Partner, hind, lahendus!

Allikas: Äri-IT Sügis 2021

Autor: Marek Maido, BCS Itera turundusjuht

Mis on tähtis ja kuidas valida õige majandustarkvara (ERP)?

Mille alusel valida uus tarkvara ja IT-partner, kes aitab seda juurutada? Siin on kuulikindel skeem, mis teeb otsustamise palju lihtsamaks.

Rääkides potentsiaalse kliendiga investeeringust uue majandustarkvara juurutamisel, küsin reeglina üsna varakult, mille põhjal otsus tehakse, kas hinna, lahenduse, partneri, inimeste vms alusel. Üldiselt ma ei eeldagi ühest vastust, kuna ilmselt tehakse valik kõigi nende põhjal. Aga mingi aimduse siiski saab, kui need aspektid tähtsuse järjekorda seada.

MIKS SEE ON OLULINE?

ERP valikuga käib tihti kaasas suur hulk probleeme ja ka ebarealistlikke ootusi, nii et selgus hoiab kokku paljude inimeste aega ja närve. See on nagu selge eesmärgiga poodi minek – tahan teatud värvi ja kindla suuruse ning hinnaga toodet. Kui ekseldakse-pendeldatakse pikalt pakkujate ja partnerite vahel, kes kõik tahavad teha kohtumisi ja töötubasid, et paremini aru saada tellija vajadustest ja ootustest, siis on tulemuseks väsinud töötajad ja hulk pakkumisi, mis on sisult ja vormistuselt reeglina üsna erinevad ja võrreldamatud.

Tagatipuks paistab mõni lahendus näiteks äge, aga on õhukese funktsionaalsusega, teine ei avalda muljet ei välimuse ega sisuga ning kolmas on ilmselt võimekas, kuid keeruline ja kallis. Sellest ei maksa rääkidagi, et kõik pakkujad lubavad tähed taevast alla tuua. Ja ärme unusta, et lisaks on kõikidel meeskonna liikmetel seejuures oma eelistus ja arvamus.

See on pilt, millega seisab silmitsi iga ettevõte, kes hakkab juurutama uut majandustarkvara. Kuidas sellist pundart vältida? Alustuseks tasub endale selgeks teha, mille põhjal otsuseid ja valikuid tehakse.

HINNALÕKS

Esimese hooga ei meenu, et keegi oleks tunnistanud esimese valikukriteeriumina hinda, aga ometi tehakse väga tihti valik just selle põhjal. See on äärmiselt ohtlik lõks, millesse astutakse tavaliselt seetõttu, et pundar on juba tekkinud ning hind ainuke mõistetav ja loogiliselt arusaadav asi. Ma ei arva, et alati peaks ostma kallima lahenduse. Kogemusest võin aga öelda, et soodsaima hinna järgi otsustades ei ole kõik aspektid – nõudluse ja pakkumise suhe ning hinna ja väärtuse suhe – tasakaalus, vaid see on lihtsama vastupanu tee.

Ei ole vist eestlast, kes ei teaks ütlust „Kui tahad head ja odavat, osta mõlemad!“. Ometi on ERP äris üsna tavaline eeldus, et odav on ka hea või vähemalt okei. Seega võiks kohe alguses kokku leppida, et hind ei peaks olema majandustarkvara investeeringul esimene ega isegi teine kriteerium. Rõhutan ikka, et tuhat raha, mis on halvasti investeeritud, on liialt suur, ja hästi investeerituna on sada tuhat väike. Sõltumata valikutest ei ole majandustarkvara juurutamine odav ega lihtne protsess, seega tasub seda teha kohe põhjalikult ja hästi. Siis jõuab kõige optimaalsemat teed pidi õigete valikute ja tulemusteni.

DIGIDIAGNOSTIKA – KAS UUS HULLUS VÕI VAJALIK PROTSESS?

Majandustarkvara partnerina pean ütlema, et see tekitab huvilistes rohkem segadust kui miski muu. Esimene probleem on see, et digidiagnostika sisu, tulemust ja eesmärki mõistavad pakkujad vähemal või suuremal määral erinevalt. Rääkimata hinnast, mis kõigub paari tuhande ja mitmekümne tuhande euro vahel. Turul puudub standard ja pakkujaid on seinast seina. Teenus on vajalik, aga kindlasti tuleb selgeks teha selle etapi eesmärgid.

Eeldades, et diagnostika eesmärk on ERP juurutus, on teiseks proovikiviks pakkujad, kellel endal puudub (vähemalt pikaajaline) juurutuskogemus ning diagnostika tulemus on pehmelt öeldes siis udune. Teenusega tuuakse välja peamised pudelikaelad, ent lahendusi ei pakuta.

