Automaatse andmekogumise võlust ehk hoiame füüsilise ja virtuaalse maailma ettevõttes sünkroonis

Allikas: Äri-IT Sügis 2022

Autor: Erki Rebane, BCS Itera projektijuht

Kui asendada tehingute füüsiline kajastamine automaatsete lahendustega, siis ei vähene mitte üksnes vigade arv, vaid ka andmekogumisega seotud otsesed kulud.

Andmehaldus

Tänapäeval on raske ette kujutada, et organisatsioon saaks ilma andmehaldussüsteemita korralikult tegutseda. Andmehaldus on muutunud äri lahutamatuks osaks ja see võib toimida kas lihtsa tabelarvutusprogrammi või keeruka ERP-süsteemi (majandustarkvara) abil.

Andmevood pärinevad mitmest allikast, näiteks laohaldus, ostutellimused, saatedokumendid, arved, palgaarvestuse andmed, tarneahela kontaktid jne. Kui need on täpsed ja ajakohased, võivad ettevõtte kogutavad andmed anda talle suure konkurentsieelise, ent andmete valesti haldamisel võivad olla negatiivsed tagajärjed.

Halb andmehaldus võib põhjustada:

• liigseid varusid,
• läbimõtlemata kiiroste,
• oodatust madalamat marginaali või kaotust müügis,
• tootlikkuse langust,
• suurenenud kontorikulusid,
• kehvemat klienditeenindust.

Füüsiline tehingute kajastamine

Üks põhjus, miks andmete kvaliteet alla läheb, on tehingute füüsiline kajastamine. Isegi elektrooniliste andmehaldussüsteemidega organisatsioonides registreeritakse paljud tehingud endiselt paberil. Näiteid on palju: käsitsi kirjutatud kviitungid-kinnitused, hooldustöödele varuosade väljastamine, valmistoodangu raportite koostamine, käsitsi täidetavad tööajakaardid, laoarvestus jne. Lõpuks tuleb kõik need füüsiliselt kirjeldatud tehingud muuta elektrooniliseks, mis nõuab töötajalt lisaaega ja suurendab vigade tekkimise tõenäosust. Need vead võivad aga kaasa tuua märkimisväärseid kulusid.

Näiteid tüüpvigade tekkepõhjustest:

• kaotatud tehingud („kaotasin selle paberi ära”),
• hilinenud tehingud („ma leidsin selle alles täna“),
• valesti sisestatud info („ma ei saa tema käekirjast aru“).

Andmete vale haldamine võib kaasa tuua mõjude ahelreaktsiooni. Näiteks kui laotöötaja nopib vale kauba, näitab laosaldo selle kauba puhul suuremat laoseisu, kui füüsiliselt olemas on. Kui probleem on tuvastatud, peavad töötajad kulutama aega inventeerimisele, et korrigeerida laosaldo õigeks. See tõmbab nad tavapärasest tööprotsessist eemale, tuues kaasa tootlikkuse languse, tõstes üldkulusid ning vähendades samas marginaali. Kui probleemi õigeaegselt ei tuvastata, põhinevad pakkumised klientide valeandmetel, tagajärjeks kokkulepitud tarnekuupäevade muutmine ja halvenenud klienditeenindus. Üldine rusikareegel väidab, et kui selliste tarnete maht, mida ei jõuta kokkulepitud tarnekuupäevaks täita, kasvab 10%, toob see kaasa turuosa kaotuse 1% võrra. Tehingute kajastamine paberil on probleem ja üks viga protsessi alguses võib mõjutada kogu tarneahelat.

Siin on mõned tuntud lahendused, mis aitavad kogu asjaajamise digiteerida ja automatiseerida.

Mobiilsed tehnoloogiad

RIBAKOODID on kõige levinum tehnoloogia, lähtudes kuludest ja kasutamise lihtsusest. Populaarsusele on hoogu juurde andnud pidevalt kasvav andmete hulk, mida ühele ribakoodile on võimalik salvestada.

Joonis 1. Näiteid ribakoodi erinevatest versioonidest

Joonisel 1. toodud püstiste joontega ribakoodid on näited tavalistest ühedimensioonilistest ribakoodidest, mida tööstuses ja laonduses kasutatakse. Keskel asuv data matrix’i kood aga kuulub juba järgmise põlvkonna kahedimensiooniliste ribakoodide hulka, mis sisaldab veelgi rohkem infot.

