Arveldamisest taristuettevõttes

Allikas: Äri-IT Kevad 2022

Autorid: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht, Pille Nurmis, BCS Itera konsultant ja Indrek Pill, BCS Itera projektijuht

Energeetikaettevõtted ja arveldus on viimasel ajal olnud kahtlemata kuum teema, milles on olude sunnil eksperdiks saanud kõik elanikud ja ettevõtted. Seekord ei soovi me analüüsida ei numbreid ega ka kasvavate summade põhjuseid, vaid vaatame arveldusele otsa tarkvaralahenduse poolelt. Numbrid võivad meeldida või mitte, aga need peavad olema tõesed, jõudma klientidele õigeaegselt ja ilma käsitööta.

BCS Itera on aastate jooksul juurutanud mitme taristuettevõtte majandustarkvara lahendusi. Selle põhjal saame teieni tuua lühikese ülevaate mõnestki tehnoloogilistest väljakutsest, millega  vee-, gaasi-, sooja- ja elektrimüüjad arveldusprotsessis silmitsi seisavad.

Kliendi ja teenuse andmete haldus ning ajakohasus

Suur kliendibaas ei pea iseenesest automaastelt võrduma keerulise haldusega. Küll aga lisab keerukust andmete hulk, mida inimese, ettevõtte ja tarbimiskoha kohta kogutakse, ning info kogumise sagedus ja täpsus. Olgu juba ennetavalt öeldud, et korrektse tarkvaralise lahenduseta on see tõepoolest ülimalt keeruline ja aeganõudev.

Võtame näitena aluseks vee-ettevõtte, kes vajab lisaks isiku või ettevõtte üldandmetele korrektseks arvelduseks infot arvestite ja nende seotuse kohta tarbimiskohtadega ning klientidega, samuti veevärgi ja kanalisatsiooni piirkondade ning klientide lepinguliste teenuste, hindade ja muude tingimuste  kohta. Kõige suurem ja ajakriitilisem andmemaht tuleneb aga näitudest, mida raporteeritakse ja kogutakse ka väga erineva sagedusega ja eri viisil: käsitsi, kliendi raporteerituna näiteks kliendiportaalis, failiimpordiga või otse kaugloetavatest arvestitest. Tarkvara on siin kindlasti abiks, et miski ei ununeks ei teenusepakkujal ega kliendil. Algandmed on korraliku arvelduse A ja O.

Ühtse tarkvaralahenduse suureks lisaväärtuseks on ka suhtluse ajaloo salvestamine ühes kohas. Nii jääb ära tülikas otsimine, mida on vaja teha, kui e-kirjad on Outlookis, arved raamatupidamises, näidud aga kolmandas lahenduses. Kogu info kliendi kohta on igal ajahetkel leitav.

Oleme oma klientidega võtnud eesmärgiks katta äriprotsess maksimaalselt ühe lahendusega. Kui ERP lahendus sisaldab tavapäraselt kõikide ettevõtete universaalseid protsesse, nagu ost, müük, ladu, finants jms, siis igal valdkonnal on siiski oma spetsiifika. Nii sai vee-ettevõtetele loodud oma lahendus – äpp, mis toimib Business Central ERP ühe moodulina ning katab just tema vajadusi (eelkõige nõudeid arvelduse ning selleks vajaliku alusinfo haldamiseks).

Lepingute paindlik haldus ja automaatne arveldus

Korrektselt, õigeaegselt ja vajalikus mahus kogutud andmed on heaks eelduseks automaatsele arveldusele. Oleme oma klientide juures aga näinud, et andmeid justkui on, ent minimaalset sekkumist vajava arvelduse jaoks pole neid piisavalt või pole need usaldusväärsed. Seetõttu jääb suur osa arveldusprotsessi vastutusest raamatupidajale. Veemajanduse haldamise lahenduses oleme katnud ja automatiseerinud praegu teadaolevad suurimad kitsaskohad. Millist infot on vaja? Kindlasti maksimaalselt infot kliendi kohta, olgu selleks siis eraisik või ettevõte koos oma kontaktisikutega. Teiseks on oluline lepinguline info: kliendi käes olevad arvestid ja tarbimiskohad, info tarbitavate toodete-teenuste ning nende hindade (ka kehtivuse) kohta ning kindlasti algnäidud ja arveldusperioodid.

Järgmine samm on arveldus, mis peaks olema üks nupuvajutus. Oleme oma klientidele selle protsessi ka võimalikult käsitöövabaks teinud. Arveid saab koostada kõikidele klientidele korraga, arvestades siiski igaühe erikokkuleppeid: kas arvestus toimub näitude alusel või normkogusega; mis perioodilisusega kliendile arvet esitatakse; kas kliendiga on kokku lepitud tarbimise maht; kas kliendil on tarbimisgraafik jne.

