Lepingutest ja nende täitmisest majandustarkvaras ehk mida pakub Microsofti Business Central
Allikas: Äri-IT Kevad 2022
Autor: Harti Piiskop, BCS Itera ERP konsultant
Mis tegevuse raames hankija ühe või teise arve esitas? Kas lepingu maht on täis? Kas perioodilised arved lepingute eest on esitatud? Neile ja veel mitmele lepingutega seotud küsimusele annab vastuse MS Business Centrali majandustarkvara.
Iga ettevõte sõlmib suuremal või väiksemalt määral lepinguid kas hankijate või klientidega. Aeg-ajalt tuleb ette ka muud tüüpi lepinguid, kuid keskendume siin kahele: kliendid ja hankijad ehk partnerid.
Partnerite puhul huvitab meid, kas leping on üldse sõlmitud, mis tüüpi lepinguga on tegemist (nt ehitusleping, allhankeleping, toodete ostuleping, müügileping jne – sellist liigitust võib hiljem tarvis olla ka analüüsi tarbeks) ja millised on tingimused. Nende all võib käsitleda lepingupõhiseid tingimusi, nagu maksed, summa, seotud kaubad ja teenused, kehtivus jms. Loomulikult on hea lepingu kausta lisada ka näiteks lepingu originaalfail ning muud vajalikud dokumendid/failid, siis on need kõik ühest kohast leitavad. Kui lepingute üldinfo on talletatud (kellega, mis tüüpi ja mis tingimustel), siis huvitab meid järgmisena, kas ja mis on mingi lepingu raames toimunud ehk kuidas on lood lepingu täitmisega.
Lepingute täitmine
Lepingu täitmise all saame lihtsalt jälgida selle rahalist täitmist. Kui suure summa eest on partner meile juba arveid esitanud ning kas lepingu maht (kokkulepitud summa) on täis või ületatud; kas meie oleme oma partnerile juba arveid esitanud kokkulepitud mahus või mitte.
Kui meil on partneriga rohkem kui üks leping, siis lepingute haldusega on selle üle väga mugav arvestust pidada, kuna see on lepingupõhine. Lepingud seotakse tellimuste ja/või arvetega ja nii on võimalik lepingu täitmisse kaasata kõik vajalikud tulud ja kulud, lisaks aitab see jälgida lepingu täitumist ka juba näiteks tellimuse esitamisel.
Lepingute täitmise jälgimine nii ostu kui ka müügi poolel on muidu keerukas just selliste lepingute puhul, mille täitmine ei toimu ühe arvega, vaid erinevate perioodidena ja suuremate või väiksemate osadena. Sellest tulenevalt on seda infot kõige mugavam vaadata just lepingult, mitte otsida mitmesuguste tunnuste alusel eri allikatest.
Joonis 1. Lepingute täitmine. Lepingute kaart
Joonis 2. Lepingute täitmine. Lepingute loend
Perioodiline arveldamine
Tänapäeval liigub üha enam ettevõtteid kuupõhisele arveldusmudelile (sh kvartali- ja aastapõhine periood). Seetõttu on oluline mugavalt hallata perioodiliste arvete genereerimist. Reeglina määratakse perioodilise arvelduse juures juba lepingus ära, mis on arveldusperiood ja millised teenused milliste hindadega sinna kuuluvad. Lisaks on võimalik jooksvalt näiteks teenuseid juurde lisada, koguseid muuta jne. See tagab, et arveldusperioodi alguses on lihtne kõikidele lepingulistele klientidele arved genereerida. Vajadusel saab lepingupõhiselt siis ka kontrollida, kas ja millal lepingu raames arveldus toimus.
Seda kõike on võimalik hallata BCS Itera loodud äpiga D365 Business Centrali jaoks – Contract Managementiga, mis on saadaval AppSource’s.
Lisa 1
Lepingute haldusega seotud väljakutsed:
- lepingute haldus eraldi süsteemis
- finantsinfo sidumine lepinguga
- lepingutingimuste jooksev kontroll
Eelised, mida annavad läbimõeldud äriprotsessid ja võimekas majandustarkvara:
- ühtne andmebaas reaalajas 24/7 kättesaadava infoga
- ülevaade sõlmitud lepingutest
- ülevaade lepingute täitmisest
- perioodilise arvelduse lihtsustamine
- õigeaegne reageerimine hälvetele