RFID (radio-frequency identification ehk raadiosagedustuvastus) on üks võimalikest viisidest andmete kogumise protsessi täielikult automatiseerida. RFID-silt sisaldab antenni külge kinnitatud andurit, mis lubab andmeid lugejale edastada. Iga andur sisaldab tavaliselt kordumatuid identifikaatoreid ja lugeja saab üheaegselt lugeda rohkem kui 100 silti. Lisaks ei nõua selline lugemine otsenähtavust. See lihtsustab selliste protsesside automatiseerimist, mis muidu nõuaksid lisaaega ja -ressurssi ning kus inimlike eksimuste tekkimise tõenäosus on kõrge.

RFID versus RIBAKOOD

Esmapilgul tundub RFID parim valik – see suudab lugeda mitut üksust korraga, samas kui ribakoodi puhul peab inimene iga toodet eraldi skaneerima. Aga kui see on tõhusam, siis miks pole see ribakoode asendanud? Nagu kõigil tehnoloogiatel, on mõlemal oma eelised ja piirangud.

Kuidas valida RFID ja ribakoodi vahel

RFID eelised:

• tõhusus: saab skaneerida mitut üksust korraga,
• vastupidavus: talub kokkupuudet päikese ja vihmaga,
• võimaldab suuremat turvalisust kui vöötkoodid.

RFID miinused:

• materjalid (metall ja vedelik) võivad signaali mõjutada,
• RFID-lugejad võivad olla 10 korda kallimad kui ribakoodilugejad,
• rakendamine võib olla keeruline ja aeganõudev.

Valiku tegemine on protsess omaette, kuid olenemata valitud tehnoloogiast saate mõlemal juhul suurt kasu.

KASU

Mõned näited, kuidas automatiseeritud süsteemid efektiivsust kasvatavad…

Varude haldamine

Selleks et kirjeldada automatiseeritud süsteemi eeliseid laohalduses, vaatleme hulgimüüjat, kellel on mitu tuhat SKU-d (stock keeping unit, laohoiuüksus). Varasemalt tehti aastas korra täielik varude loendus ning kasutati laoseisu jälgimiseks ja muude protsesside juhtimiseks käsitsi- ehk paberipõhist meetodit.

Inventuur oli nende aasta suursündmus. Teenuse katkemise vältimiseks toimus varude loendamine tavaliselt nädalavahetustel, kusjuures töötajatele maksti ületundide eest. Ettevalmistus algas 10 päeva varem, nädalalõpp tähendas siin kolm täispäeva (reedest pühapäevani) kestnud tegelikku loendamist. Pärast inventuurinädalavahetust kulus neljal täiskohaga töötajal kõigi andmete sisestamiseks ja kontrollimiseks ligikaudu viis päeva.

Tunnistades vajadust vähendada varude loendamise kulusid, otsustas juhtkond rakendada ribakoodil põhinevat süsteemi. Lahendus koosnes ribakoodisiltidest, mille tootja oli toodetele kandnud, ja töötajad kasutasid toodete vastuvõtmiseks, ladustamiseks ja noppimiseks mobiilseid käsiskännereid. Juurutuse tulemusena viidi inventuure nüüd läbi sagedamini ja need kestsid koos ettevalmistuste ja järeltegevustega kõige rohkem neli-viis päeva. Reaalajas laohaldus vähendas käsitsi sisestamisega kaasnenud vigade arvu ja seega ka hilisemat varude korrigeerimise vajadust. Ainuüksi tänu tööjõu vähendamisele tasus ribakoodisüsteem end juba esimesel aastal ära.

Tööaja registreerimine

See on üks sageli tähelepanuta jäetud valdkond, kus automatiseeritud süsteemid saavad protsesse parandada. Vaatleme tootmisettevõtet, kus on 300 töötajat, kes kasutavad paberajakaarte. Igaüks neist töötab päeva jooksul neljas kuni viies tööpaigas (nt erinevate tööpinkide taga), kusjuures kõigi ajakaardi andmete sisestamiseks ja haldamiseks on vaja kahte täiskohaga töötajat. Automatiseeritud süsteemile üleminek oli põhjendatud juba ainult tööjõukulu kokkuhoiuga, mis on vajalik kõigi ajakaardi andmete käsitsi sisestamiseks tööaja arvestus- ja palgasüsteemidesse.

