Kuluaruanded HRM4Baltics iseteenindusportaalis
Allikas: Äri-IT Sügis 2022
Autor: Ülle Kiivet, BCS Itera HRMi konsultant
HRM4Baltics iseteenindusportaali kuluaruannete lahendus on taas samm lähemale paberivabale personalitööle ja palgaarvestusele.
HRM4Baltics lahendus hõlmab kõike vajalikku personaliandmete ja puudumiste haldamiseks, tööajatabelite täitmiseks ning loomulikult palga arvutamiseks. Lisaks saavad töötajad kasutada iseteenindusportaali, kus nad näevad oma andmeid, saavad esitada taotlusi nende muutmiseks, koostada puhkuseavaldusi ja lähetuse taotlusi.
Iseteenindusportaali kuluaruannete lahendus on aga jälle samm lähemale paberivabale personalitööle ja palgaarvestusele. Ilmselt on igale ettevõttele tuttav olukord, kus töötajale tuleb hüvitada kulud, mis ta on ametikohustusi täites isiklikult tasunud, või maksta välja spordikompensatsioon neile, kes oma tervise eest hoolt kannavad.
Selleks et vältida olukorda, kus töötaja peab kuludokumentide alusel täitma paberkandjal oleva aruande vormi või saatma e-postiga aruande mitmele kinnitajale, on nüüdsest võimalik kogu protsess lihtsasti läbida hoopis iseteenindusportaalis.
Töötaja saab seal esitada neli aruannet:
- spordikompensatsiooni kohta,
- majanduskulude kohta,
- autokompensatsiooni kohta
- lähetuskulude kohta.
Nagu teised iseteenindusportaali taotlused, on ka kuluaruannete taotluste kaardid seadistatavad ja iga kaart natuke oma nägu. Aruandega esitatavatele kuludele on näiteks võimalik määrata vaikeväärtust või lubatud ühiku maksumust, samuti saab seadistada kulule limiidi ja perioodi (kuu, kvartal, aasta), mille põhiselt limiiti jälgitakse.
Aruannetega esitatavad kulud ja inimesed, kes otsustavad nende kulude abikõlblikkuse ja väljamaksmise üle, on erinevad, seega saab igale kuluaruande liigile seadistada vastava kinnitusringi. Kinnitusringis on aga võimalik määrata pearaamatu-, summa- või dimensioonipõhiselt, kes missugusele aruandele kinnituse peab lisama.
Kuluaruannete funktsionaalsus on kiire ja mugav lahendus ka raamatupidajale, kes saab kinnitatud aruande pealt ühe nupuvajutusega luua ostuarve ja maksta hüvitise välja hankija kaudu või registreerida summa palgažurnaalist ning teha väljamakse koos töötasuga.
HRM4Baltics kuluaruannete lahendus on osa iseteenindusportaalist, nii et kellel on juba portaal kasutusel, aga kuluaruandeid esitatakse endiselt e-postiga või paberkandjal, ei ole vaja teha muud kui mõelda läbi ettevõtte vajadused ning teha vastavad seadistused.
Joonis 1. Kuluaruanded Palk365 ja Personal365 iseteenindusportaalis