SOOVITUSED DIGIDIAGNOSTIKAKS

1. Kui eesmärgiks on juurutada ERP, siis tasub kindlasti valida teenuse pakkujaks mõni pikaajalise kogemusega ERP partner. Muidu ei pruugi tulemusest kasu olla, sest ERP vaates on olulised küsimused jäänud käsitlemata.
2. Valige partner, kellel on teie ärivaldkonna pädevus ehk kes saab aru, mida ja kuidas te tegutsete ning kes saab pakkuda oma kogemusest tulenevalt uusi ideid. Muidu läheb palju auru, et seletada teisele osapoolele, millega, miks ja kuidas te üldse tegutsete. Kõik pannakse pimesi kirja ja mingit sisulist kasu pole.
3. Enne partneri valikut paluge kandidaatidelt lõpliku dokumendi näidist, et aru saada, kas oodatav tulemus on selline, mis aitab teid otsustes edasi ning võimaldab küsida võrreldavaid ja selgeid hinnanguid tulevasele juurutamisele.
4. Hea oleks, kui lisaks äriprotsesside kirjeldusele ja parenduskohtadele saaks partnerilt järgnevad dokumendid: detailne pakkumine põhietappide, töötubade, teemade, funktsionaalsuste ja töölõikude kaupa, ning lahenduse oodatav ulatus.

LAHENDUSE VALIK

Üks oluline, kui isegi mitte kõige tähtsam otsus on see, milline lahendus valida. See sarnaneb olukorraga, kus teile seatakse kolm autot kilomeetri kaugusele silmapiirile ja palutakse enda jaoks sobilik valida. Baasfunktsionaalsuselt on paljud ERP-lahendused sarnased ehk piltlikult neli ratast ja mootor. Oluline vahe aga tekkib erilahenduste ja detailide juures, kus lahenduste võimekus on juba väga erinev. Nimelt on tänapäeval suuremad ERP-lahendused väga laia funktsionaalsusega ning põgusal vaatlusel on raske aru saada, mis on mis ning kas lahendus katab ikka kõik vajadused.

SOOVITUSED LAHENDUSE VALIKUKS

1. Küsi soovitusi ja vaata tagasisidet sama valdkonna kasutajatelt.
2. Lase teha põhjalik(ud) demo(d), mille stsenaarium oleks kasutajaliides ja üldine tutvustus, moodulid, teie jaoks kriitilised äriprotsessid, ärianalüüsi võimalused.
3. Uuri, milline on olnud lahenduse areng viimasel 3–4 aastal, et saada aimu, kui innovaatilise rakendusega on tegemist. Kui tihti pakutakse uusi versioone? Maailm ja vajadused muutuvad kiiresti ning dünaamika on oluline. Siin pakuvad rahvusvahelised lahendused kindlasti eeliseid.
4. Millised on mugandamise võimalused, kuidas neid tehakse ja kuidas toimub uute versioonide kasutusele võtmine? Pole olemas 100% sobivat lahendust, seega arenduste ja mugandustega peab arvestama. Paljud uued ERP-lahendused kasutavad äppe, mis on tänapäevane standard.
5. Milline on integratsioon teiste rakendustega, eelkõige levinud Exceli, Wordi ja Outlookiga?
6. Viimane, aga sugugi mitte vähem oluline: kui palju on IT-partnereid, kes selle lahendusega Eestis tegelevad? Mida rohkem, seda kindlamalt on teie investeering kaitstud, sest kui ühe partneriga midagi juhtub või koostöö ei sobi, leiab turult teise.

PARTNERI VALIK

Kompetentsus, kompetentsus ja veel kord kompetentsus. See, kellest saab ikkagi 4–10 aastaks oluline strateegiline partner, vajab head eeltööd.

SOOVITUSED PARTNERI VALIKUKS

1. Kui palju on partneril kliente ja kes need on? Kogemus ja kompetentsus on just ERP valdkonnas hädavajalik. See on veidi nagu arstiga: me kõik soovime parimat, mitte odavaimat. Kas partneril on ette näidata teiega võrreldava suurusega kliente?
2. Valdkonna kogemus. Kas partneril on teie valdkonda puudutav kogemus ja kas see on kohtumistel välja paistnud? Äärmiselt halb on olukord, kus teil on laua taga „arendaja“ , aga mitte „partner“ selle parimas tähenduses.
3. Minge külla partneri klientidele ja valige nad nimekirjast võimalusel ise välja. Muidu on oht, et teile söödetakse ette musternäidis, aga päris elu on veidi teine.
4. Kas partner on olnud korrektne, sh tähtaegadest kinni pidamisel? Kui seal on hilinemisi ja puudusi, võiks see olla juba ohumärk.
5. Kas partner on välja toonud ka riske ja murekohti? Ausus ja läbipaistvus on alati märk sellest, et partner mõtleb teie kasuks. Hea, kui partner on valmis rääkima ka oma ebaõnnestumistest.
6. Kui suur on meeskond? See pole alati tingimata määrav, kuid siiski oluline selleks, et partner jõuaks teiega tegeleda.
7. Palu nimeliselt ülevaadet, kes on teie lahendust juurutava meeskonna liikmed ja milline on nende kompetentsus.