Tööajaarvestus ja skaneerimine tootmises

Allikas: Äri-IT Sügis 2021

Autor: Liis Rättel, BCS Itera projektijuht

Aeg on iga inimese jaoks kõige suurem väärtus – kallim kullast ja briljantidest. Aja oskuslik kasutamine on aga kunst omaette ja see käib ka tööaja kohta. Andmete automatiseeritud kogumine säästab tööaega ja hoiab ära vigu.

Meil on võimalus õppida oma möödalaskmistest, aga ka võtta kasutusele juba teiste peensusteni lihvitud lahendused. Nii võidame aega kõrvaliste tegevuste kuludest ja seilame kergemini eesmärgini.

Ettevõtte suurim vara, mida bilansis kahjuks hästi kajastada ei saa, on inimesed. Sõltumata ametikohast tasume töötajatele aja eest. Palgasüsteeme on palju ja tööaja arvestuse pidamiseks samuti eri võimalusi. Milline neist on parim, sõltub ärilisest eripärast ja vajadustest. Selles mõttes on üks keeruline valdkond tootmine: tootmisliinide abikäed- käsitöölised ja komplekteerimise meistrid annavad oma aja ja oskuse tulemuse saavutamiseks. Ning kogu panustatud aeg peab olema toote omahinda sisse arvestatud.

Loobu mahukate tabelite käsitsi täitmisest

Areng on meid suunanud arvelauast digitaalsete arvutuste juurde. Oleme õppinud, et ülevaatliku pildi saamine sõltub lahenduse võimalustest. Meil on valida, kas soovime seda pilti ette saada nädalate, päeva või lausa hetkega.

Ettevõtetel, kelle tootmismahud ja kollektiiv on väiksed, võib täiesti piisata näiteks Exceli tabelitest. Tööaja lisamine tabelisse pole iseenesest keeruline. Aga kui on vaja registreerida iga päev näiteks 100 töökäsule kulunud konkreetne aeg? Ning kui täidame ühte tabelit, siis vajame kindlasti ka teisi: laoseisud, tootmisplaanid, tööaja graafikud jpm. Ja mis saab siis, kui keegi tegi 500-realises tabelis vea, aga ei tea kus, ja nüüd peame selle üles otsima? Ning juhtkond koputab uksele, soovides aruandeid näha – on vaja graafikud ja numbrid uues tabelis kokku panna. Lõpptulemusena firma kulud kasvavad, sest pidev info sisestamine ja tabelite vahel manööverdamine on ju täiendav tööjõukulu.

Õigesti valitud tarkvaralahendus on edu võti

Tootmisettevõtetes investeeritakse palju automatiseerimisse ja digitaalsesse tehnikasse. Mõistlik on digiteerida ka tööajaarvestus, töökäsud, infoliikumine, planeerimine jms. Mida rohkem peab töötaja märkima asju käsitsi, jälgima eri tabeleid või kirjutama infot paberitele, seda rohkem kulutame aega ja raha.

Tööaja arvestamine ja aja otsene sisestamine ettevõtte tarkvaralahenduses annab vajaliku info kõigile osakondadele ühest kohast. Juht saab sisestada andmed ühekordselt ja töötajal tuleb vaid skaneerida ribakoodilt oma tegevus. Kohe toimub infovahetus: töötaja aeg on kättesaadav palgaosakonnale, müügimeeskond ja logistika näevad tellimuse seisu reaalajas, kvaliteedikontroll näeb materjali ja tootmise praaki, kuluarvestuses on näha lisandunud ajakulu tootele ning juhtkond näeb aruandlusest tulemusi ja kogu tootmise efektiivsust.

Skaneerimislahenduse või muu tarkvara puhul tasub alati valida enda jaoks õige. Kogemused näitavad, et mida rohkem toome ettevõttes lahendused kokku üheks tervikuks, seda suuremad on võidukohad.

Kolm küsimust

Vasta kõigepealt kolmele küsimusele:

• Miks?
• Kuidas?
• Millal?

Miks ehk mis on ettevõtte tegelikuid vajadused ja eesmärk.
Kuidas ehk mis lahendused on praegu kasutusel; kas neid on vaja muuta ning mis nendega ühildub (aitab valida õige koostööpartneri).
Millal näitab sisendit ajalises ja rahalises mõistes, valmidust panustada muutuse juhtimisse.

Kui oled näiteks Navisioni või Business Centrali kasutaja, on suurepärane valik skaneerimislahendus Shop Floor BCS Itera koostööpartnerilt Insight Works. Programmide ühilduvus on ideaalne ja kasutajamugavuse nii tööaja planeerimises, töökäskude skaneerimises, tööaja arvestamises kui ka kvaliteedi ja tulemuste aruandluses on juba teised ilusaks lihvinud. Paljud ettevõtted on teeninud andmete automatiseeritud kogumiseks tehtud investeeringu tagasi juba mõne kuuga. Paraneb ka üldine kvaliteet ja eksimuste hulk väheneb kordi.

Skaneerimine ja ribakood

Sõltuvalt seadmest ja seadistusest võivad skaneerimise tulemused olla erinevad, aga lihtsalt lähenedes on näiteks ribakoodi skaneerimine võrdne Enter-nupu vajutusega klaviatuuril. Etteantud andmed lähevad töötlusse ja saame vastu tulemi. Ühe liigutusega!

Ribakood ise võib peita endas mitmesugust sisu: tooteinfot, töökäsku, töötaja isikuandmeid, transpordialuse numbrit jm. Mida rohkem eri kohtades ribakoodi kasutada, seda enam laseme tarkvaral ära teha kõrvaltööd (andmete korduva sisestamise ja info otsimise eri allikatest. Lisaväärtusena on juhil kontroll andmete vastavuse üle tegelikkusele.

Tänu ribakoodi skaneerimise kiirusele ja täpsusele näeme protsesse, töötajaid, kulude kasvu, kvaliteedi langust, praagist tulenevat kahjumit ja muud vajalikku õigeaegselt, et teha edasisi muudatusi.

Sobiva tarkvara kasutamine aitab kokku hoida tööjõukulusid, andmesisestamise aega ja tõsta kvaliteeti ning annab ka palju parema ülevaate toimuva kohta reaalajas.