Business Centrali majandustarkvara kuus kõige ägedamat uut funktsionaalsust

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Erol Kunman, BCS Itera ERP konsultant

Nagu eelmises Äri-ITs sai kirjutatud, valis ajakiri Forbes Microsoft Dynamics 365 Business Centrali parimaks majandustarkvaraks maailmas.

Selle tarkvara üheks oluliseks väärtuseks on ka innovatsiooni ning arendamise tulemusel pidev uuenemine, mis väljendub kaks korda aastas ilmuvates täiustatud versioonides.

Analüüsirežiim

Kõige lahedam funktsionaalsus on Business Centrali lisandunud analüüsirežiim, mis võimaldab andme-, sh nn Pivot-tabeli (liigendtabeli) analüüsi. Tegu on võimsa tööriistaga nii andmete summeerimiseks kui ka analüüsimiseks, et näha mustreid ja trende ning seda otse Business Centralis.

Analüüsida saab kõikide väljade alusel, mis on lehel nähtaval, kusjuures kuupäevaväljade järgi saab grupeerida andmeid aasta, kvartali ja kuu lõikes ning summaväljade puhul saab valida, kas kuvada summaarne, minimaalne, maksimaalne, keskmine või loendatud andmekirjete arv. Loomulikult on võimalik kasutada ka filtreid, nii staatilisi kui dünaamilisi.

Kui oled valmis teinud mõne hea analüüsi, siis saad seda nüüd kerge vaevaga kolleegiga jagada. Võimalik on valida, kas see analüüs on jagatuna kasutatav ainult kindaks määratud ettevõttes või kõikides ettevõtetes, kuhu kasutajatel on ligipääs.

Põhiandmete haldus

(Master-Data Management)

Paljude ettevõtetega kontsernis on tihti vaja kasutada kõikjal täpselt samu põhiandmeid, näiteks kontoplaan, kaubad, kliendid, hankijad jne.

Tänu põhiandmete halduse funktsionaalsusele saab nüüd peakasutaja ise määrata, millise ettevõtte mis tabelid ja väljad võtta põhiandmete aluseks ning mille järgi toimub sünkroonimine. Näiteks saab sünkroonida ainult teatud tunnusega kaupu, mis võimaldab hoida teatud baaskaubad kõikides valitud ettevõtetes samad. Sünkroonimine toimub kohe, reaalajas.

Tegu on väga tõhusa funktsionaalsusega, tänu millele saab vältida mitmekordset andmesisestust ning sellest tulenevaid vigu.

BC kaaspiloot ehk TI

(Copilot)

Microsoft on aastaid investeerinud tehisintellekti (TI) arendamisesse ja praeguseks on esimesed reaalsed kasutusstsenaariumid rakendatud kogu Dynamics 365 tooteperekonnas, kandes ühist tunnust kui kaaspiloot (copilot).

Business Centralis on kaaspiloodi abil võimalik:

• luua kaupadele turunduslike tekste, et need saaksid kiiresti e-poodi üles, sh integreeritud Shopify e-poe platvormi kasutades;
• sobitada pangakonto väljavõtet – tänu sellele saab usaldusväärsemalt siduda makseid ning laekumisi avatud kannetega ning palju vähem on vaja manuaalset sobitamist;
• küsida kaaspiloodi käes abi, kuidas Business Centralis (BC) funktsionaalsusi seadistada ja kasutusele võtta ning seda kõike n-ö inimkeeli. Kaaspiloot on treenitud kogu BC dokumentatsiooni põhjal, seega saab abi kõikide vastavate teemadepuhul.

Kaaspiloot töötab ainult avalikus pilves ja esialgu inglise keeles, aga peagi hakatakse toetama ka teisi keeli.

Statistilised ning jaotamise kontod

Kõik andmed, mida soovime aruandluses kasutada, ei ole alati finantsilised, st nad ei tulene ühestki arvest või andmikukandest. Sellisteks andmeteks on näiteks ettevõttes kasutatava pinna ruutmeetrite ja töötajate arv, hinnangud jms.

Business Centralis saab nüüd selliseid andmeid sisestada statistiliste kontode alla ning kasutada neid seejärel finantsaruannetes, tuues esile näiteks tootlikkuse või kasumlikkuse ruutmeetri või töötaja kohta vms. Ühtlasi võimaldab see kestlikkusaruandluse loomist.

Lisandunud on jaotamise kontode funktsionaalsus, tänu millele saab näiteks kulusid jaotada tunnuste alusel eri kontodele, valides vaid vastava määratluse žurnaali või dokumendi (nt ostuarve) reale. Jaotada on võimalik ka statistiliste kontode alusel, mis annab täiesti uue mõõtme kulude jaotamisele. Juhul kui mingi parameetri võrra on vaja teatud spetsiifilist reakohast jaotust, siis ka seda saab kasutaja loomulikult teha.

„Otsi ettevõtte andmeid“

Tihti on vaja leida midagi spetsiifilist (nt vaid kirjelduse või viite alusel). Business Centralis on võimalik määratleda tabelid, millest saab otsida ükskõik mis märksõna ükskõik millise andmevälja alusel. Näide: leitakse kõik hankijad või kontaktid või ostuarved või pearaamatu kanded, mis seonduvad märksõnaga Pärnu, ning sealt liigutakse edasi juba vastavasse registrisse/dokumendile. Ilmselgelt on see palju kiirem viis kui ükshaaval dokumentide läbi klõpsimine.

Tegu on väga võimeka funktsionaalsusega, mille rakendamiseks ei ole vaja teha muud kui kasutada üldist otsingut (sedasama, kust saab leida registrid või aruanded) ning valida „Otsi ettevõtte andmeid“.

Tabeliväljade lisamine lehtedele

Paljudes registrites on alustabelis palju rohkem andmevälju, kui ühele või teisele lehele on neid lisatud, näiteks tabelis „Klient“ on 173 andmevälja, kuid klientide loendis on neist saadaval ainult 40. Vastavad väljad on n-ö peidus, kuna on peamiselt mõeldud süsteemseteks arvutusteks või harva kasutatavaks lisainfoks, mida saab vaadata lehe kontrolli (nn zoom) funktsionaalsusega.

Kui kasutajat aga huvitab mõni neist peidus olevatest väljadest, siis nüüd saab ta pöörduda peakasutaja poole, kes vastava välja lehele ise rollikeskuse kohandamisega lisab. Varem tuli selline väike arendus partnerilt tellida. Samas saab ka välju märkida lehel mitteredigeeritavaks.