liiga väike, siis tekib liiga tihe tarnimine, mis kasvatab transpordikulusid, samuti kulub vastuvõtutöötajatel rohkem aega ja kaup võib katta ikkagi mitu riiulikohta. Kaupluste tellimused kesklaost tuleb samuti üle vaadata, sest seal esinevad samad probleemid.

Miks kasutada ABC-indikaatorit

Lao ja tarnete pudelikaelaks võib olla tasakaalustamata varude planeerimine, mis on seotud ebaefektiivse tarnegraafikuga. Kui kauba liikumine ei ole planeeritud nii, et see jaotuks ühtlaselt kogu nädalale või kuule, siis ei suuda ladu ja transport hakkama saama kõikuvate mahtudega või on kauba vastuvõtmise kulud ebamõistlikult suured.

Mida suurem ja sagedasem on kõikumine päevade vahel, seda kulukam see ettevõttele on. Kui on olemas andmed kauba liikumise kohta, siis on võimalik luua toodetele ABC-indikaator, mis jagab tooted kolme kategooriasse: A – kõige kiiremini liikuvad ja kõige rohkem tulu toovad tooted, B – vähem liikuvad tooted ning C – väga aeglaselt liikuvad tooted. Kauba tellimused ja tarned saab jaotada vastavalt nendele indikaatoritele ning panna A-tooted kõige tihedamalt liikuma, võimaldades neile kõige rohkem tellimise päevi, ja C-tooted aeglasemalt ehk tellida neid harvem.
Loobudes suurima tellimismahuga päeval näiteks B- ja C-toodete tellimisest ja viies need kõige madalama tellimismahuga päevale, on võimalik kauba liikumist tasakaalustada. Vajadusel saab siduda ABC-mudeli ka tarnijaga või käsitleda kauplusi täiesti eraldiseisvalt: suure käibega kauplus saab tellida kaupa tihedamalt kui väiksemaga.

Koondtellimus aitab säästa kulusid

Määrates piirkellaaja ja koondades ühe üksuse eri aegadel tehtud tellimused, on võimalik optimeerida laoprotsessi, dokumendikandeid ja transporti. Enam ei tule ette olukorda, kus ühte ja sama toodet komplekteeritakse mitu korda. Paberimajanduses tekib kokkuhoid nii väljastuses, vastuvõtus kui ka raamatupidamises. Transpordi poolel väheneb n-ö õhu transportimine ja liigtihedad tarned. Selline koondtellimus on vajalik, kasutades JIT (Just in Time) tarnemudelit.

Kampaania planeerimine

Kampaania mahu planeerimine on kindlasti üks keerulisemaid ülesandeid. Selleks on vaja, et järgmised omavahel seotud andmed oleksid kergesti kättesaadavad:

• Kampaania müügikogus eelmistel kampaania perioodidel.
• Kampaaniaperioodi aeg ja kestvus.
• Kampaania müügihind või allahindluse protsent.
• Toote saadavus kampaania perioodil.
• Tarneprobleemid või raskused, mis mõjutasid toote saadavust.
• Meediatüüp juhul, kui see kampaaniati erineb, kaasa arvatud eriväljapanekud.

Nende andmete alusel on võimalik kaardistada seosed müüdud koguste ja tegevuste vahel ning arvutada välja kampaania jaoks vajalik kaubakogus. Mida ühtlasem on toote müük kampaaniast kampaaniasse, seda kergem on kogust planeerida. Mida rohkem on samasuguste kriteeriumitega kampaaniaid, seda täpsema prognoosi saab koostada. Muidugi on väga oluline, et kampaaniaga seotud info oleks teada üsna varajases etapis ning ei muutuks enne kampaania toimumist.