8 asja, mis võivad ERP hankimisel valesti minna. Või õigesti, kui targalt tegutseda.

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Marek Maido, BCS Itera turundus- ja müügijuht

Juhised tarkvaraprojekti alustamiseks.

Kui ettevõte plaanib ERP (Enterprise Resource Planning, majandustarkvara) juurutamist, siis mõistavad tegelikult vähesed, kui keerulise projektiga on tegemist. Selle projekti (eba-) õnnestumise määravad kindlad võtmetegurid.

Seletan aeg-ajalt potentsiaalsetele klientidele ERP juurutamist keeruka südame- või ajuoperatsiooni näitel. Ei ole nii, et seda saab teha ükskõik kes ja kuidas – see vajab põhjalikku eeltööd, planeerimist ning korralikke oskusi. Patsienti huvitab vaid üks: kas tema arst on parim! Kas ta saab lahenduse elutähtsale probleemile?

Kui ERP juurutamine nurjub, on see katastroof iga ettevõtte jaoks, kuna see on märkimisväärne investeering. Väga paljud inimesed on panustanud oma aega ja energiat ning lõppude lõpuks on tegemist keskse juhtimissüsteemiga – kui seda ei ole või see ei toimi, võib see halvata kogu tegevuse.

Toon siin välja kaheksa võtmetegurit.

1. Tegu on eelkõige juhtimis-, mitte IT-projektiga

ERP on ettevõtte protsesside ja ressursside juhtimise lahendus. Seega on väga oluline, et tipp- ja keskastmejuhid osaleksid projektis aktiivselt ja oleksid sellele pühendunud. Üks suuremaid vigu on anda uue ERP juurutamisel vastutus ja projektijuhtimine IT-osakonnale. ERP juurutamine tähendab juhtimisotsuseid, ressursside eraldamist, protsesside muutmist, investeeringuid, ROI hindamist (return on investments – investeeringute tootlus) jne. Ühegi nimetatud asja eest ei vastuta IT-osakond, vaid ikka juhid.

Kahjuks ei ole harv olukord, kus IT-osakond on projekti algataja või läbiviija. Tehakse ära suur eeltöö ja kui teema jõuab juhtideni, lükatakse projekt sahtlisse, sest eesmärgid, põhjused ja tulemuse kirjeldus pole juhtideni jõudnud. Rõhutan veel kord, et jutt ei käi ainult tipp-, vaid ka osakondade juhtidest, kelle protsesse ja tööd muudatus väga mõjutab.

Juhtide teine oluline roll on muudatuste juhtimine ehk sõnumi levitamine ettevõttes, miks, mida ja millal tehakse. Aga sellest räägin lähemalt hiljem.

2. Meeskond

Enne projekti tuleb läbi mõelda, kes projektis osalevad ja kuidas need inimesed põhi- ja projektitööga paralleelselt hakkama saavad. Elu on näidanud, et panustada tuleb sel ajal rohkem kui kaheksa tundi päevas, nii et ehk tasub neile maksta lisakompensatsiooni.

Inimesed, kes peaksid olema kaasatud:

• Ettevõtte tippjuht/juhatus, kelle teha on olulised otsused, mis puudutavad raha, protsesse, aega ja inimesi.
• Peakasutaja, kes tunneb kogu ettevõtte protsesse, vastutab hangitava terviklahenduse eest ja suudab sellest lähtuvalt hinnata ülesande püstitust ja lahenduse ulatust. Pahatihti tekivad osakondadel soovid, mis on omavahel vastuolus või pole need kooskõlas protsessidega. Peakasutaja saab protsesside ja vajaduste kaardistamisel lähtuda oodatavast lõpptulemusest. Tihti täidab seda rolli finantsjuht või pearaamatupidaja, kes mõistab, kust numbrid tulevad ja kuhu lähevad.
• Projektijuht, kelle peamine ülesanne on koordineerida suhtlust nii majas sees kui ka partneritega, jälgida ajakava, ressursside kasutamist, planeerida koosolekuid ja jälgida, kuidas täidetakse ülesandeid ettevõttes – ehk juhtida riske. Projektijuhi peamine roll on tagada, et liigutakse eesmärkide poole.
• Võtmekasutajad ehk osakonnajuhatajad, kes juhivad konkreetseid protsesse ja vastutavad nende eest (nt müügijuht, finantsjuht, ostujuht, laojuht jne). Neil on suur roll nii muudatuste juhtimises, hangitava lahenduse arhitektuuri ja ulatuse kirjeldamises kui ka protsesside täiendamisel.

3. Eesmärk

Igal investeeringul peaks olema küljes võidu silt – kasu ehk eesmärk. Miks me seda projekti teeme? Hea oleks sõnastada kaks–kolm suurt eesmärki ja osakondade tasandil nii palju alameesmärke kui vähegi võimalik. Mida konkreetsemad ja mõõdetavamad eesmärgid on ja mida selgemalt saab nende õnnestumist hinnata, seda parem.

ERP lahenduse juurutamine on suurepärane võimalus panna keskastmejuhid üle vaatama protsesse ning otsima parendus- ja tõhustamisvõimalusi oma vastutusalas. Need kõik saab sõnastada alameesmärkidena. See aitab selgitada kogu ettevõttele, miks me seda teeme, samuti hinnata pakutavate lahenduste vastavust ettevõtte vajadustele.

