Mida teha, et ärianalüüs õnnestuks
Allikas: Äri-IT Sügis 2019
Autor: Urmas Tutt
Iga Power BI juurutamise võtmekomponendiks on andmevarade ja aruandluse korrektne haldamine (governance). Selle eesmärgid ja meetodid sõltuvad aga sellest, millist juurutuse liiki on lahenduses rakendatud.
Selgelt saab eristada kolme peamist Power BI juurutuse liiki: äripoolelt juhitud, IT hallatud ja ettevõtte keskset. Esimesed kaks esindavad omakorda iseteeninduslikku (self service) ärianalüüsi lahendust.
Hea tava kohaselt ongi organisatsioonis kõik need kolm liiki tegelikult korraga kasutusel. Näiteks turunduse osakonna andmelao lahenduse korral on selgelt tegu keskse lahendusega, samal ajal võib aga mõni finantsaruanne esindada äripoolelt juhitud iseteeninduslikku aruandlust. Seetõttu on oluline mõista erinevaid haldamise tavasid, mis sõltuvad lahenduse juurutamise mudelist.
HALB STSENAARIUM
Ainult äripoolelt veetavas iseteeninduslikus aruandluse keskkonnas on kahjuks üsna tüüpiline selline stsenaarium, et pärast esmast tutvust Power BI töövahenditega saabub vaimustuse moment. Excelite asemel hakkab igaüks aruandeid tootma, lähtudes isiklikest vajadustest. Samuti kasutatakse Power BI teenuse häid ühistöövõimalusi aruannete avaldamiseks ja jagamiseks. Populaarsemad aruanded leiavad üha sagedasemat kasutamist.
Paraku on nende aruannete andmemudel aga puudulik ja esmajärjekorras avaldub see aruandluse jõudluses. Andmeallikates ja selles, millal mingi aruanne on värskendanud, tekib segadus. Kõigi nende probleemide kuhjumine peletab kokkuvõttes kasutajad eemale ja nii pöördutakse tagasi tuttava Exceli juurde… kuigi rahulolematus Excelitega oligi see, mis pani Power BI töövahendeid proovima.
HEAD STSENAARIUMID
Kui aga IT-osakonna andmelao arhitekt sekkub õigel hetkel ja asub andmemudelit optimeerima ning kõige laiemat kasutamist leidvad ühised aruanded võetakse tsentraalse halduse alla, siis kirjeldatud tagasikukkumist ei toimu. Kõik asjahuvilised saavad katsetada, millise aruandlusega edasi minna.
Ühistes aruannetes on aga selgus majas, ligipääs kontrolli all, andmeallikad teada ja andmemudelid optimaalse jõudlusega. See saavutatakse siis, kui mainitud kolm juurutusliiki eksisteerivad mõistlikult koos ja aruandluse komponentide omandus antakse üle suunaga iseteeninduslikust äripoole allikast keskse halduse alla.
Ettevõttekeskse BI lahenduse korral peab Power BI haldamine tagama andmekvaliteedi, turvalisuse ja lahenduse omaksvõtmise. Viimane on kriitilise tähtsusega komponent, et lahendus ei jääks nurka seisma. Ettevõttekeskse BI lahenduse korral on haldusvajadus nõrgem kui teiste liikide puhul, kuna aruandluse kiht on tsentraalse kontrolli all ning äripoole kasutajatel puudub tegelikult võimalus üksikuid aruandeid oma äranägemise järgi muuta.
Kõige keerukama struktuuriga on IT hallatud iseteeninduslik Power BI keskkond. Süsteemis toimub andmemudeli ja aruandluskihi omanduse üleandmine sobival hetkel. Haldamises osaleb kaks võtmeisikut: IT poolelt ärianalüüsi arhitekt, äripoolelt Power BI aktivist. Koostöös tagatakse keskkonna terviklikkus (consistency) ja läbipaistvus (visibility).
Keskkonna terviklikkuse tagamiseks on taas kaks võimalust. Esimesel juhul jaotatakse töökeskkond funktsionaalseteks aladeks. IT poolel kasutatakse tavaliselt selliseid mõisteid nagu arenduskeskkond, kvaliteedi tagamise ehk testkeskkond ning töökeskkond. Teiseks on oluline aruandluse terviklikkus, näiteks selgelt sõnastatud arvutusvalemid, andmete terviklikkuse tagamise alused ning aruannete ajastatud värskendamispoliitika. Läbipaistvuse hinnangud saadakse süsteemi kasutusmustrite jälgimise teel.
Mõlema iseteenindusliku BI haldamise peamine eesmärk on tuvastada kasvavat andmevara, et õigel momendil algatada omanduse üleminek. Kui tegevus on õigesti ajastatud, siis ei teki olukorda, kus lõppkasutaja ootab pikalt IT-osakonnalt andmemudeldamise tulemust.
Kõigi juurutusliikide ühised elemendid
Siin on üles loetletud juurutusliikidele elemendid, millele tuleks Power BI valitsemise käigus tähelepanu pöörata.
Süsteemi kasutatavuse hindamisel on soovitatav jälgida kasutajate aktiivsust ning välja selgitada populaarsemad aruanded, andmeallikad ja mudelid. Jälgida tasub ka aruannete avaldamise tegevust, et see vastaks üldisele turvalisusele.
Turvalisuse info on seotud Power BI teenuses aruannete jagamise ning andmeallikate, aruannete ja armatuurlaudade omandustega. Ühistöö jagamisel on kolm peamist võimalust: esiteks jagatakse aruandlust oma tööruumist kaastöötajatele ainult vaatamiseks, teiseks tehakse koostööd ühise tööruumi piires ja kolmandaks jagatakse aruannete komplekti organisatsioonis rakendusena.
Aruannete jõudlus on kriitiline tegur, et saavutada töökeskkonna omaksvõtmine. Tihti on äärmiselt kaunilt vormistatud väärtusliku infoga aruanded niivõrd aeglased, et nende tegelik väärtus kaob lõppkasutaja silmis ja need jäävad nurka seisma.
Andmeallikate kasutamise viisidest sõltub mudelite suurus, andmete terviklikkus, värskendamise vajadused.
Kõikide nende elementide jälgimiseks ja haldamiseks on rikkalikud võimalused Power BI ja Office 365 administreerimise keskkondades. Teenused täienevad pidevalt ja lisanduvad auditeerimise mõõdikud, mis aitavad valitsemistavasid ellu viia.
Kokkuvõtteks soovitan moodsa ja võimsa ärianalüüsi keskkonna Power BI kasutuselevõtmisel aegsasti läbi mõelda andmevarade valitsemise aspektid. See tagab BI juurutusprojektide edu ja selle, et lõppkasutaja tarbib uusi aruandlussüsteeme aktiivselt, ja lisaks muidugi ka eduka koostöö iseteenindusliku BI viljelejate ja IT-osakondade vahel.