Materiaalse ja mittemateriaalse kasu edasine uurimine näitab, kui lihtne ja tõhus võib ümberlülitamine olla. Juhtkond otsustas rakendada ribakoodisüsteemi, et jälgida töötajate tööaja kulu. Lattu paigaldati juhtmevabad tahvelarvutid, mis võimaldasid töötajatele kiire juurdepääsu seadmetele tehingukohas. Mitmesugustele tegevustele kuluva tööaja registreerimine integreeriti olemasoleva ERP– ja palgaarvestussüsteemiga, et anda juhtkonnale reaalajas ülevaade tootmisprotsessidest.

Automatiseeritud süsteemile üleminekust saadav kasu oli palgaosakonnas kohe tunda. See, mis varem nõudis kahte täistööajaga töötajat, on nüüd hõlpsasti saavutatav vähem kui ühega. Ajakaartide käsitsi sisestamisega seotud vead said suures osas kõrvaldatud ja juhtkond sai reaalajas ülevaate tööjõu kasutusest ning tootmises kasutatavate materjalide liikumisest. Sel viisil vähendati suurel määral defektsete toodete ümbertöötlemise vajadust ja see võimaldas juhtkonnal täpselt kindlaks teha, millised tootmisprotsessid enim toodete kvaliteeti mõjutavad.

SAGEDASEMAD KÜSIMUSED

Kas need tehnoloogiad töötavad minu jaoks?

Ilmselt on olukordi, kus mobiilsed ribakoodid või RFID-lahendused ei ole nendega seotud kulutusi väärt, kuid seda juhtub siiski harva. Siiski tuleb oma valdkonna jaoks parima süsteemi valimisel arvesse võtta paljusid tegureid. Näiteks metallitootmistsehhis pole ehk varude jälgimisel suurt mõtet, aga kasu võib saada hoopis paremast tööaja jälgimisest. Hulgimüüjal pole aga näiteks võib-olla vaja paremat tööjõu jälgimise lahendust, küll aga paremat varude haldamist. Tootjal, kes kasutab palju varuosi ja tööjõudu tellimuse kohta, võiks olla kasu mõlemast. Siin on rida küsimusi, mida peaksite automaatsete jälgimissüsteemide hindamisel endale esitama.

Mis puhul on andmete sisestamine vajalik?

Andmete sisestamise kohad võivad olla:

• saatmine,
• vastuvõtmine,
• aja registreerimine,
• komplekteerimine,
• inventuur,
• arvete esitamine jne.

Protsesside lahtilöömine kõige elementaarsemate komponentideni aitab täpselt hinnata, millises lõigus on automaatsel andmete kogumisel teie ettevõttele kõige suurem positiivne mõju.

Millised on nendes punktides ebatäpsete andmete kulud ja riskid?

Tuleb arvestada, et mõned protsessi osad on tähtsamad kui teised või põhjustab ebatäpsete andmete tekkimine neis suurt kulu. Kui teate, kus andmeid on vaja sisestada, aitab see teha õige otsuse automatiseeritud andmete kogumise kohta.

Kui palju maksab nende valdkondade tõhustamine elektroonilise andmete kogumisega?

Enamik valmislahendusi on sellise hinnaga, et investeering tasub end kiiresti ära. Spetsiifilistele ärinõuetele vastava süsteemi hankimine võib küll maksta palju rohkem – kogemusega konsultandid aitavad hinnata investeeringute tasuvust ja teha tehnilisi otsuseid.

Automatiseeritud süsteemide tasuvus varieerub, kuid jääb reeglina vahemikku 6–12 kuud. Lisaks tõsistele eelistele pakuvad automatiseeritud andmesüsteemid palju pehmeid eeliseid, näiteks kaubamärgi parem maine ja töötajate rahulolu.

Ribakoodi tehnoloogia kasutuselevõtt avaldab üldjuhul ettevõtte kasumile kohe positiivset mõju. Vähenenud komplekteerimis- ja andmesisestusvead ning väiksem laoseis on vaid mõned näited sellest, kus vöötkoodisüsteem aitab saavutada märkimisväärset kasu suhteliselt väikese investeeringuga. Lõppkokkuvõttes peavad tulud siiski üles kaaluma kulud ja pole mõtet osta süsteemi, et hiljem mõista, et selle vastavusse viimiseks tegelike vajadustega on vaja täiendavaid investeeringuid.

Kaardistage oma vajadused, leidke neile lahendused ja tegutsege vastavalt. Kvaliteedi ohverdamine lühiajalise kokkuhoiu nimel ei aita lahendada efektiivsusega seotud probleeme.