4. Ülesande püstitus ehk lahenduse ulatus

Mida põhjalikumalt on ettevõte ülesande koostanud, seda lihtsam, kiirem ja ka soodsam on hankeprotsess. Korralik ülesandepüstitus sisaldab nii eesmärke kui ka detailselt lahti kirjutatud protsesse ning funktsionaalseid nõudeid tarkvarale. See samm peaks olema tehtud enne juurutuspartneri väljavalimist ja võimalikult üksikasjaliselt. Hiljem käiakse see dokument partneriga veel põhjalikult üle. Selle alusel valitakse lahendus ja hinnatakse pakkumusi, samuti toimib see juurutuse teekaardina.

5. Õige lahenduse valimine

See on koht, kus nii mõnigi ettevõte libastub, valides sobivaima lahenduse ja tugeva partneri asemel ainult hinna järgi. Sageli võetakse kõigepealt ette soodne tarkvaraprojekt, kuid mõne aja pärast juba teine, mis lõpuks vastab ettevõtte eesmärkidele ja vajadustele. Hind on ka kindlasti valikukriteerium, aga kindlasti mitte tähtsuselt esimene-teine.

Kui patsient vajab ravi, siis on edu aluseks õige arst, õige ravim ja õiged ravivõtted. Sama on ERP juurutusega! Kui on õige meeskonnaga tehtud põhjalik eeltöö (eesmärgid ja ülesanne on selged), siis on võimalik valida ka õige lahendus ning õige juurutuspartner.

Pööra tähelepanu järgmistele aspektidele:

• Olulist rolli mängib partneritega tutvumine ja demod – varu selleks aega.
• Kõrvuta pakutavat lahendust ülesandepüstituse ja seatud eesmärkidega.
• Kas lahendus on piisavalt valdkonnaspetsiifiline konkreetse äriprotsessi jaoks.
• Kui paindlik ja avatud on uus tarkvara ning kas selle pakkuja teeb kliendipõhiseid arendusi.
• Milline on tarkvara elutsükkel – versiooniuuendused, nende kasutuselevõtu võimalused.
• Kuidas ja mis keeles on toeprotsess?
• Milline on tarkvara vastavus tehnilistele nõuetele?
• Kas lahendusel on rohkem kui üks partner, kui miskit peaks esimese partneriga viltu minema.

6. Õige partner

Tegemist on märkimisväärse investeeringuga ja seega tasub hoolega kaaluda järgnevaid aspekte:

• Kui suur on partneri meeskond.
• Kas partner tunneb lisaks lahendusele ka sinu ärivaldkonda.
• Tema senine kogemus ja soovitused.
• Kas ta tegeleb ka innovatsiooniga ehk pakub lahendusele lisandväärtust.
• Kas ta pakub kogu teenusahelat lisaks juurutusprotsessile ning ka hilisemat tuge (uuendused, järelteenindus, lisaprojektid jms).

7. Ajakava

Vana hea tava on, et alusta lõpust. Millal lahendus peaks olema kasutusel? Selle põhjal saab partner öelda, millal peaks sõlmima lepingu ja projektiga alustama. Tihti ei arvesta ettevõtted hankeprotsessis asjaoluga, et kui otsused venivad, siis lükkub ka lahenduse juurutamine edasi.

Kui visandada laia pintslitõmbega ajakava, mis toimib, siis näeb see välja selline:

• Ligikaudu 3–4 kuud – ettevõttesisesed ettevalmistused (meeskond, eesmärkide püstitamine, vajaduste kirjeldamine).
• Ligikaudu 3–4 kuud – lahenduste ja partneritega tutvumine ning valimine.
• Ligikaudu 1–2 kuud – vajaduste täpsem kaardistamine partneriga; partner koostab pakkumuse.
• Ligikaudu 1–2 kuud – pakkumuse läbivaatamine ja ettevõtte juhatuse otsus.
• Ligikaudu 2–3 kuud, et partner saaks töödega alustada (reeglina on tal ressursid hõivatud; partner määrab projekti peale spetsialistid pärast tellija-ettevõtte juhatuse otsust.

Seega võtab läbimõeldud ja aktiivne valiku- ning otsustusprotsess aega minimaalselt aasta.

Teine, millele mõelda juurutuse ajakava paika pannes, on oma inimeste reaalne valmidus. Tihti soovitakse, et partner juurutaks kiiresti, aga unustatakse, et ettevõte ise peab panustama oma põhitegevuse kõrvalt.

8. Muudatuste juhtimine

Kõik ettevõtte töötajad juhtidest kuni spetsialistideni vajavad aega, selgitamist ja harjumist uue lahenduse ja uute protsessidega. Siin on võtmesõnaks eesmärkide selgitamine ja seda kohe projekti algusest peale. Alati on neid, kes pigem ei taha muutusi, ja neidki, kes on teravalt nende vastu. Nende inimestega on vaja tegeleda ja neid tuleb suunata.

***
Nende kaheksa punkti jälgimine ja järgimine on uue ERP juurutust plaaniva ettevõtte tipp- ja keskastmejuhtide kohustus terve projekti jooksul!