Projekti eelarvet jälgides saab õigeaegselt sekkuda
Allikas: Äri-IT Sügis 2022
Autor: Harti Piiskop, BCS Itera konsultant
Milline on suurim takistus projekti eelarve jälgimisel? Nii käsitsitöö suur maht, tarkvaralahenduse puudumine kui ka liialt vähene detailsus.
Projekti eelarve
Projektide eelarvet koostatakse eri alustel ja kohtades (Excel, eritarkvara, ERP jne). Mõni eelarvestab kulubaasi ja lisab sellele juurdehindluse, teine eelarvestab mahtu ja müügihinda ning lisab allahindluse. Protsess on kindlasti üsna detailne, nii et eelarve lõppnumber koosneb tegelikult paljudest väiksematest numbritest.
Projekti eelarvestamisel võib kasutada mitmeid komponente, näiteks kaubad koos oma- ja müügihinnaga, ressursid või osutatavad teenused. Mõnikord on eelarvestamine ka pikemaajalisem, hõlmates nii püsi- kui ka eritooteid, ning juba valmis eelarvenumbreid (nt muutunud omahinnad) oleks tarvis massiliselt uuendada. Selleks võib omakorda kasutada mitmeid vahendeid olenevalt sellest, kus eelarve on koostatud. Kui seda on tehtud näiteks Microsofti majandustarkvaras Dynamics 365 Business Central, siis seal on selle tarbeks tööriistad olemas. Vastavalt projekti suurusele luuakse ka eelarve/projekti struktuur ehk kõik need detailsed read koondatakse ühe või teise struktuurirea alla.
Struktuur võib olla nii etapi- kui tegevusepõhine – see sõltub projekti iseloomust. Reeglina viitab projekti struktuur ka ajalisele järjestusele, kuigi kindlasti on ajaliselt kattuvaid ning kogu projekti vältel kasutatavaid ridu.
Eelarvete arhiveerimine
Projekti eelarve muutub reeglina pidevalt suuremal või väiksemal määral, kuid alati on tarvis näha ka algset (kinnitatud) eelarvet, mis oli tehingu aluseks. Eelarvete arhiveerimisega saame talletada kinnitatud eelarve, et säiliks algne info. Projekti kestel võivad sisendhinnad muutuda ning on vaja näiteks eelarve kulubaasi uuendada vastavalt uuele infole, millest tekib adekvaatne eelarve prognoos. Kokkulepete kohaselt võib selle tulemusena uueneda ka eelarveline tulubaas või kui see ei õnnestu, siis tekib teadmine, kas ja kui suures ulatuses projekt kasumisse jääb.
Eelarve jälgimine
Projekti eelarve jälgimise all peetakse silmas eelarve ja tegeliku tulude-kulude võrdlust struktuuri (etapid, tegevused jne) tasemel. Seega ei piisa ainult sellest, kui kuskile on projekti kohta sisestatud üksnes koondnumber – selle alusel saab mahukamate projektide puhul järeldusi teha alles lõpupoole, kui kogu eelarve maht hakkab täis saama. Infot on tarvis aga juba varem – siis, kui mõne etapi või tegevuse eelarve ületatakse. Seega projekti eelarve jälgimise puhul tuleb esmalt eelarve jälgitavaks teha ehk sisestada see jälgimiseks vajaliku detailsusega tarkvaralahendusse.
Kui eelarve on Excelis ja täitmise info tuleb majandustarkvarast, siis on üpris ajamahukas tegelikke numbreid Excelisse ümber trükkida. Kui eelarve sisestatakse majandustarkvarasse ainult ühe numbrina, siis saab täitmist samuti jälgida ainult selle koondnumbri põhjal ehk detailsusest on vajaka.
Teiseks peab olema kokku lepitud protsess kulude ja tulude projektile kandmiseks. Iga ostuarve või muu kulu peaks külge saama projekti ja projekti ülesande (eelarve struktuuri) tunnuse. Tavaliselt lahendatakse see kinnitusringi abil, kus osaleb ka projektijuht, või on info tuvastatav juba otse kuludokumendilt, kui hankija on selle sinna lisanud. Mõnikord on see lahendatud ka ettevalmistatud tellimuste kaudu, millel on kogu info juba olema, seega jääb arve saabudes see ainult tellimusega siduda, kui seda juba automaatselt ära ei seota. See tagab, et kulud seotakse nende tekkimisel kohe projekti ja ülesandega ning eelarve täitumise info on alati ajakohane.
See omakorda annab võimaluse iga hetk saada ülevaadet projekti kulgemisest ning võrrelda eelarvet tegelike tulude-kuludega. Lisaks on eelarve arhiveerimise ja uuendamise puhul olemas nii algsed kui ka parima teadmise juures prognoositavad numbrid. Seega on püsivalt olemas adekvaatne alusinfo projekti hetkeseisu kohta, et vajadusel õigeaegselt sekkuda.
Seda kõike saab hallata Dynamics 365 Business Centrali tarkvaraga ning BCS Itera poolt Business Centrali jaoks loodud äpiga Jobs365-General, mis on saadaval AppSource’is.
Joonis 1. Ülevaade projekti eelarvest ning täitmisest
Projekti eelarve jälgimisega seotud probleemid:
- eelarve info on Excelis,
- puuduvad tarkvaralised vahendid selleks,
- eelarve info sisestamine tarkvarasse on ebamugav,
- eelarve info on majandustarkvarasse sisestatud ühe numbrina.
Läbimõeldud äriprotsesside ja majandustarkvaraga saavutatavad kasu:
- ühtne andmebaas reaalajas 24/7 kättesaadava infoga,
- mugav eelarve sisestamine,
- ülevaade projektide eelarvetest,
- ülevaade projektide eelarve täitmisest,
- õigeaegne reageerimine hälvetele,
- projektide eelarvete arhiiv.