Väikesed lahendused suurele majandustarkvarale ehk kuidas täiendada ja arendada oma põhilahendust väikeäppide abil

Allikas: Äri-IT Sügis 2022

Autor: Olga Saddarov, BCS Itera projektijuht

Äri- ja IT-maailmas räägitakse üha rohkem mahukatest ja suuri ärikriitilisi protsesse katvate tarkvaralahenduste valikust. Ka BCS Itera põhifookuseks on alati olnud komplekssed ja palju võimalusi pakkuvad terviksüsteemid ERP, HRM, CRM ja BI. Aga täiendavad funktsionaalsused ehk väikeäpid on samuti väga olulised, mõjutades suurel määral kasutajakogemust.

Väiksemad ja kitsamaid vajadusi lahendavad funktsionaalsused jäävad terviksüsteemidega võrreldes pahatihti tagaplaanile. Samas võivad need funktsionaalsused tõsiselt mõjutada suurte süsteemide kasutajate igapäevast kogemust ja määrata ka terviksüsteemide kasutusmugavuse taseme. Neid väikeäppe on kasulik tunda, sest vahel on otstarbekas mugavalt ja odavalt paigaldada hoopis need keerulise eriarenduse asemel.

• Millised on need väiksed, kuid kasutaja rahulolu määravad täiendused?
• Kuidas neid lahendusi otsida ja leida?
• Milliseid võimalusi said oma põhilahenduse arendamiseks hiljuti Microsoft Dynamics 365 Business Central kasutajad?
• Millised äpid on aidanud BCS Itera klientidel äri tõhustada 2022. aastal?

Nendele küsimustele vastab BCS Itera tiim.

Kui ettevõttel on olemas nüüdisaegne ERP, CRM või HRM lahendus, siis miks peaks lisaks sellele kaaluma veel äppe? Mis hetkel need mängu tulevad?

Tavaliselt on kasutusmugavust juurde andvad lahendused nn go-live’i järgsed teemad. Kui terviksüsteemid on valitud ja juurutatud ning kliendil on tekkinud reaalne kasutuskogemus, saame keskenduda süsteemi lihvimisele. Oluline on teadvustada, et  põhilahenduse valik ja juurutamine on ühe projekti teema, aga selle arendamine ja täiendamine on pidev protsess. Ka hoolega valitud ja professionaalselt juurutatud terviklahenduse puhul võib juhtuda, et kasutajatel tekivad lisasoovid.

Kasutusele võetud lahendust ei analüüsita ega täiendata tavaliselt ettevõtetes ja tarkvara kasutamise efektiivsus langeb seetõttu. Või siis ei kasutata olemasolevat võimekust piisavalt. Keeruliseks muudab probleemi see, et kasutajad ise ei pruugi liigseid klikke või mõttetut käsitsitööd märgata, kuna need tunduvad argipäeva osana. Nii ei oskagi nad täiendusi tahta.

Kuidas saab täiendusvajadusi kaardistada?

Ebaefektiivsete kohtade ja arenguvõimaluste tuvastamine käib reeglina kahel viisil: defineerides jooksvad vajadused või uurides turul pakutavaid Business Centrali täiendavaid äppe. Esimesel puhul analüüsitakse kas üksi või koos IT-partneriga regulaarselt oma tarkvara kasutuskogemust, et kitsaskohad välja selgitada ja teha õigel ajal vajalikud seadistused ja täiendused. Kui vajadused on selgelt sõnastatud, otsitakse turult valmis äpid või tellitakse nõutud arendused.

Teine viis on lahenduspõhine. Kasutajad muudavad oma protsesse efektiivsemaks, tutvudes olemasolevate või uute võimalustega. See on olukord, kus n-ö menüüd lugedes tekib isu. (Veebi)seminaride, IT-uudiste, artiklite ja koolituste kaudu õpivad kasutajad paremini oma tarkvaralahenduse potentsiaali tundma, et tekkida siis juba täiendusi, mida seni ei osatudki tahta.

Milliseid võimalusi saavad Microsofti toodete kliendid valmisäppide otsimiseks ja soetamiseks kasutada?

Microsoft 365, Dynamics 365 ja Power Platformi toodete kliendid saavad taaskasutatavate arenduste leidmiseks ja juurutamiseks kasutada AppSource’i turuplatsi. Sinna jõuavad kõikide Microsofti partnerite äpid.

AppSource pakub tuhandeid lihtsamaid ja keerulisemaid rakendusi, millega põhilahendust täiendada ja rikastada. See on kindlasti üks suur ressurss, aga nõuab samas äppide tellijalt teatud kompetentsust ning rakenduste tausta ja spetsiifika tundmist.

BCS Itera tuleb oma klientidele appi IT-asjatundjate läbiproovitud äppide nimekirjaga. Nii on saanud Business Centrali uuemate versioonide kliendid uue BCS Itera äpi, mille abil kasutajad saavad soovitatud äppide kogumile ligi. Tegemist pole mitte ainult BCS Itera tiimi tehtud arendustega, vaid ka parimate rahvusvaheliste partnerite äppidega, mis on läbi katsetatud, paigaldatud ja heaks kiidetud.

Kas võiksite tuua konkreetseid näiteid?

Siin on mõned äpid, mida BCS Itera soovitab ja mida paljud kliendid edukalt kasutavad.

CostPocket (Expense Reports) – kuludokumentide digiteerimise ja töötlemise rakendus, mis võimaldab paberkandjal tšekid ja arved nutitelefoni abil digiteerida ning automaatselt koos seotud aruandega raamatupidamisse suunata. CostPocket on mugavalt integreeritud Business Centraliga, seega kõik skänneeritud  kuludokumendid jõuavad automaatselt majandustarkvarasse.

Reaalaja pank (Realtime Bank) – ERP lahendusega integreeritud äpp, mis võimaldab saata ülevaadet oma pangakonto liikumistest vastavalt soovitud sagedusele. Pangakonto kaardil Business Centralis kajastatakse pangakonto seis ja kanded sõltumata konteeritud pangakonto tehingutest.

PDF viewer – äpp, mille abil saab arvete eelvaadet kuvada arveid lahti tegemata. Võimaldab kiiresti arveid kontrollida ja hoiab seega aega kokku.

Makselink müügiarvele – aitab vältida ebameeldivaid olukordi, kus kliendid ei saa PDF-arveid automaatselt tasuda ning on sunnitud käsitsi pangakonto andmeid kopeerima.

Automaatne e-kirjade saatmise lahendus (Automatic Emailing of Invoices) – selle äpi abil on Microsoft Business Centralis nähtavad ka PDF-arvete saatmise staatused ja kuupäevad.

Mis on mis

• ERP – Enterprise Resource Planning – kõiki ettevõtte peamisi protsesse hõlmav majandustarkvara
• HRM – Human Resource Management – personaliga seotud protsesside strateegiline juhtimine (palkamine, koolitamine, tulemuslikkuse hindamine jm)
• CRM – Customer Relationship Management – kliendisuhtluse ja kontaktide haldamine
• BI – Business Intelligence – ärianalüüs