Jaekaubanduse ERP valimine. 5 olulist küsimust

Allikas: Äri-IT Kevad 2023

Autor: Viljar Käärt, BCS Itera ERP konsultant

Kui otsite parajasti uut tarkvara, mis kataks nii praegusi kui ka tulevasi äriprotsesse, siis siin on viis küsimust, mis aitavad kiiremini õige valikuni jõuda.

On selge, et korralikult toimiv ERP (Enterprise Resource Planning – majandus tarkvara) on ettevõtte edu üks võtmeteguritest. Õigesti valitud tarkvara lahendus ühendab ja lihtsustab protsesse, tõstab tootlikkust ning annab reaal ajas tervikliku ülevaate äris toimuvast. Valida aga aitavad järgmised küsimused:

1. Kas tarkvara tagab valmisoleku omnikanali­müügiks ja teenuste pakkumiseks?

Oma toodete ja teenustega tuleb olla kõigis kanalites – see on juba ammu normaalne. Hea tarkvaralahendus annab selleks korraliku põhja ehk toetab tsentraalselt kaupade ja nendega seotud hindade-kampaaniate info haldamist, mille lahutamatuks osaks on ka klientidega seonduv (kontod, punktid, kaardid jne).

Kõikides kanalites peavad kehtima samad hinnad, kampaaniad, pildid jne. Ikka ja jälle võib sotsiaalmeedias lugeda, kuidas kassas oli kaubal teine hind kui letil. Hallates kõiki müügikanaleid ühel platvormil, saate täieliku ülevaate müügist igas kanalis ja vähendate andmesisestusele kuluvat topelttööd, rääkimata kliendikogemust rikkuvatest vigadest.

Lisaks joonistuvad välja klientide ostuharjumused, mille alusel saab kampaaniaid paremini planeerida.

2. Kas lahendus annab kõikide äriprotsesside andmetest tervikliku ülevaate?

Ettevõtetes kogutakse igapäevaselt eri protsesside kohta rohkelt andmeid, mida analüüsides tõhustatakse tööd ja planeeritakse täpsemalt tulevikku. Kõik on loogiline ja lihtne, kuni andmeid saab kätte ühest süsteemist.

Kui aga äriprotsessid on erinevates rakendustes laiali, siis on nendest andmete hankimine ja töötlemine keeruline ja vähe sellest, ka riskantne. Siis ei saa kuidagi garanteerida, et teie käsutuses olevat teavet saab võrrelda ja üheks pildiks siduda, sest andmed ei pruugi olla ühevanused või tekib segadus vastendustega.

Kui kasutate kogu teabe kogumiseks ühte lahendust, on lihtsam andmeid reaalajas analüüsida ja selle põhjal järeldusi teha, ilma et peaks mingeid oletusi tegema või nädalaid-kuid ootama. Tänu sellele suudate muutustega operatiivselt sammu pidada ja pakkuda paremat teenust.

3. Kas tarkvaralahendus teenib investeeritud raha tagasi?

Uue tarkvaralahenduse tasuvuse arvutamisel tuleb lisaks tarkvara maksumusele arvesse võtta ka eelised, mida see pakub. Kui palju saab selle abil protsesse efektiivsemaks teha ning milline sääst tänu terviklahendusele tekib? Ettevõtte juhtimine eri lahenduste abil on kulukas ja aeganõudev.

Mõned näited:

• Topelttöö ja vigade tekkimise oht samade andmete sisestamisel eri süsteemidesse. Näiteks kaupade info rikastamine või müügiarvete sisestamine nii ERPsse kui ka CRMi (Customer Relationship Management – kliendihaldus).
• Käsitsitööd saab vähendada süsteemide liidestamisega, mis aga ei ole teadupärast probleemi lahendamiseks kõige kuluefektiivsem viis.
• Eri süsteemid tähendavad ka omaette kasutajaliideseid ja kasutamisloogikat, mis tähendab, et kasutajate koolitamine on palju keerulisem ja aeganõudvam.
• Kui vaadata asja tehnilise külje pealt, siis mitme tarkvarasüsteemi paralleelne haldamine toob kaasa hulganisti varjatud lisakulusid. IT-üksus peab olema kursis kõikide rakenduste uuenduste ja lisamoodulitega. Sageli tekib siis vajadus pidada palgal mitmeid spetsialiste.
• Mõne jäiga süsteemi tõttu ei pruugi uute äriprotsesside sisseseadmine õnnestuda. Kogu aur läheb lihtsalt olemasoleva ämblikuvõrgu käigushoidmisele.