Arvete loomine ei tohi olla keeruline ja vajada iga kord ülekontrollimist ja korrigeerimist – kui lepingute info on õige ning näidud teatatud, on arved õiged.

Näitusid pole, aga arved vajavad tegemist

Kauglugejad on mugavad, kuid kõigis ettevõtetes neid veel ei ole. Sellest hoolimata ei pea saatmata näidud tähendama raamatupidajale õhtutunde arvuti taga. Sellist olukorda aitab kindlasti vältida või vähendada see, kui saata puuduvate näitude kohta klientidele korraga meeldetuletused. Samas oleme loonud lahenduse, kus tarkvara saab ise arvutada arvestusliku tarbimise ehk prognoosnäidu vastavalt kliendi varasemale tarbimisele just neil, kelle näidud arvelduse hetkeks puuduvad. Näitude saabumisel toimub korrigeerimine järgmisel perioodil. Kuna klientide kokkulepped on erinevad, siis oleme loonud veel lahenduse, kus ettevõtte saab ise määrata, mitu prognoosarvet koostatakse, enne kui kliendile helistatakse ja minnakse päriselt näitu kontrollima.

Tehnoloogia abiga on suur ja keeruline protsess tehtud seega kasutaja jaoks ülimalt mugavaks, kiireks ja veakindlaks. Arved, mis loodud kogu kliendibaasile korraga vastavalt iga kliendi isiklikele tingimustele, liiguvad kliendi valitud kanalisse, aga neid on võimalik saata ka e-arvetena kliendi internetipanka, mis teeb tema jaoks maksmise palju mugavamaks, ettevõtte jaoks aga arve laekumise õigeaegsemaks ja tõenäolisemaks. Pärast arve tasumist jõuab info makse kohta soovi korral reaalajas ERP lahendusse ning muutub kliendile nähtavaks kliendiportaalis, kui see olemas on. Kui mingil põhjusel jääb arve tasumata, on raamatupidamisel võimalik lahenduse kaudu saata kõikidele võlglastele korraga meeldetuletus.

Kiire ja efektiivne kliendisuhtlus – kogu info ühes kohas

Tänapäeva terviklike ja integreeritud lahenduste puhul ei pea spetsiifilisem arveldus seisma ettevõtte terviklikust majandustarkvarast eraldi, vaid on selle üks integreeritud osa. Miks see hea on? Liidesed ja eraldi tarkvarad ei ole kindlasti halvad, kui need on põhjendatud, kuid ilma igasuguse kahtluseta suurendab iga andmete liikumine viite ning vigade ohtu.

Arveldusprotsessiga integreeritud kliendihalduse ning raamatupidamise korral ei pea ootama, kuni näiteks info kliendi võla kohta või vastupidi arve tasumise kohta jõuab raamatupidamisest arveldusse ja sealt edasi kliendihaldusesse – info on samal ajal kõikides protsessilõikudes kohe kättesaadav. Samamoodi on raamatupidamisel või lepingu sõlmijal Business Centrali terviklahenduse puhul kohe näha kogu varasem suhtlus kliendiga, tema sõlmitud lepingud, saadud ja tasutud arved, meeldetuletused, viivisarved, saldoteatised, teavitusmeilid või hoiatused-tähelepanekud,  mida järgmisel tehingul või suhtlemisel arvesse võtta.

Korrektsed ja ajakohased andmed = hea juhtimisanalüüs = paremad ja õigeaegsemad otsused

Vee-ettevõtte jaoks on oluline saada näiteks info tarbimiste kohta vee- või kanalisatsiooni pumplate kaupa või millises piirkonnas tekkivad kaod. Analüütika koostamine vajab sel puhul põhjalikult läbimõeldud dimensioonide ehk analüütiliste tunnuste kasutamist kogu kliendihalduse ja arvelduse protsessis. Korralik eeltöö andmete kogumisel annab konkurentsieelise korrektsete juhtimisanalüüside ja prognooside näol nii ettevõtte enda tarbeks kui ka klientidele.

Eestis on päris mitmeid põnevaid ja sisukaid kliendiportaale, kus lisaks arvete ja lepinguliste andmete vaatamise võimalusele pakutakse kliendile ka just teda puudutavaid analüüse ja aruandeid arvelduste, tarbimise ja tulevikuprognooside kohta.

Business Centrali vee-ettevõtete lahendus sisaldab:

• Kliendihaldust
• Kaupade ja teenuste haldust
• Arvestite ja tarbimiskohtade info haldust
• Lepingute haldust
• Näitude kogumist
• Prognoosnäitude arvutamist
• Massarveldust
• Meeldetuletusi (näidud, tasumine)
• Raamatupidamist ja finantsjuhtimist