Kas projektimüük ja -juhtimine peab ikka olema tammsaarelikult ruineeriv?
Allikas: Äri-IT Kevad 2023
Autor: Mihkel Liiber, BCS Itera CRM konsultant
Microsofti lahendus Dynamics 365 Project Operations
Pole mingi saladus, et järjest enam inimesi otsib töökohta, kus saab keskenduda tööle, mis on päriselt ka oluline. Me tahame, et meie tegevus läheks kellelegi korda, muudaks elu paremaks või vähemalt jätaks tunde, et miski sai ära tehtud. Projektimüük ja -juhtimine on üks neist valdkondadest, kus tüütute administratiivkohustuste täitmine tekitab just vastupidise tunde.
Lahendus Microsoftilt
Vahet pole, millisesse projektiettevõttesse sa sisse astud, ikka kipub nii olema, et seal on ees vargamäeandreseliku mentaliteediga inimesed, kes kohe naudivad ebameeldivalt rasket tööd. Aga kas see peab tingimata nii olema?
Microsofti portfelli on lisandunud harukordne toode, mis võiks müügi- ja projektijuhi elu tublisti rõõmsamaks teha. Project Operation kätkeb endas nii CRMi funktsionaalsust kui ka peamisi projektijuhtimise tööriistu. Nii ongi nüüd võimalik projektimüügifirmal tuua ühe laua taha kokku projekti- ja müügijuht ning eelarvestaja. Tänu sellele tekib tervel ettevõttel ühtne arusaam, kuidas nende projektid algavad ja mis suunas need liiguvad. Juba eelarvet tehes saab kõrvutada projekti tegelikke kulusid (omahinda) ja väljamüügihinda, ning ka kliendi ootust. Vajadusel saab kerge vaevaga lülitada protsessi partnereid, kelle haldamiseks on olemas terve moodul.
Täielik ülevaade ressurssidest ja nende planeerimine
Sageli vaevab projektimüügi- ja juhtimisettevõtteid probleem, et neil pole head ülevaadet, millised ressursid on vabad, millised hõivatud ja mis mahus. Project Operation aitab tuua kõik ressursid ühe juhtimise alla ja tagab ülevaatliku pildi kõigile asjaosalistele. Nii on kindel, et keegi pole üle- ega alabroneeritud. Samal ajal on võimalik tuleviku tarbeks töötajaid, seadmeid ja koguni tervet meeskonda broneerida nii, et juurde on märgitud broneeringu staatus, näiteks klient ei ole lõplikku jah-sõna andnud ning seetõttu realiseerub see projekt 50% tõenäosusega. Nii on juhtkonnal võimalik teha ratsionaalseid tulevikku vaatavaid juhtimisotsuseid (nt masinate soetamise, uute töötajate värbamine vms kohta).
Ettevõtte töö plaanimine ja juhtimine, sh CRM
Microsoft on oma uue tootega selgelt soovinud tuua turule midagi nüüdisaegsemat kui järjekordne Excelipõhine lahendus. Mitmeski mõttes vastab Project Operation tänapäevase ettevõtte vajadustele, kasutatakse paindlikke tööriistu, olgu tegu ülesannete haldusega (task management), protsesside juhtimise puhul kasutatava Kanbani tabeli või graafilise ressursiplaaniga. Töötajate haldamiseks on loodud eraldi kasutaja sõbralik moodul.
Project Operationi tegevuste haldus vastab samasugusele loogilise ülesehitusele nagu näiteks Jira. See võimaldab automatiseerida protsessid, kus tegevuste juhtimist on vaja jätkata juba palju suurema detailsusega teistes tarkvarades. Ja loomulikult on kogu CRMi funktsionaalsus saadaval terve protsessi jooksul, tehes projekti muudatuste juhtimise arusaadavaks ja paremini mõistetavaks.
Lahendus kui rätsepaülikond
Tasub rõhutada, et Project Operation on platvormlahendus ja seda on võimalik kohandada vastavalt kliendi soovidele. Samuti on olemas juba standardis liidestus paljude Microsofti tarkvaradega, nagu Teams, Outlook, Excel jt. Nii ei pea nuputama, kuidas saada tarkvarast kätte spetsiifilisi tabeleid või siduda e-kirja eelarvereaga. Olgu tegu ehitus- või tarkvaraettevõttega, Project Operation aitab teha elu palju selgemaks ja paremini juhitavaks.
Liida kõik tervikuks majandustarkvara abil
Oluline on mainida, et lahendusel on olemas out-of-box integratsioonid Microsofti enda majandustarkvaradega nagu näiteks Business Central. Kuid pole ka probleemi liidestada seda kolmandate ERP lahendustega.
Elu lihtsaks Microsofti ökosüsteemis
Viimaks tasub kindlasti veel mainida Micrsosofti ökosüsteemis juba tavalist nähtust, nimelt integratsiooni kõikide kontoritarkvara komponentidega, nagu Excel, Outlook, Teams. Eraldi toon välja ärianalüüsi lahenduse Power BI. Kuigi standardlahenduses on suurel hulgal valmis aruandeid, pole keeruline lisada Power BI abil just sinu ettevõtte jaoks sobivaid aruandeid.
Joonis 1. Projekti planeerimine ja ülevaade Kanbani tabelis
Joonis 2. Projekti ülevaade
Joonis 3. Ressursi planeerimine