Majandustarkvara poeb panka ehk Gateway liidesed

Allikas: Äri-IT Sügis 2020

Autor: Margo Touart, BCS Itera toote- ja tehnoloogiajuht

Kindlasti mäletab nii mõnigi lugeja veel Telehansa- või Teleteenuse-nimelist tarkvarasid, mis tuli arvutisse installeerida, et teha pangatoiminguid ilma panka minemata. Tänaseks oleme seal ringiga tagasi, aga mõistagi uuel tasemel.

Üsna kiirelt jäi Telehansa ajalukku, pangatoimingud kolisid juba internetipanka ning raamatupidajate ja IT-administraatorite elu läks mõnevõrra lihtsamaks. Panka sai minna peaaegu igast arvutist, ilma et midagi spetsiaalselt arvutisse installeeriti.

Tänaseks oleme teatud mõttes ringiga tagasi. Internetipanga kasutamine väheneb ning ettevõtted teevad järjest enam pangatoiminguid spetsiaalsete programmide abil, milleks on küll Telehansa ja Teleteenuse asemel ettevõtte enda majandustarkvara ning mis pilvepõhise lahenduse puhul installeerimist ei vaja.

Pank majandustarkvaras loob aga täiendavaid kasutusvõimalusi, nii et tegu on igati väärt suundumusega.

Pangakonto liikumine reaalajas

Pangaga seonduv võtab tihti päris suure osa raamatupidamistööst. Teatud aja tagant logitakse  internetipanka, võetakse värskem väljavõte, salvestatakse see failiks ning seejärel laetakse majandustarkvarasse, kus hakatakse kirjeid töötlema.

Kuna protsess koosneb mitmest sammust ja võtab aega, siis tihti tehakse seda kord päevas või veelgi harvem. Info aga paraku ei liigu sel moel ja ettevõttes laiemalt puudub päevasiseselt ülevaade, millised pangatehingud on toimunud.

Nn gateway tüüpi liidese puhul saab aga majandustarkvara laadida pangakonto liikumist jooksvalt, mitte perioodilise väljavõttena ja pealegi ilma kasutaja (raamatupidaja) sekkumiseta. Väga oluline võit mõlemast aspektist.

Seega väljavõte, mis on tihti väga pikk dokument, ei olegi raamatupidamise seisukohast enam vajalik algdokument, millega tegeleda. Kui, siis võib-olla ainult kontrollprotseduuriks, ent mitte jooksvaks tööks.

Pangatehingute töötlemine reaalajas

Pangatehingute jõudmine majandustarkvarasse jooksvalt ilma failide salvestamiseta on tore ja suur samm edasi, kuid teeb kogu protsessi ainult osaliselt kergemaks. Tõeliselt paraneb aga raamatupidajate töö ja info liikumise kiirus tänu võimalusele andmeid automaatselt töödelda.

Tänu pangatehingute konkreetsele ja struktureeritud kujule saab nende töötlemise edukalt automatiseerida. Tehingu kuupäev, summa, teise osapoole registrikood, kontonumber, viitenumber, selgitus jne võimaldab pangatehingut töödelda automaatset ja ilma, et raamatupidaja peaks sekkuma. Majandustarkvara ise seob laekumised kliendi ja arvega, määrab teenustasudele kulukontod jne.

Kui automaatika leitud seosed on selged ja kindlad, saab tehingu suunata edasi automaatsele kinnitamisele ja konteerimisele raamatupidamiskanneteks.

Lõpuks jäävad raamatupidajale ainult erijuhtumid, millega automaatne sidumine täie kindlusega hakkama ei saanud ja mille peaks inimene üle vaatama.

Nii paraneb lisaks käsitöö vähenemisele tunduvalt algandmete töötlemise kiirus. Varasem sagedus (tihti kord päevas) asendub sisuliselt reaalajas pangast saabuva tehinguinfo kohese töötlemisega.

Muud pangatoimingud

Ka maksete tegemine lihtsustub. Kui digiallkirjastamine sisaldub majandustarkvaras, siis ei pea maksete teostamiseks enam midagi muud peale selle tarkvara kasutama.

Samuti saab otse majandustarkvarast saata ja vastu võtta e-arveid, mis on panka suunatud, teostada valuutatoiminguid jms.

Täpsemalt tasub kõiki võimalusi küsida oma pangast ja majandustarkvara pakkujalt, sest need võivad veidi varieeruda.

Võidab ettevõte tervikuna

N-ö pangast majandustarkvaras ei võida kindlasti ainult raamatupidamine. Võtame näiteks olukorra müügiosakonnas, kus klient seisab leti taga ja soovib teha suurt ostu, aga tarkavara näitab võlga, mis tema sõnul on küll hommikul tasutud. Kuna raamatupidaja on tänaseks lahkunud ja tuleb alles homme, siis jääb müük tegemata ja me palume kliendil tagasi tulla, kuid ta ei pruugi seda teha.

Positiivne näide on Elisa: kui inimene on ka kogemata unustanud viimase arve tasumata, antakse mõni minut pärast makse sooritamist talle kohe kõnede tegemise õigus tagasi. Kliendile on selline positiivne kogemus ülioluline ning müüjale on tähtis ikka müüa, mitte loota, et klient tuleb ehk homme tagasi.

Paraneb ka ostuosakonna töö, kes tihti ootab otsuste tegemiseks kliendi ettemaksu laekumist või vahel ka teistpidi tehingut ehk meie makse jõudmist tarnijani.

Operatiivsus pangatoimingutes võimaldab kahtlemata ettevõttel tervikuna olla efektiivsem ja pakkuda kvaliteetsemat klienditeenindust.

Ja lõpetuseks – kindlasti ei tohi unustada, et lisaks klientidele ja partneritele peab ettevõte hoidma oma töötajaid, kes ei peaks tegelema rutiinsete tegevustega, mida saab teha masin. Sisulised tegevused, mida masin ei oska, pakuvad inimestele kindlasti rohkem rahuldust  ja on ka ettevõtte seisukohast väärtuslikumad.