Millist töötajate iseteenindusportaali valida?
Allikas: Äri-IT Kevad 2023
Autor: Merilin Aug, BCS Itera projektijuht
See, et töötaja saab oma igapäevaseid tööga seotud toimingud teha töötajate iseteenindusportaalis, on juba üsna tavapärane. Klassikaliselt hallatakse sellistes portaalides puhkuse avaldusi, taotlusi, tööajatabeleid, isikuandmete muutmisi jne.
Ka HRM4Balticsi lahendusega (asendab Palk365 ja Personal365) on võimalik kasutada iseteenindusportaali – valikus on neid lausa kaks. HRM4Baltics’sse on integreeritud Personal365 iseteenindusportaal ning olemas on veebipõhine iseteenindusportaal.
Veebipõhine iseteenindusportaal
Veebipõhine iseteenindusportaal sobib pigem suurematele ettevõtetele, kes soovivad ise teenindusplatvormil hallata peamisi iseteeninduse funktsioone. Samuti on hind kasutaja kohta soodsam, kui kasutajaid on rohkem. Veebipõhist iseteenindusportaali saab kasutada eesti, inglise, läti ja leedu keeles.
HRM4Baltics
HRM4Baltics portaal sobib aga paremini väiksematele või keskmise suurusega ettevõtetele, kellel on keerulisemad ja spetsiifilisemad vajadused portaali kasutamisel. HRM4Baltics portaal on saadaval eesti- ja ingliskeelsena.
Erinevused
Kõige suurem erinevus kahe portaali vahel algabki sellest, et HRM4Balticsi toote sisene portaal on otseselt seotud Microsoft Business Centraliga ning vajab selle kasutaja litsentse. Veebipõhine iseteenindusportaal on aga Business Centralist eraldiseisev ja kasutaja litsentsid on seega samuti erinevad. Veebipõhise iseteenindusportaali puhul sõltub litsentside hind kasutajate arvust, samal ajal kui HRM4Baltics portaali kasutamise eelduseks on kõigil kasutajatel lihtsustatud Team Memberi litsentsi olemasolu.
Funktsionaalsus
Funktsionaalsuse aspektist leiab kahe portaali vahel nii mõndagi ühist. Näiteks on mõlemas portaalis võimalik näha ettevõtte töötajate standardinfot: töötajate koguarvu, tööjuubeleid, puuduvaid töötajaid, aga ka ettevõtte uudiseid. Samuti saab mõlema iseteenindus platvormi kaudu teha puhkuseavaldusi, vaadata oma puhkusejääki ja palgateatist, muuta isikuandmeid. Lisaks annavad portaalid ülevaate töötaja kasutusse määratud varadest ning juhil on võimalik portaalidest töötajate kohta kiirelt info leida.
Siiski on iseteenindusportaalidel ka erinevused. Näiteks saab HRM4Baltics portaalis teha avaldust tulumaksuvaba tulu suuruse muutmiseks, Veebipõhises lahenduses seda funktsionaalsust ei ole. Veebipõhise lahenduse kaudu saab töötaja teha avansi taotluse, HRM4Baltics portaalis aga on võimalik koostada koolitus- ja majanduskulude aruannet ning isikliku sõidu auto kulude aruannet.
Muud funktsionaalsused
Tööajatabelite funktsionaalsuse mõttes on kahel portaalil suured erinevused. Veebipõhises iseteenindusportaalis saab töötaja näha oma tööajagraafikut ning selles ka reaalset tööaega registreerida. Ületundide jaoks on seal ette nähtud ületundide taotlus.
HRM4Baltics iseteeninduskeskkonnas saab töötaja oma tööaega registreerida juhul, kui tegemist on projektiettevõttega. Juhid saavad tööajatabeleid täita oma töötajate eest. Veebipõhises portaalis näeb töötaja oma töösuhtega seotud andmeid, isiklikke andmeid, haridust, pangakontot ning laste andmeid.
HRM4Baltics portaalis on lisaks eelloetletud andmetele võimalik näha ka töötaja oskuste infot, tervisekontrolliga seotud andmeid, tema ankeeti ning dokumente.
Veebipõhises iseteenindusportaalis saab portaali administraator seadistada rolle ja seda ka töötajapõhiselt. Lisaks saab selles lahenduses eristada vaateid tiimide ja osakondade vahel.
HRM4Baltics iseteeninduskeskkonnas määratakse profiilid vastavalt lahenduse kasutamisvajadusele. Kasutajate õigusi juhivad Business Centrali õiguste komplektid ja vaated ei sõltu sellest, millises osakonnas inimene töötab. Küll aga saab üsna vabalt seadistada ja piirata seda, milliseid osi iseteenindusportaalist saab üldse keegi kasutada ja millist infot talle kuvatakse.
Ehkki praegu on nii veebipõhine iseteenindusportaal kui HRM4Baltics oma sisu poolest ühest küljest sarnased, teisalt aga ka erinevad, on mõlema portaali kindel eelis see, et funktsionaalsusi tuleb tulevikus aina juurde. Mõlema iseteenindusplatvormi arenduse juures peetakse silmas klientide vajadusi ja võetakse arvesse saadud tagasisidet.
BCS Itera on alati valmis arutama kliendi vajaduste üle ja leidma parima võimaliku lahenduse iseteenindusportaalide valikul.
Tabel 1. HRM4Baltics ja veebipõhise iseteenindusportaali võimalused, hinnad on toodud käibemaksuta