Kui soovitakse tarkvara kasutada teenusena ehk kasutatakse SaaS-mudelit, siis tuleks lisaks ERP lahendusele automaatselt kaasa ka kõik muu juurde kuuluv: kogu rakenduse hooldus, riistvara, turvalisus ja uuendused. (SaaS ehk Software as a Service – võimalus, kus tarkvara ei installita serverisse, vaid kasutatakse pilvelahendust ja juurdepääs tagatakse interneti kaudu.) Ka see tuleb ROI arvutamisel arvesse võtta.

4. Kas tarkvara on kergesti laiendatav?

Tarkvara peab kindlasti olema laiendatav ja seda kolmes mõttes:

• Kui ettevõte alustab ühes valdkonnas ja ühe ERP lahendusega, aga hiljem tuleb juurde teisi ärivaldkondi, siis on väga hea, kui need saab lisada olemasolevasse lahendusse, selle asemel et tekitada uusi. Näiteks, kui ma müün kirjatarbeid ja tahan ühel päeval kaupluses avada väikse kohviku, saan selleks kasutada olemasolevat ERP lahendust. Tarkvaras võiks seega olla piisavalt palju funktsionaalsust kohe n-ö karbis olemas, et mitte kulutada iga uue ärisoovi rahuldamiseks aega ja ressurssi.
• Teiseks: kui ettevõte alustab näiteks kahe kauplusega ja ühel hetkel jõutakse arenguetappi, kus soovitakse avada veel 20 kauplust, peaks ERP lahendus jõudluse ja funktsionaalsuse mõttes sellist kiiret laienemist toetama.
• Tarkvara ei tohi olla kindlasti jäik ega kinnine. See peab olema kergesti liidestatav väliste süsteemidega ja sinna peab saama arendada uusi kliendi põhiseid erilahendusi.

5. Kas antud tarkvara kasutavad ka teised ettevõtted?

Väga õigustatud küsimus. Tarkvarasid ja pakkujaid on palju, kõikidel oma plussid ja miinused. Pole üldse paha mõte uurida välja või isegi külastada sarnase profiiliga ettevõtteid ja vaadata, mis lahendusi ja kuidas nemad kasutavad. Lõppude lõpuks on nad ka olnud mingil hetkel valiku ees ja pidanud otsuseid langetama. Selliste teadmiste kogumine tuleb kasuks.

Kui võimalik, siis oleks ikka hea valida lahendus, millele on rohkem kui üks toepakkuja. Kui juhtub, et ühe partneriga lähevad suusad risti, siis on alati võimalus teise juurde minna. Lisaks toimib sel juhul konkurents ehk teenuse hinda ei saa niisama lihtsalt pilvedesse tõsta.

Kindlasti tuleb otsuste langetamisel vaadata, e valitud lahendusele on olemas tugi naabermaades või neis riikides, kuhu on soov tulevikus oma äri laiendada. On siililegi selge, et eri riikides ühte tarkvara kasutades ja protsesse ühtlustades hoitakse kokku kulusid ning juhid ja lõppkasutajad räägivad „ühes keeles“.

Kokkuvõte

Küsimusi on tegelikult veel – tarkvara valimine ei ole üldse nii lihtne, kui võiks arvata. Pakkujaid on palju ja lahenduste funktsionaalsuste hulk võtab silme eest kirjuks. Jääb loota, et vastused ülal toodud küsimustele aitavad siiski otsust teha.

BCS Itera portfellis on kaubanduse, hotellinduse ja toitlustuse, apteeginduse ja tanklakioskitele vastav lahendus olemas: LS Central (www.lsretail.com).

See on ju ometi kõigile selge, et ettevõtted, kus järjepidevalt kaardistatakse protsesside pudelikaelu ning otsitakse lahendusi nende kõrvaldamiseks uuenduste ja investeeringute näol, jäävad ellu ja on edukad ka tulevikus.

Julgust ja otsustavust tarkade valikute tegemisel!